صاحبان سرمایه خصوصی و یا کارفرمایان دولتی همواره در واگذاری پروژه‌های بزرگ، مدل پروژه‌های EPC را به عنوان یک سناریو جدی بررسی می‌کنند. دلایل زیادی برای محبوبیت این پروژه‌ها عنوان شده است که از جمله به کاهش مسئولیت و ریسک کارفرما یا صاحب سرمایه می‌توان اشاره کرد. سازمان‌های آینده‌نگر و مدیران پروژه حرفه‌ای در تلاش هستند که قابلیت‌های سازمانی و مهارت‌های خود را افزایش دهند تا  بتوانند در این پروژه‌ها نقش ایفا کنند و از منافع مدیریت پروژه‌ EPC بهره‌مند شوند. پروژه‌های EPC از سه بخش مهندسی (Engineering)، تامین تجهیزات (Procurement) و ساخت (Construction) تشکیل شده‌اند.

چالش‌های مدیریت پروژه‌ EPC 

با توجه به اینکه در این پروژه‌ها، مسئولیت فنی، مالی، زمان اجرا و کیفیت پروژه بر عهده پیمانکار است، چالش‌های مدیریت این پروژه‌ها بسیار زیاد است. یکی از مهمترین چالش‌ها، اتمام پروژه در چارچوب مالی تعیین شده در قرارداد است و اندکی اهمال در مدیریت هزینه‌ها منجر به از دست رفتن منافع پروژه خواهد شد. برخی از مدیران پروژه‌های EPC یا کارفرمایان تصور می‌کنند که تمرکز بر سرعت انجام کار و شروع مرحله ساخت قبل از رسیدن به طراحی‌های قابل اتکا، منجر به کاهش هزینه‌ها خواهد شد. نتیجه این تصور اشتباه را می‌توانید مثال ۱ ببینید. این مثال و البته مطالعات متعدد پروژه‌های EPC نشان می‌دهد که تعجیل در آغاز مراحل تامین تجهیزات و ساخت، تضمین‌کننده کاهش هزینه‌‌های پروژه نخواهد بود. شاید تاخیر اندکی در طراحی و مرحله مهندسی منجر به ۱۰ درصد افزایش در هزینه‌ها شود اما می‌‌تواند از ضررهای بزرگ در مراحل تامین تجهیزات و ساخت جلوگیری کند.

مثال ۱:

در یک مورد قبل از برآورد میزان بارگذاری لازم بر روی پی و بررسی دقیق میزان مقاومت ژئوتکنیکی محل، مدیر پروژه از بخش مهندسی سازه درخواست می‌کند تا سریعا یک فونداسیون طراحی کند تا مرحله ساخت به سرعت آغاز گردد. مهندسان سازه مشغول به کار می‌شوند و سعی می‌کنند فونداسیون و ابعاد آن را به نحوی طراحی کنند تا هر میزان بارگذاری را تحمل کند. فونداسیون اجرا می‌گردد و پس از اتمام مرحله طراحی و تدقیق بارگذاری‌ها مشخص می‌گردد که میزان بتن‌ریزی فونداسیون دوبرابر مقدار لازم بوده است. از دیگر باورهای اشتباه در مدیریت پروژه‌های EPC عدم استفاده از بخش مهندسی در زمان انجام مرحله خرید و ساخت است. علت این باور، افزایش اندک هزینه‌های منابع انسانی بخش مهندسی در پروژه است. باید به این نکته تاکید کرد که علاوه بر دستگاه نظارت عالیه، نیاز است تا طراحان در ارتباط نزدیک با تیم خرید و ساخت قرار گیرند و اهداف و مبانی طراحی را برای آن‌ها بازگو کنند. شرایط عملیاتی در هنگام ساخت گاهی منجر به تغییر در طراحی می‌شود. حضور طراحان و بخش مهندسی در این مرحله برای مدیریت تغییرات الزامی است. مثال زیر گویای اهمیت به اشتراک‌گذاری اهداف طراحی و ارتباط بخش‌های مختلف پروژه در مرحله ساخت است.

