آیا مدیریت پروژه شغل مناسبی برای شماست؟
همه‌گیری کووید-19 اختلالات گسترده‌ای را در سطح جهانی ایجاد کرده است. طبق مطالعات متعدد، دولت‌ها در 10 سال آینده بیش از 10 تریلیون دلار برای پروژه‌های بازسازی و تحول هزینه خواهند کرد. این بدان معناست که میلیون‌ها پروژه و بیش از هر زمان دیگری در طول دهه اخیر تولید خواهند شد و هر کدام از آن‌ها حداقل به یک مدیر پروژه نیاز خواهند داشت.
در همین لحظه که این مقاله را مطالعه می‌کنید، مشاغل حوزه مدیریت پروژه فراوان هستند. کافی است یک جستجوی سریع در لینکدین انجام دهید تا هزاران نقش در این حوزه بیابید. همین مورد شاخصی است که نشان می‌دهد اقتصاد پروژه کماکان قدرتمند در حال ارائه ارزش است. اگر در مورد این حرفه کنجکاو هستید، این یادداشت زمان بسیار خوبی برای شروع یادگیری در مورد این حیطه، ویژگی‌های مدیر پروژه و بررسی این مسیر شغلی است. با ما همراه باشید.
بیایید با اصول اولیه شروع کنیم…
نقش “مدیر پروژه” دقیقاً همان چیزی است که به نظر می‌رسد: شخصی که مسئول مدیریت روزانه یک پروژه را بر عهده دارد. این موقعیت را به عنوان سرآشپز، رهبر ارکستر، مربی فوتبال، یا مدیرعامل می‌توانیم تجربه کنیم و در این نقش، تمامی فعالیت‌ها از شروع، مدیریت، پیگیری و کنترل امور را بر عهده می‌گیرد. تقریباً هر صنعتی – از فناوری اطلاعات گرفته تا خرده‌فروشی و انتشارات به افرادی با این مهارت نیاز دارد. به عنوان یک مدیر پروژه، می‌توانید هم در یک استارتاپ و هم در یک شرکت بزرگ استخدام شوید. شما می‌توانید به صورت تمام وقت، آزاد یا حتی به عنوان مشاور با شرکت‌ها همکاری کنید.
مزیت بزرگ این حرفه این است که شما می‌توانید دانش و مهارت خود را به راحتی از یک صنعت به صنعت دیگری منتقل کنید و در این میان از انعطاف و تنوع شغلی لذت ببرید. ممکن است مدیر پروژه‌ای ده سال در صنعت مشاوره مدیریت کار کند و در نهایت صنعت داروسازی را برای ادامه فعالیت انتخاب نماید.
با دانستن همه این‌ها، ممکن است با خودتان فکر کنید، “اما آیا این چیزی است که من واقعاً می‌توانم از پسش بربیایم؟”
پاسخ مثبت است. ممکن است در حال حاضر همه مهارتهای لازم را نداشته باشید، اما با داشتن ذهنیت یادگیرنده، پشتکار و اشتیاق، هر کسی می‌تواند به یک مدیر پروژه برجسته تبدیل شود. در ادامه به سؤالاتی پاسخ خواهیم داد که ممکن است ذهن شما را نسبت به مفهوم مدیریت پروژه روشن کند.
سؤال اول: یک مدیر پروژه واقعاً چه می‌کند؟
در گسترده‌ترین مفهوم، مدیران پروژه مسئول برنامه‌ریزی، سازمان‌دهی و تکمیل یک پروژه هستند و سعی دارند تا اطمینان حاصل کنند که نتایج مورد انتظار را در زمان، بودجه و در محدوده مشخص ارائه می‌دهند.
وظایف دقیق یک مدیر پروژه به صنعت، سازمان و انواع پروژه‌هایی که مدیر وظیفه نظارت بر آن‌ها را بر عهده دارد بستگی دارد؛ اما به‌طورکلی، همه مدیران پروژه در مسئولیت‌هایی که معمولاً به عنوان “چرخه عمر پروژه” نامیده می‌شود، مشترک هستند. این چهار مرحله مشخص عبارت‌اند از:
- شروع پروژه: شما به عنوان مدیر پروژه یک پروژه را با تعریف هدف، چشم‌انداز تجاری، مزایای آن و دامنه پروژه (یعنی الزامات برای آنچه پروژه ارائه خواهد کرد) آغاز می‌کنید. این مفهوم شامل شناسایی ذینفعان کلیدی، افراد یا گروه‌هایی است که تحت تأثیر پروژه قرار می‌گیرند. همه این‌ها منجر به ایجاد چیزی می‌شود که منشور پروژه نامیده می‌شود، یک سند فنی برای یک پیشنهاد دقیق.
