8 نکته برای مدیریت موفق پروژهها اگر پروژهها به درستی مدیریت شوند، به شرکتها اجازه خواهند داد تا محصولات یا خدمات جدیدی را توسعه دهند، فرآیندهای داخلی کسبو کار را بهبود دهند و برای مشتریان ارزش بیشتری خلق کنند. بااینحال، مدیریت پروژه بدون در نظر گرفتن پیشنیازهای مناسب و معماری درست، میتوانند منجر به کاهش نوآوری و هدر رفت زمان، سرمایه، انرژی و اعتبار شما شود. در این مقاله به 8 نکته برای مدیریت موفق پروژهها در سازمان اشاره خواهد شد که به شما کمک میکند، مدیریت پروژه محرکی برای مسیر رو به رشد در شما باشد.
1-مرحله تحقیق و برنامهریزی را جدی بگیرید!
وقتی میخواهیم به سؤال «چرا پروژهها شکست میخورند؟» پاسخ دهیم، بسیاری از دلایل شکست را میتوان در مرحله برنامهریزی و تحقیق پیدا کرد. مرحله برنامهریزی و تحقیق با ایجاد، همگامسازی و توافق بر روی جنبههای کلیدی پروژه همچون اولویتهای سازمانی، اهداف و الزامات در مراحل اولیه و همچنین چشمانداز پروژه موجب میشود تا نگاه شفافتری به موضوع داشته باشیم و با سردرگمی کمتری پروژه را آغاز کنیم.
2-چارچوب یا روش مناسبی را برای پروژه خود انتخاب کنید.
گام دوم برای مدیریت موفق پروژه، یافتن چارچوب یا متدولوژی مناسب است. روششناسی مدیریت پروژه مجموعهای از اصول و فرآیندهای راهنما را توصیف میکند که برای برنامهریزی، مدیریت و اجرای پروژهها استفاده میشود. فرقی نمیکند متدولوژی مسیر بحرانی یا واترفال را انتخاب کنید، این چارچوبها نحوه اولویتبندی و تکمیل کار و همچنین نحوه پیادهسازی آن را تعیین میکنند.
3 – ترویج فرهنگ شفافیت و مالکیت
شفافیت میتواند در زمان بروز پیچیدگیها و حساسیتها در پروژه، به کمکمان بیاید. با وجود یک فرهنگ شفاف و صریح، اعضای تیم و رهبران میتوانند با تعلقخاطر بیشتری در سازمان و پروژه مشغول به کار شوند و در واقع خود را مالک پروژه بدانند. شفافیت با یک ارتباط واضح شروع میشود، بنابراین هر مشارکتکننده میتواند اهداف بلندمدت، شاخصهای کلیدی عملکرد و برنامه عملیاتی شما را درک کند و بداند این پازل چگونه تکمیل میشود. یکی از راههای رسیدن به این هدف این است که هر کارمندی را در فرآیند برنامهریزی و تدوین استراتژی مشارکت دهید (رویکرد پایین به بالا) و اجازه دهید افراد به طور مؤثرتری خود را مدیریت کنند و با احساس مسئولیتپذیری بیشتر، انگیزه قویتر و حس ارزشمندی به شما بپیوندند.
4-در یک محدوده واقعبینانه تصمیم بگیرید
مدیریت دامنه و مقیاس پروژه یکی از چالشهای اصلی مدیران پروژه است. 52 درصد از شرکتها در طول یک پروژه دچار خزش دامنه یا تغییرات پیشبینینشده در محدوده پروژه میشوند. درست است که چنین موضوعی میتواند به عوامل غیرقابلکنترل در سراسر پروژه مرتبط باشد اما خبر خوب اینکه وجود افراد مناسب در میز برنامهریزی میتواند به شما کمک کند تا محدوده پروژه را از همان ابتدا با دقت بیشتری تعریف کنید. با گنجاندن ذینفعان با تجربه و اعضای تیم در مراحل شروع و برنامهریزی، میتوانید احتمال اشتباهات را در ادامه پروژه کاهش دهید. حتی میتوانید به دادههای قدیمی پروژه رجوع کنید تا مقیاس پروژه را واضحتر تنظیم نمایید.