مثال ۲: 

همکاری بین طراحان و سازندگان در یک پروژه در شهر سن دیگو، منجر به کاهش هزینه‌ها و ایجاد ارزش افزوده برای پروژه گردید. طراحان برای کاهش اثرات زیست محیطی پروژه، چند ساختمان را در نزدیکی یکدیگر جانمایی کرده بودند. در بررسی طراحی در زمان ساخت، سازندگان از طراحان این پرسش را مطرح کردند که آیا امکان دارد یکی از ساختمان‌ها را اندکی دورتر جانمایی و اجرا کنند. تیم طراحی متوجه فایده این درخواست نبود و علت آن را جویا شد. تیم ساخت توضیح داد که اجرای پی ساختمان دوم، منجر به تضعیف پی ساختمان اول خواهد شد و نیاز است تا پی‌های شمعی جدیدی نصب شود. نصب این پی‌ها منجر به افزایش قابل توجه هزینه و زمان پروژه‌ می‌شد. تیم طراحی با درک واقعیات اجرایی پروژه، با تغییر طراحی موافقت کرد. یکی دیگر از چالش‌های مدیریت پروژه‌های EPC، مدیریت تغییر در پروژه بنا به درخواست کارفرماست. در بسیاری از موارد کارفرما از هزینه‌ها و تاخیرهای ناشی از تصمیمات خود و ارسال آن‌ها به صورت Change Order آگاهی ندارد. این وظیفه مدیر پروژه است که برآورد درستی از پیامدهای تغییرهای درخواست شده به کارفرما ارایه کند. مثال زیر نشان می‌دهد که اطلاع‌رسانی به کارفرما یا صاحب سرمایه می‌تواند از افزایش هزینه‌های پروژه جلوگیری کند.

مثال ۳:

کارفرما از مدیر پروژه می‌خواهد که طراحی را برای افزایش جریان به مقدار معینی در یک لوله انتقال، تغییر دهد. مدیر پروژه پس از برآورد به کارفرما اطلاع می‌دهد که این کار امکان‌پذیر است و با افزایش سایز موتور، این جریان محقق می‌شود. کارفرما از میزان هزینه متعجب شده و اعلام می‌کند که تصور نمی‌کرده که این تغییر هزینه‌ای در پی داشته باشد. نهایتا طرفین بر افزایش کمتر جریان توافق می‌کنند تا نیازی به تغییر زیاد در سایز موتور نباشد. پس از تغییر در طراحی، تیم پروژه در می‌یابد که نیروی مورد نیاز برای ایستگاه پمپ کافی نیست و سیستم تخلیه نیز برای بهره برداری مستمر در آب‌وهوای گرم کمتر از اندازه مورد نیاز است و تجهیزات دیگر موجود در ایستگاه به شدت به گرما حساس هستند. بنابراین مجموعه این شرایط منجر به افزایش قابل توجه هزینه‌ها در هنگام ساخت خواهد شد و برآورد دست پایین از تغییر اندک در سایر موتور اشتباه بوده است.

همه این چالش‌ها و مثال‌ها نشان می‌دهد که کاهش هزینه‌های کل پروژه باید مد نظر باشد و هدف قرار دادن کاهش هزینه‌ها در بخش طراحی، منابع انسانی و مدیریت تغییر، لزوما کاهش هزینه‌های کل پروژه را در بر نخواهد داشت و در بسیاری موارد به افزایش هزینه و تاخیر در انجام پروژه نیز می‌انجامد.

دوره آموزشی مدیریت پروژه EPC

مدیریت پروژه های EPC نیاز به مهارت، تمرکز و آشنایی با چالش های واقعی و روزمره این پروژهها دارد. به همین دلیل دوره های آموزشی متعددی توسط سازمانها و افراد مختلفی برگزار میشود. تجربه و اندازه پروژه هایی که مدرسان این دوره ها در آنها حضور دارند، تعیینکننده کیفیت دوره های آموزشی خواهد بود. شرکت کنندگان در دوره های قبل نیز میتوانند راهنمای خوبی برای انتخاب دوره آموزشی مدیریت پروژه EPC باشند. دوره های حضوری دستاوردهای بیشتری برای شرکت کنندگان دارد و ارتباطاتی که افراد و سازمان ها در این دورهها شکل میدهند، میتواند پایه های موفقیت آنها در پروژه های EPC را پایهگذاری کند.

مراجع مثال های این نوشته: www.pmi.org