- برنامه‌ریزی: هنگامی که حامی پروژه (معمولاً رئیستان یا شخصی از تیم مدیران ارشد) منشور پروژه را تأیید کرد، شما معمولاً با تیمی از متخصصان محدوده پروژه را تعریف کرده و برنامه عملیاتی را در سطحی وسیع‌تر ایجاد می‌کنید. در این مسیر شما با شاخص‌های کلیدی عملکرد، ضرب‌الاجل‌ها، خطرات یا موانع عمده‌ای که ممکن است با آن‌ها روبرو شوید مواجه می‌شوید و مواردی همچون بودجه، زمان و فعالیت‌های اصلی را تعیین می‌کنید.
- اجرا و نظارت: به عنوان یک مدیر پروژه، باید اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم انگیزه دارند و کارهای مشخص شده در طرح پروژه را تکمیل می‌کنند. مراقب باشید این نقش را با مدیر دموکراتیک اشتباه نگیرید. درست است که مدیریت پروژه به برخی از مهارتهای مدیریتی نیاز دارد، اما مهم این است که بدانید همه این مهارتهای مدیریتی برای ایجاد تیمی با عملکرد بالا و افزایش احتمال موفقیت پروژه‌ها به کار گرفته می‌شود.
- پایان پروژه: نقش شما به عنوان مدیر پروژه تکمیل پروژه طبق برنامه‌ریزی و ارائه نتایج وعده داده شده است. این فاز نشان‌دهنده‌ی تکمیل پروژه است. در این فاز، مدت همکاری پیمانکاران قراردادی (کسانی که صرفاً جهت همکاری پروژه‌ای و نه همکاری دائمی استخدام شده بودند) به پایان می‌رسد و اعضای کوشا و ارزشمند تیم قابل شناسایی خواهند بود. برخی از مدیران پروژه یک رویداد کاری کوچک‌مقیاس ترتیب می‌دهند تا از همکاران پروژه تقدیر و تشکر شود. گاهی نیز مدیران پروژه جلسه‌ای با عنوان جلسه‌ی پس از واقعه برگزار می‌کنند تا از نقاط قوت و ضعف پروژه صحبت شود. این جلسه به اعضای تیم کمک می‌کند تا از تجربه‌ی پروژه‌ی انجام‌شده درس بگیرند و در پروژه‌های آینده موفق‌تر عمل کنند.
سؤال دوم: برای ایفای نقش مدیر پروژه به چه مهارتهای اساسی نیاز دارم؟
برای ایفای درست نقش مدیریت پروژه، شما باید ترکیبی از مهارتهای سخت، مهارتهای نرم، دانش فنی و درک درستی از چشم‌انداز کسب‌وکاری که در آن فعالیت خواهید کرد، داشته باشید. در ادامه به هر یک از موارد زیر پرداخته می‌شود:
-
مهارتهای سخت
شما نیاز به درک خوبی از مفاهیم، روش‌ها و ابزارهای اساسی مدیریت پروژه دارید که به شما در ایجاد یک برنامه پروژه قابل‌اعتماد، شناسایی ذینفعان پروژه یا مدیریت ریسک‌های پروژه کمک می‌کند. اکنون دانشگاه‌های بیشتری دوره‌های مدیریت پروژه را ارائه می‌دهند، اما می‌توانید با ثبت‌نام در دوره‌های آنلاین، گوش دادن به پادکست‌های مربوط به این موضوع و تماشای وبینارهای مرتبط، اصول اولیه را بیاموزید تا با روندهای جدید حوزه مدیریت پروژه آشنا شوید.
پس از چند سال تجربه در حوزه مدیریت پروژه، توصیه می‌شود که گواهینامه مدیریت پروژه را دریافت کنید. دو گزینه خوب وجود دارد:
- گواهینامه‌هایی که توسط موسسه جهانی مدیریت پروژه ارائه می‌شوند و تحت عنوان PMP شناخته می‌شوند
- و گواهینامه مدیریت پروژه بنیاد PRINCE2
داشتن یک اعتبارنامه و مدرک حرفه‌ای و شناخته شده، درها را به روی فرصت‌های بیشتری در حوزه مدیریت پروژه بیشتری باز می‌کند و مسیر شغلی بهتری پیش‌رویتان خواهد گذاشت.
-
مهارتهای نرم:
در این نقش، باید یاد بگیرید که به خوبی ارتباط برقرار کنید، به طور فعال به همکاران و ذینفعان خود در پروژه گوش دهید و انگیزه‌بخش تیمتان باشید. این‌ها مهارتهای ناملموسی هستند که تأثیرات قوی بر عملکرد شما خواهند داشت. توسعه این مهارت‌ها اغلب از مهارتهای سخت دشوارتر است اما نتایج بسیار خوبی برای پروژه شما خواهد داشت. در ادامه به برخی از این مهارتهای نرم اشاره خواهیم کرد:
- هوش هیجانی: هوش هیجانی توانایی درک احساسات خود و دیگران است. از خود بپرسید چه قدر خودتان را می‌شناسید؟ چه چیزی شما را برای پیشرفت ترغیب می‌کند؟ چه زمانی افکار منفی در ذهنتان به وجود می‌آیند و چگونه با آن‌ها برخورد می‌کنید؟ در این مرحله می‌توانید از یک مربی کمک بگیرید یا با بهره‌گیری از بازخورد 360 درجه راهی برای توسعه این مهارت مهم بیابید.
