مقدمه
فعالیت های اجرا شده توسط شرکت ها می تواند به دو حوزه اصلی تقسیم شود. اولین حوزه مربوط به فعالیت های عملیاتی است و دیگری فعالیت های پروژه ای است. فعالیت های عملیاتی شامل فعالیت های روتین و تکرارپذیر مانند ساخت کالا یا ارایه خدمات هستند. فعالیت های پروژه ای، پیاده سازی های منحصر به فرد و موقتی هستند که منابع زیادی را مصرف می کنند. مدیریت پروژه عاری از مشکلات نیست. امروزه کارآفرینانی که فعالیت های کسب و کار خود را اجرا می کنند، در معرض اثرات عوامل متعددی هستند. این عوامل عبارتند از: پویایی و تغییرات روز افزون محیطی، افزایش رقابت، الزامات جدید مشتری یا پیشرفت سریع تکنولوژی. در این مقاله به مدیریت پروژه در موقعیت بحران ناشی از عوامل مذکور پرداخته می شود.
شرکت ها برای برآورده کردن انتظارات و نیازهای مشتری باید به سرعت به تغییرات پاسخ داده و راه حل های جدیدی را به طور مداوم دنبال کنند. شکی نیست که بروز بحران ها بخشی جدانشدنی از زندگی اقتصادی این روز هاست. به هر حال مدیریت کارآمد و ماهرانه پروژه، تضمینی اساسی برای تحقق موفق پروژه حتی در شرایط بحران است.
می توان به بحران هایی که در دوران اجرای پروژه به وجود می آیند، به عنوان پدیده های جالبی توجه کرد و باید به دو صورت با آن ها مواجه شد. از یک طرف، بحران نوعی تهدید جدی برای تکمیل پروژه محسوب میشود. از طرف دیگر همین بحران میتواند یک نیروی پیش برنده و محرک تیم پروژه برای کار جدی تر باشد. از آن جایی که این پدیده به احتمال زیاد در چند نوع رخ می دهد، ضروری است که به سرعت شناسایی شده و بر آن ها غلبه کرد. به همین دلیل نیاز به یادگیری مدیریت پروژه در موقعیت بحران وجود دارد.
باید تاکید کرد که بحران ها می توانند در زمینه های فنی، اقتصادی، سازمانی، قانونی یا مشکلات اجتماعی بروز کنند و افراد یا کل تیم را تحت تاثیر قرار می دهند.
اقتصاد امروز با چند تحول اساسی همراه است که اغلب موجب بحران در سازمان ها می شود. اجرای روان پروژه ها یک ابزار ایمن برای تغییرات اجرایی است. باید تاکید کرد که پروژه ها معمولا برای اجرای سرمایه گذاری ها استفاده می شوند، اما این رویکرد برای معرفی انواع نوآوری ها نیز به کار می رود. دانش و مهارت مربوط به پروژه و مدیریت کارآمد آن ها در بحران ها در هر سازمانی با مدیریت مدرن ضروری است.
نتایج یک مطالعه
نتایج ارایه شده در این مقاله مربوط به بررسی های انجام شده در آوریل و می سال ۲۰۱۶ است. این نتایج نشان دهنده خروجی یک مطالعه عمقی است که با یک نمونه متشکل از ۹۶ شرکت در استان کوجاوسکو پومورسکی لهستان انجام شده است. این گروه از شرکت ها شامل ۹۲ شرکت بسیار کوچک، سه شرکت کوچک و یک شرکت متوسط بوده اند.
اهمیت شناسایی بحران
بحران ها از نظر عوامل ایجاد شونده به دو دسته عوامل بیرونی و داخلی تقسیم می شوند. در این مطالعه پاسخ دهندگان به عواملی که منجر به شرایط بحران در پروژه های اجرا شده توسط آن ها می شود، اشاره کردند. نزدیک به ۶۷ درصد از بحران ها توسط دسته بندی محیط بیرونی ایجاد می شود. بی شک، پیچیدگی، تغییر پذیری و قابلیت پایین پیش بینی پذیری محیط، اثر نامتعادل کننده ای بر عملکرد شرکت ها داشته است و بنابراین اثربخشی پروژه ها را کاهش داده است.
