مدیریت پروژه چه ضرورتی برای سازمانها دارد؟
در صحنه‌ای معروف از فیلم Monty Python and The Life of Brian، شورشیانی که خواهان اقدام علیه رومیان ستمگر هستند، این پرسش را مطرح می‌کنند: «رومیان برای ما چه کرده‌اند؟»
پاسخ‌هایی که دریافت می‌کنند، لیستی بلندبالا از خدماتی است که رومیان به همراه خود آورده بودند: پزشکی، آموزش، شراب، نظم عمومی، آبیاری، جاده‌ها، سیستم آب آشامیدنی و بهداشت عمومی. پس، واقعاً چیزهای زیادی از رومیان به آن‌ها رسیده بود!
گاهی اوقات مدیریت پروژه و مدیران پروژه در سازمانها با چالشی مشابه روبه‌رو می‌شوند:
«مدیریت پروژه برای ما (سازمان) چه کرده است؟»
احتمالاً این طرز تفکر ناشی از این فرض است که پروژه‌ها همیشه وجود داشته‌اند و اگر یک کسب‌وکار به اجرای مداوم پروژه‌ها ادامه دهد، این پروژه‌ها کم‌کم عادی و کم‌ریسک به نظر می‌رسند. بنابراین، دیگر نیازی به مدیران پروژه نیست که همیشه در صحنه حضور داشته باشند و اوضاع را مدیریت کنند.
یا شاید مسئله کمتر به تفکر مرتبط باشد و بیشتر به ذهن و فراموشی مرتبط شود؛ فراموش کردن اینکه زندگی کاری مبتنی بر پروژه، پیش از آنکه مدیریت پروژه وارد میدان شود و تفاوتی واقعی ایجاد کند، با چه چالش‌هایی مواجه بود.
مدیریت پروژه: یک امر ضروری یا هزینه‌ای اضافی برای سازمان؟
دنیای کسب‌وکار بدون مدیریت پروژه چگونه خواهد بود؟ این پرسش می‌تواند ضرورت حضور مدیران پروژه را در سازمان توجیه کند.
شاید تصور کنید هزینه‌ای که بابت مدیریت پروژه پرداخت می‌شود، در کنار سایر هزینه‌های پروژه، رقم سنگینی را به سازمان تحمیل می‌کند؛ اما حقیقت این است که اگر ۱۵ درصد از بودجه‌ی پروژه را به مدیریت پروژه اختصاص دهید، می‌توانید از ۵۰ درصد هزینه‌ی اضافه، که عدم مدیریت درست به پروژه تحمیل می‌کند، جلوگیری نمایید.
فکر می‌کنید هزینه‌ی شکست یک پروژه برای سازمان چقدر خواهد بود؟ و درمقابل ارزش کاهش رسیک این پروژه، از طریق سرمایه‌گذاری بر مدیریت پروژه،چه میزان است؟
مدیریت پروژه مهارت، فرآیند و قابلیتی ایجاد کرده است که در ترکیب با تجربه و خلاقیت، باعث می‌شود که این سرمایه‌گذاری برای کاهش ریسک، به یک سرمایه‌گذاری نسبتاً کوچک اما بسیار سودمند تبدیل شود.
به عبارت دیگر، آنچه مدیریت پروژه انجام می‌دهد، محافظت از سرمایه‌گذاری پروژه‌ها به شکلی مقرون‌به‌صرفه و سودمند است.
آمارهای قابل‌توجه درباره‌ی موفقیت مدیریت پروژه
آمارهای قابل‌توجه درباره‌ی موفقیت مدیریت پروژههر ساله تحقیقات زیادی بر ارزشی که مدیران پروژه خلق می‌کنند و نتایجی که به دست می‌آورند، انجام می‌شود تا سطح موفقیتی که مدیریت پروژه به آن دست یافته است، مورد ارزیابی قرار گیرد. گزارش‌هایی مانند Pulse of the Profession™ که توسط مؤسسه‌ی مدیریت پروژه (PMI) منتشر شده است، می‌تواند در این زمینه کمک زیادی کند.
