با ۱۰ نقش کلیدی در تیم پروژه و مسئولیت هر کدام آشنا شوید مدیریت یک پروژه مستلزم تلاش تیم منسجمی است که از چند نقش کلیدی تشکیل شده و هر فرد در درون این تیم مسئولیت مشخصی را برعهده دارد تا همه ارکان پروژه به صورت مستمر و بهینه پیشرفت کنند.
ازاینرو قبل از شروع هر پروژه، بهتر است لحظهای را به درک نقشهای مدیریت پروژه و مسئولیتهای آن اختصاص داده تا بتوانید یک تیم پروژه موثر تشکیل دهید. این در حالی است که یافتن افراد مناسب برای پر کردن نقشهای کلیدی پروژه شما تنها نیمی از کار است. در واقع شما میبایست ابزارهای مدیریت پروژه مناسب در اختیار آنها قرار دهید.در این یادداشت به ۱۰ نقش کلیدی و مسئولیتهای هر کدام در چرخه عمر یک پروژه میپردازیم که برخی از این نقشها فردی و برخی دیگر جمعی هستند.
حامی پروژه
در اغلب پروژهها یک حامی، در بالای هرم نقشهای کلیدی پروژه قرار دارد که عمیقاً روی پروژه و موفقیت آن سرمایهگذاری میکند. همچنین حامی پروژه در ارتباط مستقیم با ذینفعان قرار دارد. این افراد در تصمیمگیری هر پروژه به خصوص در حوزه تخصیص منابع، حرف آخر را میزنند.
مدیر پروژه
مدیر پروژه کسی است که مسئولیت پروژه به کلی برعهده اوست. تمامی برنامهریزیها عموماً از جانب مدیر پروژه به اعضای تیم اعلام میشود و آنها فرایندها، ریسک و بودجه را در طول چرخه عمر پروژه مدیریت میکنند. با فرض اینکه مدیر پروژه نقش راهبر را برای پیشبرد یک پروژه بر عهده دارد باید توجه داشت که آنها هرگز نمیتوانند به صورت مستقل عمل کنند و باید به صورت مستمر گزارش پیشرفت پروژه را به حامی پروژه و هر ذینفعی که در پروژه منافع خاصی دارد اعلام کنند. در واقع شما میتوانید مدیر پروژه را به عنوان پلی در نظر بگیرید که مدیران اجرایی یا مشتریان را به تیم پروژهای که بر روی محصولات تحویلی پروژه کار میکنند متصل میکند.
هماهنگکننده پروژه
در اغلب پروژهها یک نقش واسطهای وجود دارد که به تسهیل کار مدیر پروژه از نظر عملیاتی کمک میکند. اغلب افراد در این نقش با تیم پروژه کار خواهند کرد و به ویژه زمانی مفید هستند که تیمها از راه دور و در حوزههای زمانی مختلف روی یک پروژه کار میکنند. هماهنگکننده پروژه کمک میکند تا عملیات برای مدیر پروژه و تیم پروژه به خوبی اجرا شود. در واقع او یک کاتالیزور یا تسهیلگر است.
ادارهکننده پروژه
ادارهکنندگان پروژه از مدیران پروژه، هماهنگکنندههای پروژه و تحلیلگران پروژه پشتیبانی میکنند؛ بنابراین معمولاً توسط سازمانهای بزرگی که دارای نقشهای پروژهای متعدد و همچنین مجموعهای از پروژههای بزرگ هستند، استخدام میشوند. افراد در این نقش همانطور که از نامشان پیداست وظایف اداری مانند تهیه گزارش، برنامهریزی جلسات و تسهیل فعالیتهای همکاری تیمی را بر عهده دارند.
تحلیلگر پروژه
تحلیلگران پروژه در جهت پشتیبانی از مدیران پروژه، مدیران طرح و دفاتر مدیریت پروژه عمل میکنند. آنها مسئول جمعآوری و تجزیهوتحلیل دادهها برای تصمیمگیری مدیر پروژه هستند. تحلیلگران پروژه با ایجاد گزارشها و مستندات پروژه، تجزیهوتحلیل پایگاههای داده، انجام تحقیقات کمی و کیفی و سایر فعالیتهای مشابه، کار سایر نقشهای مدیریت پروژه را تسهیل میکنند.
