اغلب سازمانها زمانی که فرآیندهای کاری جدید را طراحی میکنند. بر این باورند که افراد به بهترین شکل ممکن از این فرآیندها در جهت بهبود عملکرد تیم استفاده خواهند کرد. به عبارتی آنها تصور میکنند که اعضای تیم در برابر تغییر فرآیندها منطقی عمل میکنند اما در بیشتر موارد این فرض اشتباه است.
شواهد قانعکنندهای از تحقیقات در زمینههای روانشناسی و اقتصاد رفتاری نشان میدهد که افراد در این مواقع رفتارهای غیر منطقی و به دور از عقلانیت از خود به نمایش میگذارند به عنوان مثال: افراد به صورت سیستماتیک نسبت به زمان تکمیل و تحویل پروژهها بی تفاوت هستند. تمایلی که به عنوان (اشتباه برنامهریزی) شناخته میشود و کارها را مکررا در طول زمان به تعویق میاندازد.
مطالعات یکی از اندیشمندان دانشگاه هاروارد به موضوع جالبی در این حوزه اشاره کرد که در ادامه به طور مختصر به ان اشاره خواهیم کرد:
در سال 2004 فرانچسکا جینو و همکارانش پروژهای را در قالب یک تولیدکننده پیشرو تجهیزات در صنعت الکترونیک راهاندازی کردند و آن را “Exotech” نامیدند. مانند بسیاری از شرکتها، Exotech نیز با تاخیر زمانی جدی در پروژههای توسعه محصول خود دست و پنجه نرم میکرد. از سوی دیگر با رقابتی شدن بازار و افزایش تقاضای مشتریان، مدیران ارشد Exotech بیش از پیش احساس نیاز کرده و تلاشی سیستماتیک را برای ارتقا عملکرد توسعه محصول خود از طریق برنامهریزی اولیه دقیق، فرآیندهای کاملا تعریف شده، نقاط عطف واضح برای بررسی پروژهها و تیم ها آغاز کردند.
به عنوان بخشی از این تلاشها این شرکت تصمیم گرفت از ابزارهایی برای ایجاد سطوح بالای عملکرد در پروژههای جدیدی که به قطعات سختافزاری و نرم افزاری وابسته است استفاده کنند. نکته جالب این است که تیم سختافزاری از گذشته با این فرآیندها آشنا بوده و آنها را مفید و کارآمد میدانستند.به همین خاطر، شرکت اعتقاد داشت این فرآیندها در تیم نرمافزاری نیز کارآمد و قابل پذیرش خواهند بود. ابزار مدیریت پروژه جدید جدولهای زمانی دقیقی را تنظیم کرده، برنامهریزیها را بر اساس تجزیه و تحلیل دقیق مسیرهای حیاتی تنظیم میکرد و با استفاده از یک ابزار برنامهریزی پیچیده مبتنی بر وب که بهروزرسانیهای روزانه در مورد پیشرفت و هشدارهای اولیه در مورد چالشهای احتمالی را ارائه میکرد، مسیر پیشرفت پروژهها را با دقت ردیابی میکرد. همچنین تیمهایی که در بستر این پروژه فعالیت میکردند میبایست آموزشهای لازم در مورد نحوه عملکرد این ابزارها را ببینند و در نهایت اطلاعات به دست آمده از این ابزارها توسط مدیر پروژه مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار میگرفت و در جلسات هفتگی در اختیار تیم قرار داده میشد.
نتیجه:
ابزارهای مدیریت پروژه در بخش سخت افزاری مطابق انتظار عمل کرد و با موفقیت همراه بود. اما در بخش نرمافزاری نتیجه بسیار متفاوت بود، در واقع تلاش برای توسعه این ابزار در بخش نرمافزار دیر شروع شده بود و هرگز به نتیجه نرسید. از اینرو بخش نرم افزار حدود شش ماه از برنامه زمانبندی پروژه عقب افتاد.
نکته جالبی که در مورد نتایج Exotech عجیب به نظر میرسید این بود که، ابزارهای مدیریت پروژه برای هشدار اولیه مشکلات طراحی شده بودند که میتوانست به تیم پروژه در به حداقل رساندن تاخیر یا حتی حذف آن کمک کند. اما سوال اینجاست که چرا این ابزارها برای تیم توسعه نرمافزار به درستی عمل نکرد؟ به نظر میرسد اعضای تیم نرمافزار بیش از حد به توانایی خود در تکمیل پروژه اطمینان داشتند از اینرو اطلاعات و هشدارهای ابزار مدیریت پروژه را نادیده میگرفتند.
در اینجا سه راه حل بالقوه برای مقابله با رفتارهای غیرمنطقی افراد وجود دارد:
این سه استراتژی با هم میتوانند به شما در معرفی ابزارها و فرآیندهایی کمک کنند که با رفتار غیرمنطقی انسان مبارزه می کنند و عملکرد تیم را افزایش می دهند.
- آموزش اعضای تیم
آموزش میتواند تا حدودی رفتارهای غیرمنطقی ما را اصلاح و به ما کمک کند تا بفهمیم چرا به اشتباه تصمیمگیری میکنیم. نکته دیگری که باید به آن توجه داشت تمایلات روانی افراد در مواجه با تغییرات است. اعضای تیم افزاری شرکت مذکور نیز ممکن است از ابزارهای مدیریت پروژه استفاده کرده باشند اما تمایل و ترجیح استفاده از این ابزارها را فاقد اهمیت میدانستند حتی زمانی که تغییر به عملکرد بهتر آنها منجر شود.
- تشویق دیدگاه های مخالف
حتی اگر افراد از تمایلات رفتاری خود آگاه باشند برای غلبه بر آنها کافی نیست در واقع آگاهی افراد نسبت به تمایلات رفتاریشان برای غلبه بر آنها کافی نیست. به نظر میرسد تشویق اعضای تیم به بیان نظرات مخالف و اجبار آنها به تعامل با دیگرانی که نتیجهگیری آنها را زیر سوال میبرند و یا به چالش میکشند، اعتماد به نفس بیش از حد آنها را کاهش میدهد. علاوه بر این میتواند پذیرش افراد را در مواجهه با تغییرات افزایش دهد و تمایلاتی را که ممکن است اثربخشی تیم را مختل کند به حداقل برساند.
- فرآیند را تغییر دهید، نه افراد را.
اغلب ما در تفسیر جهان اطراف خود به تاثیر عوامل انسانی تاکید میورزیم و به نقش عوامل محیطی کمتر توجه میکنیم. اما محیط میتواند تا حد زیادی بر رفتار انسان تاثیر بگذارد و رفتارهای غیرمنطقی ما را جبران کند. از اینرو یکی از راههای به حداقل رساندن تاثیر رفتار غیرمنطقی انسان، بهبود محیط با فرآیندها است. به عنوان مثال مایکروسافت سعی میکند پیشبینیهای بیش از حد خوشبینانه توسعهدهندگان نرمافزار را با تعیین قوانینی درباره میزان زمان بافری که باید به پروژهها اضافه شود، تصحیح کند.
این سه استراتژی با هم میتوانند به شما در معرفی ابزارها و فرآیندهایی کمک کنند که با رفتار غیرمنطقی انسان مبارزه میکنند و عملکرد تیم را افزایش میدهند.