بررسی سالانه‌ی Pulse of the Profession™ نشان می‌دهد که سازمانها ارزش مدیریت پروژه را دست کم می‌گیرند و به توسعه‌ی استعدادها توجه کافی نشان نمی‌دهند. تنها حدود نیمی از پاسخ‌دهندگان (۵۴٪) اذعان دارند که سازمان آن‌ها ارزش مدیریت پروژه را به طور کامل درک می‌کند. این گزارش در ادامه به وضوح مشخص می‌کند که چه چیزی سازمان‌های موفق را متمایز می‌سازد:
- مدیریت قوی استعدادهااز طریق سرمایه‌گذاری روی نیروهای پروژه، ارائه‌ی آموزش‌های منسجم، تعریف مسیرهای شغلی مشخص و ایجاد فرصت‌های توسعه‌ی حرفه‌ای.
- استانداردسازی رویه‌ها و ابزارهاکه منجر به استفاده‌ی کارآمدتر از منابع و افزایش توانایی در هدایت و نوآوری می‌شود.
- هم‌راستایی استراتژیک مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو با اهداف سازمانیکه منجر به افزایش بلوغ سازمانی و بهبود نتایج پروژه‌ها می‌شود.
آمارهای بسیار روشنگری درباره‌ی تأثیر مثبت سرمایه‌گذاری در مدیریت پروژه وجود دارد؛ بررسی این داده‌ها، تصویری کاملاً قانع‌کننده از ارزش مدیریت پروژه ارائه می‌دهد.
گزارش PMI Pulse به این نتیجه رسیده است که سازمان‌هایی که نرخ موفقیت پایینی در پروژه‌هایشان دارند، ممکن است مجبور شوند که پروژه‌های خود را به‌صورت واکنشی مدیریت کنند؛ یعنی در زمان‌بندی و بودجه‌ی ابتدایی خود تجدیدنظر کنند. این امر درنهایت به کاهش تعداد پروژه‌ها، کاهش موفقیت‌ها و کاهش دستاوردهای استراتژیک منجر خواهد شد.
سرمایه‌گذاری در مدیریت پروژه‌ای قوی و مؤثر درون یک سازمان، عملکرد پروژه‌ها را افزایش می‌دهد. درنهایت، سازمان‌های با عملکرد بالا که دارای مدیریت پروژه‌ی قدرتمند هستند، می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند و هم‌راستایی با استراتژی‌های سازمانی را بهبود بخشند.
نتیجه‌گیری
مدیریت پروژه صرفاً یک هزینه‌ی اضافی یا یک فرآیند بروکراتیک نیست، بلکه یک سرمایه‌گذاری استراتژیک برای تضمین موفقیت پروژه‌ها و کاهش ریسک‌های سازمانی محسوب می‌شود. همان‌طور که گزارش‌های معتبر نشان می‌دهند، سازمان‌هایی که در مدیریت پروژه سرمایه‌گذاری می‌کنند، بهره‌وری بالاتر، نوآوری بیشتر و نتایج تجاری بهتری را کسب می‌کنند.
در دنیای پرشتاب و رقابتی امروز، پروژه‌ها تنها زمانی موفق خواهند شد که مدیریتی حرفه‌ای و ساختارمند بر آن‌ها حاکم باشد. استانداردسازی فرآیندها، توسعه‌ی مهارتهای مدیریتی و هم‌راستایی پروژه‌ها با استراتژی‌های کلان سازمان، سه رکن اصلی موفقیت در مدیریت پروژه‌ها هستند و این دقیقاً همان چیزی است که سازمان‌های برتر به آن پایبند هستند.
در نهایت، همان‌طور که رومیان با مدیریت کارآمد خود زیرساخت‌هایی ساختند که قرن‌ها باقی ماند، مدیریت پروژه نیز ابزاری برای ساختن آینده‌ی سازمانها است. سازمان‌هایی که مدیریت پروژه را جدی می‌گیرند، نه‌تنها پروژه‌های خود را با موفقیت بیشتری اجرا می‌کنند، بلکه در مسیر رشد و پیشرفت پایدار قرار می‌گیرند.
منابع
