بهتر است به برنامهریزی پروژه به عنوان فرآیندی برای «سؤال پرسیدن» نگاه کنیم و سعی کنیم در این فرایند با کمک تیم برای این پرسشها، پاسخی بیابیم. به طور کلی در فرایند برنامهریزی پروژه میتوانیم به برخی از سؤالات اساسی برای شروع پروژه پاسخ دهیم. مواردی از قبیل:
- چرا این پروژه را انجام میدهیم؟
- پروژه قرار است چه کاری را انجام دهد و چه ارزشی را خلق کند؟
- سهامداران کلیدی، حامیان مالی و مشتریان این پروژه چه کسانی هستند؟
باید توجه داشت که این سؤالها بسیار کلی هستند. در فرآیند “برنامهریزی با جزئیات” ما سعی میکنیم به همه سؤالاتی که برای اجرا و مدیریت پروژه نیاز داریم پاسخ دهیم. این سؤالات مهم هم بر تولید محصولات هدفمند و هم بر مدیریت پروژه متمرکز است. برخی از این سؤالات کلیدی شامل موارد زیر است:
- محصولات و خدمات قابل تحویل این پروژه دقیقاً چگونه تولید خواهند شد؟
- برای ارائه محصول یا خدمت چه وظایف کاری باید انجام شود؟
- چه کسی کار را انجام خواهد داد؟
- برای انجام کار به چه منابعی (امکانات، ابزارها) نیاز خواهیم داشت؟
- کار در کجا اتفاق خواهد افتاد؟
- چقدر طول میکشد تا کار انجام شود؟
- چه زمانی کار انجام میشود؟
- هزینه این پروژه چقدر خواهد بود؟
- چه مهارت، سطوح دانش و تجربهای برای هر نقش مورد نیاز است؟ چه زمانی به آنها نیاز دارم؟
- چه زمانی به هر منبع نیاز دارم؟ چگونه منابع را به دست بیاورم؟
- چه کسی مسئول و پاسخگوی چه چیزی است؟
- تغییرات چگونه کنترل خواهد شد؟
- چگونه از کیفیت قابل قبول در محصولات تحویلی و در فرآیند اطمینان حاصل کنم؟
- چگونه ذینفعان را در جریان قرار دهم، بازخورد آنها را دریافت کنم، بهترین رسانهها برای ایجاد این ارتباط کدامند؟
- چگونه مسائل را پیگیری خواهم کرد؟ مسائل بحرانی چگونه تشدید خواهند شد؟
- چگونه واریانسها را مدیریت کنیم؟ آستانه تحمل مدیریت ارشد چقدر است؟ چه ارتباطاتی باید رخ دهد؟
- چه خطراتی وجود دارد؟ استراتژیهای ما در واکنش به این خطرات چیست؟
- کنترل پروژه چگونه انجام خواهد شد؟
- اطلاعات پروژه چگونه نگهداری و ایمن خواهد شد؟
- چگونه تیم پروژه را مدیریت خواهم کرد؟ چه نیازهای آموزشی وجود دارد؟ عملکرد آنها چگونه ارزیابی خواهد شد؟ چگونه هر یک از اعضای جدید تیم را هدایت کنم؟
- اگر از منابع خارجی (فروشندگان، تأمینکنندگان) استفاده میکنیم، چگونه عملکرد آنها را مدیریت میکنیم؟
- عملکرد پروژه چگونه اندازهگیری و گزارش میشود؟
- و در نهایت آیا برنامهای دارم که بتوانم این پروژه را اجرا و کنترل کنم؟
پاسخ به این سؤالات همانطور که ما این پاسخها را تعیین میکنیم، آنها را در طرح پروژه ثبت میکنیم. سپس میتوانیم طرح پروژه را با ذینفعان کلیدی خود بررسی کرده تا از توافق و تفاهم اطمینان حاصل نماییم.