دومین گروه عوامل محیط درونی هستند که توسط یک سوم از پاسخ دهندگان به انها اشاره شده است. عوامل بحران از سمت منابع داخلی شرکت، معمولا با مدیریت ناکارآمد مرتبط هستند که با فقدان ارتباطات، عدم نظارت و کنترل، چرخش کارکنان و تخمین اشتباه بودجه پروژه تقویت می شود. تحلیل های نتایج این مقاله نشان می دهد که همه عوامل درونی بحران ها در پروژه ها در ترکیب با عوامل محیطی بیرونی رخ می دهند. احتمال بروز این وضعیت در هنگام تغییرات بیرونی و نبودن شایستگی مناسب در داخل شرکت برای سازگاری با شرایط بیرونی، بالاتر است. عوامل مستقیم محیطی که ۱۷ درصد از کل عوامل را شامل می شود، بیشتر مربوط به روابط با مشتری ها و شرکای کسب و کار است.
معمولا، بحران یک پدیده تصادفی نیست. قبل از اینکه بروز کند، بعضی نشانه ها می توانند احتمال وقوع آن را نشان دهند. تشخیص عوامل و تعیین منابع بحران، پایه های شروع گذار از بحران را تشکیل می دهند. مدیریت پروژه در موقعیت های بحرانی نیاز به تعدادی فعالیت دارد که در کسب و کار مورد غفلت واقع شده اند: اطمینان از اجرای فازهایی که باید برای گذار از بحران، انجام شوند.
نتایج این مطالعه نشان می دهد افرادی که مسئول اجرای پروژه ها بودند، تلاشی برای شناسایی نشانه ها یا اخطار بروز بحران نکرده اند. مدیران تمرکزی بر درک پیام های اخطار در پروژه و محیط بیرون نداشته اند. بنابراین، اولین فرصت از مبارزه با بحران در پروژه ها، یعنی اطلاع رسانی زودهنگام در مورد بحران در حال وقوع، مورد غفلت واقع شده است.
به هر حال جنبه مثبت این است که ۸۳ درصد از پاسخ دهندگان تاکید کرده اند که موقعیت بحران را از دورنمای مشکلی که باعث آن شده است، درک کرده اند. فعالیت های بعدی، به صورت نرمال به عنوان جزیی از فاز دوم انجام شده اند: تعیین و ارزیابی علل بحران ها، تعیین نوع بحران و تعیین سطح بحران، تعیین ذینفعانی که تحت تاثیر بحران قرار می گیرند و درک بحران توسط مدیریت و همه شرکت کنندگان در پروژه.
در همه پروژه ها، گزارش شده است که تخمین خسارات انجام شده است. در این نقطه، ساختن سناریوها و ایجاد یک برنامه مدیریت بحران، ایجاد تیم، تعیین بودجه، برنامه ریزی فعالیت ها و تعیین بخش هایی که باید تغییر کنند، بسیار اهمیت دارد. در مورد ۶۷ درصد از پروژه ها، گام هایی برای پایان دادن به بحران و نتیجه گیری برای آینده برداشته شده است.
فعالیت هایی که باید در بحران انجام شود
برای مدیریت پروژه در موقعیت های بحرانی، نیاز است که گام هایی برای ایجاد نتایج مطلوب برداشته شود. اغلب یک بحران، بلند مدت یا میان مدت است و معمولا شدت آن به تدریج و به آرامی بیشتر می شود. بنابراین مدیریت، زمانِ انجام اقدامات مناسب را بعد از دریافت پیام ها دارد. به هر حال برخی مواقع در هنگام اجرای پروژه، یک بحران ناگهانی در مدت کوتاه و با شدت زیاد رخ می دهد و منجر به خسارات جدی می شود.
روندهای مشخص یا برنامه های اضطراری برای غلبه بر بحران ها، قبل از شروع پروژه در ۶۷ درصد از پروژه های بررسی شده، تهیه شده بود. در نتیجه هنگامی که یک بحران ناگهانی و سریع رخ می دهد، تیم پروژه شانس بیشتری برای مداخله سریعتر، کاهش سطح تخریب و اثرات منفی بحران خواهد داشت. تقریبا در یک سوم از پروژه ها، روندها و برنامه های اضطراری در بحران مورد استفاده قرار گرفته اند.