5-در مورد برنامهریزی واقعبین و عاقل باشید!
اگر میخواهید تیم شما سازنده بماند، باید برنامههای کاری ایجاد کنید که با حجم کاری تیم شما و تاریخ تحویل مورد نظر مطابقت داشته باشد. در حالی که ایجاد جدول زمانی کاملاً دقیق در مدیریت پروژه تقریباً غیرممکن است، اما ایجاد تعادل بین این دو عامل نکته بسیار ارزشمندی است. برنامههای زمانی مناسب و شفاف به کاهش تأخیرها و سایر مشکلات پرهزینه کمک میکند. نوع روش مدیریت پروژهای که استفاده میکنید میتواند بر نحوه استفاده تیم شما از زمان خود برای رسیدن به یک هدف یا چندین هدف کوچکتر نیز تأثیر بگذارد. اگر از یک فریم ورک چابک مانند اسکرام استفاده میکنید، روی بهبودهای تدریجی و تحویل موارد کوچکتر اما با تناوب زمانی کمتر تمرکز کنید. مهم است که بدانید در این پروژه چه چیزهایی را نمیدانید!
6- مدیریت مؤثر منابع را تمرین کنید
مدیریت منابع یکی از اصول مهم مدیریت پروژه است و فرآیند پیش برنامهریزی، زمانبندی و تخصیص منابع شما را برای به حداکثر رساندن کارایی توصیف میکند. در مفهوم فیزیکی، مدیریت منابع را میتوان از طریق مثال پیمانکاری که پروژههای ساختوساز را مدیریت میکند توضیح داد: آنها میتوانند تصمیم بگیرند که یک بتنریز را برای دو سایت رزرو کنند و زمان بیشتری را اختصاص دهند یا اینکه هزینه دو سایت را همزمان بپردازند و در زمان صرفهجویی کنند. برای پروژههای دیجیتال، منابع اغلب به کارمندان یا تیمهای خاصی اشاره دارند. یک طراح گرافیک ممکن است چندین پروژه همزمان داشته باشد، بنابراین برای انجام کار باید با آنها برنامهریزی کنید. این فهرست در ادامه شامل هر تعداد از منابع از جمله افراد، سرمایه و سایر کالاهای مادی میشود.
7- ذینفعان را درگیر کنید
ذینفع کسی است که مستقیماً در موفقیت پروژه دخیل است و در آن سرمایهگذاری میکند. آنها میتوانند یک مشتری کلیدی، کاربر داخلی محصول، مدیر اجرایی یا مدیر محصول باشند. تیمها و مدیران پروژه برای به دست آوردن حمایت مالی یا غیر مالی ذینفعان، نباید از هیچ توجه و کمکی دریغ کنند. ارتباط و ورودی بین این دو طرف باید قبل، حین و بعد از پروژه برقرار شود. چرا؟ زیرا هر کدام بینشها و دیدگاههای منحصربهفردی را نسبت به اهداف سازمان و قابلیتهای تیم ارائه میدهند.
8-ابزارها و نرمافزارهای مدیریت پروژه را جدی بگیرید!
هیچ شرکتی نمیتواند مدیریت پروژه موفقی را اجرا کند اگر سیستمش بر روی شبکهای از صفحات گسترده و ایمیلهای بیپایان ساخته شده باشد. هیچ چیز عملی، مقیاسپذیر یا شفافی در مورد چنین سیستمی وجود ندارد. برای موفقیت در دنیای مدرن کار از راه دور، همکاری بین بخشها، اشتراکگذاری فایلهای ابری و 1000 متغیر دیگر نیاز است که همگی توسط نرمافزارها مرتفع خواهد شد.
منبع : monday.com