سرپرست (رئیس) پروژه
سرپرستان پروژه تیمهای مدیریت پروژه و طرفهای خارجی مانند پیمانکاران، ذینفعان فرعی و سایر افرادی که در اجرای یک پروژه مشارکت میکنند را رهبری میکنند. علاوه بر این، آنها رابط بین پروژهها و ذینفعان کلیدی در شرکتها هستند. دامنه کاری آنها گستردهتر از مدیران پروژه است، زیرا آنها میتوانند پروژههای متعدد را نظارت کنند و مسئولیت تصمیمگیری مدیریت منابع را بر عهده دارند. افراد در نقش سرپرست پروژه همچنین بر مدیران پروژه و دیگر نقشها نظارت میکنند که به حوزههایی مانند مدیریت کیفیت، گزارش عملکرد و بودجهبندی میرسد.
هیئت بازبینی تغییرات
هیئت کنترل تغییرات یا هیئت بازبینی تغییرات، گروهی از اعضای تیم مدیریت پروژه است که مسئول تصویب تغییرات در طرح پروژه هستند. این نقش برای فیلتر کردن درخواستهای تغییر حیاتی است زیرا در غیر این صورت اعضای تیم یا ذینفعان میتوانند تغییراتی در طرح پروژه ایجاد کنند که اگر مورد توجه قرار نگیرد، میتواند به شدت بر زمانبندی یا بودجهبندی پروژه تأثیر بگذارد. نقشهای پروژهای که میتوانند بخشی از این هیئت کنترل تغییر باشند، بسته به اندازه سازمان میتوانند از پروژهای به پروژه دیگر متفاوت باشد.
کمیته راهبری
کمیته راهبری یک تیم مشورت دهنده است که بر یک سازمان یا پروژه نظارت دارد. کمیتههای راهبری توسط تیمی متقابل از مدیران تشکیل میشوند. کمیتههای راهبری بر تیمهای مدیریت پروژه نظارت میکنند و اطمینان میدهند که پروژهها با اهداف استراتژیک و اهداف تجاری سازمانشان همسو هستند.
دفتر مدیریت پروژه (PMO)
گاهی اوقات یک سازمان بخشی دارد که به توسعه مجموعهای از استانداردها و سیاستها برای مدیریت پروژه خود و اطمینان از رعایت آن استانداردها و سیاستها اختصاص دارد. این تمایل فقط در سازمانهای بزرگتر رخ میدهد که ممکن است همیشه هم اعمال نشود. با این حال، اگر این نقش وجود داشته باشد، دفتر مدیریت پروژه در مورد فرآیندهای مورد استفاده در یک پروژه و نحوه پیگیری آنها تصمیم میگیرد. همچنین افراد در این نقش پروژه را برای دادههای تاریخی، جمعآوری و تجزیهوتحلیل نتایج آن بایگانی خواهد کرد. مدیران پروژه توسط افراد در دفاتر مدیریت پروژه پشتیبانی میشوند.
اعضای تیم پروژه
اینها افرادی هستند که وظایف محول شده توسط مدیر پروژه را انجام میدهند. در این شرایط رهبر افراد را مدیریت میکند، تیم به او گزارش میدهد و او نیز به نوبه خود پیشرفت خود را به مدیر بالادستی در پروژه گزارش میدهد. بهطورکلی، همه اعضای تیم در شرایط برابر هستند. اعضای تیم پروژه دارای مهارتهای مرتبط با پروژه هستند و بسته به روش مدیریت پروژهای که استفاده میشود، میتوانند با درجات مختلفی از استقلال کار کنند. آنها مسئول اجرای وظایف خود و بهروزرسانی وضعیتشان به مدیر پروژه برای پیگیری پیشرفت کلی پروژه هستند.
خلاصه کلام اینکه پروژه برای پیشرفت شفاف و موفق نیازمند نقشها و وظایف متعددی است که هر کدام برای پاسخ به چالش و مسئلهای ایجاد شده است. امیدواریم این مقاله به درک بهتر نقشها و مسئولیتهای افراد در تیم پروژه کمک کرده باشد.