نیمی از پاسخ دهندگان به نقش مهم رهبری برای نظارت بر اقدامات برای از بین بردن بحران اشاره کرده اند. در یک سوم از پروژه ها، یک کمیته متشکل از گروهی از مدیران سطح بالا از سازمان برای هماهنگی راهکارهای مقابله با بحران تشکیل شده است. برای دو پروژه، یک رهبر برای گروه تعیین شده است. در ۶۷ درصد از موارد، مدیریت پروژه اقداماتی برای بهینه سازی هزینه ها به عنوان راهکارهایی برای محدود کردن اثرات بحران انجام داده اند.
بهینه کردن هزینه ها یک نمونه شفاف از فعالیت هایی است که باید به عنوان استراتژی با هدف کنترل کردن بحران انجام شود و در بلند مدت منجر به بهبود جایگاه پروژه اجرا شده از نظر مالی و رقابت می شود. در نزدیک به ۱۷ درصد از پروژه ها، نظارت مستمر بر شرایط گزارش شده است. تاکید بر این نکته ضروری است که نظارت همراه با ردیابی پیام هشدار (توسط ۳۳ درصد از پاسخ دهندگان اشاره شده)، باید به صورت مستمر انجام شود. بدون در نظر گرفتن فاز اجرای پروژه و موقعیت بحران، بررسی نشانه ها و نظارت بر واکنش به محیط در شرایط موجود برای تنظیم فعالیت ها و استراتژی های مقابله با بحران اهمیت دارد.
سازمان های بررسی شده پس از فروکش کردن بحران، اقدامی برای مورد مدیریت کارکنان و سازمان های درگیر پروژه انجام نداده اند. تنها ۱۷ درصد آن ها اقداماتی انجام داده اند. همچنین هنگام مقابله با بحران، هیچ یک از سازمان های درگیر بحران از مشاوران بیرونی مانند متخصصان مدیریت بحران استفاده نکرده اند. شرکت های درگیر پروژه و تاثیرپذیر از بحران ها، تنها از منابع درونی برای مقابله با بحران ها استفاده کرده اند. از طرف دیگر، این یک موقعیت مطلوب است که به توسعه کارکنان سازمان در مواجهه با چالش ها و انجام اقدامات در شرایط سخت و غیرمعمول می انجامد. اما انجام یک ارزیابی هدفمند و کامل از موقعیت، نیازمند نگاه از بیرون سازمان است که در پروژه های مطالعه شده، مشاهده نشد.
اقدامات بعد از بحران
دریافت زودهنگام نشانه های بحران یا اختلال بیرونی در عملکردهای سازمان، همراه با تحلیل و ارزیابی مناسب آن ها، به پیشگیری از توسعه بحران کمک می کند. انجام اقدامات برنامه ریزی شده منجر به بازگرداندن وضعیت توازن و تکمیل پروژه همراه با دست یابی به اهداف آن می شود.
در یک سوم از پروژه ها، در تعداد سفارشات به دلیل وقوع بحران، کاهش ایجاد شده است و در نتیجه منجر به محدود شدن هزینه ها در برخی موارد و افزایش فشار کاری و کاهش حقوق در موارد دیگر شده است. همچنین در یک سوم از پروژه ها، در زمان بروز بحران، تغییراتی در اجرای عملیات تیم پروژه شده است. در مورد کاهش هزینه ها، احتمالا تمرکز بر دریافت نشانه های زودهنگام اصلاحات برای ایجاد سریعتر تغییرات بوده است. در مورد افزایش فشار کاری و کاهش حقوق، تغییر در استراتژی تیم، احتمالا با هدف جریان بهتر اطلاعات و تنظیم مدت زمان پروژه با نیازهای ذینفعان بوده است. به دلیل بحران، در برخی پروژه ها، تنها مذاکره مجدد قراردادها با تامین کنندگان انجام شده و در برخی دیگر پرداخت ها محدود شده است. در هیچ یک از پروژه های تحلیل شده، شرکت ها اقدام به کاهش نیرو یا اعلام ورشکستگی نکرده اند و یا مشکلی در دسترسی به اعتبارات به علت بدهی نداشته اند.
جمع بندی:
بحران ها منجر به کاهش صرفه اقتصادی پروژه های در حال انجام و کاهش رقابت پذیری آنها می شوند. پاسخ ناکافی مدیران پروژه به بحران ها که خود را در تصمیم گیری اشتباه نشان می دهد، می تواند شرکت را تضعیف کرده و اثرات بحران را شتاب دهد. در پروژه های بررسی شده، بروز بحران منجر به خسارات مالی جدی شده که بی شک مربوط به عمیق تر شدن مشکلات هنگام اجرای پروژه است.