چهار نقش حیاتی در مدیریت پروژه
هنگامی که شما پروژه ای را مدیریت می کنید، برای رسیدن به اهداف پروژه خود، به افراد مناسب نیاز دارید و البته آنها باید درک روشنی از نقش خود داشته باشند. در این مقاله دانشگاه هاروارد به طور خلاصه به ان دسته از نقشهای مهم و حیاتی در مدیریت پروژه اشاره کرده است که همه ما به انها نیاز داریم.
- حامی و اسپانسر
اسپانسر از پروژه در بالاترین سطح سازمان حمایت کرده و پروژه را از موانع سازمانی خلاص می کند. او باید قدرت برقراری ارتباط موثر با مدیرعامل و سهامداران کلیدی، تامین منابع لازم و تایید یا رد نتایج را داشته باشد. همچنین مهم است که پوست او در بازی باشد. به عبارت دیگر، در مورد عملکرد پروژه مسئولیت پذیری داشته باشد.
مدیر پروژه مشکل اصلی را برای حل کردن شناسایی کرده و با نظرات حامی و ذینفعان پروژه، نحوه مقابله با آن را تعیین می کند: اهداف و محدوده پروژه چیست و کدام فعالیت ها نتایج مورد نظر را ارائه می دهند. یک فرد در نقش مدیر پروژه، وظایفی همچون برنامه ریزی، نظارت بر اجرا، ارزیابی عملکرد و مواردی از این دست را برعهده دارد. مدیر پروژه از اسپانسر اختیارات دریافت می کند. از بسیاری از جهات، مدیر پروژه در این نقش مانند یک مدیر سنتی است زیرا باید:
- چارچوبی برای فعالیت های پروژه ارائه دهد.
- منابع مورد نیاز را شناسایی کند.
- با مقامات بالاتر مذاکره کند.
- افراد موثر را استخدام کند.
- نقاط عطف پروژه را تعیین کند
- فعالیت ها را هماهنگ کند
- چشم انداز را روشن و شفاف تعریف کند و افراد را در مسیر درست نگه دارد
- اطمینان حاصل کند که همه افراد در تیم مشارکت می کنند و سود می برند
- تعارضات را مدیریت کند.
- اطمینان حاصل کند که اهداف پروژه به موقع و با بودجه مشخص مرتفع میشود.
سرگروه یا رهبر تیم پروژه
پروژه های بزرگ ممکن است شامل یک رهبر تیم باشد که مستقیماً به مدیر پروژه گزارش می دهد. در پروژه های کوچک، مدیر پروژه هر دو کلاه را بر سر می گذارد. رهبر تیم نمی تواند مانند رئیس عمل کند و همچنان از مزایای کار تیمی بهره مند شود. در عوض، او باید نقش های مهم دیگری را به عهده بگیرد که عبارتند از:
- مبتکر. رهبر به جای اینکه به مردم بگوید چه کاری انجام دهند، توجه را به اقداماتی جلب می کند که باید برای دستیابی به اهداف تیم انجام شود.
- مدل نقش. او از رفتار خود برای شکل دادن به عملکرد دیگران استفاده می کند. رهبران اغلب به شدت بر این تاکتیک تکیه می کنند، زیرا آنها معمولاً نمی توانند از ترفیع، غرامت یا تهدید به اخراج برای تأثیرگذاری بر اعضای تیم استفاده کنند.
- مذاکره کننده: رهبر بلد است که چگونه با مهارت سخنوری و اقناع، کارش را پیش ببرد و امتیاز بگیرد.
- شنونده: او از محیط سیگنال مشکلات قریبالوقوع، نارضایتی کارکنان و فرصتهایی برای سود جمعآوری میکند.
- مربی: او راه هایی برای کمک به اعضای تیم پیدا می کند تا پتانسیل خود را به حداکثر برسانند و به اهداف مورد توافق دست یابند. فرصتهای مربیگری در تیمها فراوان است زیرا مهارتهایی که اعضا در نهایت به آنها نیاز دارند، اغلب مهارتهایی هستند که قبلاً نداشته اند.
- عضو شاغل: رهبر علاوه بر ارائه جهت، باید سهمی از کار را بر عهده داشته باشد، به ویژه در زمینه هایی که صلاحیت خاصی دارد.
اعضای تیم
قلب هر پروژه و موتور واقعی کار کردن آن، اعضای تیم هستند. به همین دلیل گرد هم آوردن افراد مناسب بسیار مهم است. در این میان معیارهای لازم برای عضویت افراد درست در تیم مهم است. اگرچه مهارتهای مورد نیاز برای انجام کار از تیمی به تیم دیگر متفاوت است اما به خاطر داشته باشید که بعید به نظر میرسد که بتوانید تمام دانش مورد نیاز خود را بدون ارائه آموزش به دست آورید. زمینه های مهارتی زیر را در نظر بگیرید:
- مهارت های فنی در یک رشته خاص، مانند تحقیقات بازار، امور مالی، یا برنامه نویسی نرم افزار
- مهارتهای حل مسئله که افراد را قادر میسازد موقعیتها یا بنبستهای دشوار را تجزیه و تحلیل کنند و راهحلهایی بیابند.
- مهارتهای بین فردی، بهویژه توانایی همکاری مؤثر با دیگران – یک جنبه حیاتی از کار تیمی
- مهارتهای سازمانی، از جمله شبکهسازی، برقراری ارتباط خوب با سایر بخشهای شرکت، و پیمایش در چشمانداز سیاسی، همه اینها به تیم کمک میکند تا کارها را انجام دهد و از درگیری با واحدهای عملیاتی و پرسنل آنها جلوگیری کند.
هنگام تشکیل تیم های پروژه، افراد تمایل دارند به شدت روی مهارت های فنی تمرکز کنند و مهارت های بین فردی و سازمانی را که به همان اندازه مهم هستند نادیده می گیرند. به عنوان مثال، یک برنامه نویس زبردست اگر تمایلی به همکاری نداشته باشد، ممکن است پیشرفت تیم را خنثی کند. در مقابل، یک فرد باهوش سازمانی با مهارتهای فنی متوسط ممکن است به دلیل تواناییاش در جذب منابع و کمک گرفتن از واحدهای عملیاتی، باارزشترین عضو تیم باشد. افرادی که در هر چهار معیار مهارت قوی هستند بسیار اندک هستند. از استعدادهای موجود نهایت استفاده را ببرید و برای خنثی کردن نقاط ضعف گروه خود قدم بردارید. به دنبال افرادی باشید که نه تنها مهارت های ارزشمندی دارند، بلکه توانایی یادگیری مهارت های جدید را نیز دارند.
در سازمان شما کدام نقش پراهمیتتر است؟
منبع: مجله کسبوکار هاروارد