- تفکر انتقادی: این نوع تفکر، مبتنی بر منطق و استدلال است و به شما کمک می‌کند تا دلایل اصلی هر مشکلی را شناسایی کنید. برای تقویت این مهارت، به فرضیاتی که ممکن است هنگام اجرای یک پروژه داشته باشید توجه کنید. مطمئن شوید که بر اساس شواهد (و نه بر اساس تجربیات جانبدارانه) نتیجه‌گیری می‌کنید.
- نفوذ یا تأثیرگذاری: این مهارت به معنای توانایی الهام بخشیدن یا متقاعد کردن دیگران است. به عنوان یک مدیر پروژه، باید بدانید که چگونه افراد را بدون داشتن قدرت مشروع، هدایت کرده و به آن‌ها انگیزه دهید. در این راستا بهتر است زمانی را برای ملاقات تک‌به‌تک با هم‌تیمی‌های خود اختصاص دهید و اهداف فردی آن‌ها را درک کنید. از آنچه یاد می‌گیرید استفاده کنید تا مشارکت آن‌ها را به هدفی مرتبط کنید که الهام‌بخش آن‌ها باشد.
نکته مهم اینکه به یاد داشته باشیم که مهارتهای نرم یک‌شبه به وجود نمی‌آیند. مهم این است که صبور و پیگیر باشید.
-
دانش فنی
شما همچنین باید حداقل در یکی دو جنبه، درک فنی از پروژه داشته باشید. برای مثال، اگر در حال پیاده‌سازی یک برنامه جدید منابع انسانی هستید، باید برای درک برخی از جنبه‌های فنی نرم‌افزار، مانند مراحل توسعه، ابزارهای پیکربندی یا نحوه آزمایش و ادغام آن، وقت بگذارید.
لازم نیست متخصص شوید؛ سطح معینی از درک فنی به شما نزد افراد تیم و ذینفعان پروژه اعتبار می‌بخشد. اگر به پروژه‌ای علاقه‌مند هستید که بر موضوع یا صنعتی تمرکز دارد که کمتر با آن آشنایی دارید، می‌توانید یک دوره مقدماتی بگذرانید، ادبیات مربوط به آن موضوع را بخوانید یا با کارشناسان موضوع صحبت کنید تا بیشتر شرایط پروژه را درک کنید. برای مثال، ممکن است بگویید: «من تازه‌وارد این حوزه شدم و قصد ندارم مانند شما یک متخصص فنی شوم، اما می‌خواهم یک درک کلی کسب کنم تا بتوانم در نقش جدیدم مؤثر باشم و برای تیمم مفید واقع شوم»؛ بنابراین مطمئن شوید که برنامه‌ای برای به‌روز نگه داشتن دانش فنی دارید.
-
درک اساسی از چشم‌انداز کسب‌وکار
آخرین و شاید مهم‌ترین بخش، ارتباط دادن نتایج پروژه به چالش‌های تجاری مشخص و اهداف استراتژیک سازمان است. اکثر ذینفعان، از جمله مدیریت ارشد، زمانی که این ارتباط برقرار شود، از پروژه حمایت بیشتری خواهند کرد، زیرا آن‌ها به وضوح خواهند دید که پروژه به پیاده‌سازی اولویت سازمانی کمک می‌کند.
سؤال سوم: چه نوع فرصت‌هایی در مدیریت پروژه وجود دارد؟
نقش‌های مدیر پروژه عناوین شغلی مختلفی را به خود اختصاص می‌دهند: مدیر پروژه، مدیر تحویل، مدیر اسکرام، مربی چابک، مدیر محصول. عناوین ممکن است بسته به کشور یا منطقه‌ای که در آن هستید متفاوت باشد، اما آنچه مهم است این است که الزامات، مسئولیت‌ها و تأثیر نقش خود را درک کنید تا بتوانید تصمیمات آگاهانه بگیرید.
بر اساس تجزیه‌وتحلیل داده‌های اداره آمار کار ایالات متحده، بزرگ‌ترین و سریع‌ترین رشد اشتغال مبتنی بر مدیریت پروژه مربوط به توسعه نرم‌افزار خواهد بود که پیش‌بینی می‌شود تا سال 2030 رشد 14 درصدی داشته باشد. بیشتر این رشد از توسعه برنامه‌های کاربردی تلفن همراه در حوزه امنیت، فناوری اطلاعات و مراقبت‌های بهداشتی حاصل می‌شود. وقتی صحبت از رشد بر اساس منطقه می‌شود، چهار پنجم رشد اشتغال مدیریت پروژه تنها در چین و آسیای جنوبی اتفاق می‌افتد.
توجه داشته باشید که در اینجا یک نسخه واحد و منحصربه‌فرد وجود ندارد. موفقیت شغلی تنها با بالا رفتن در سلسله مراتب سازمانی حاصل نمی‌شود بلکه شما می‌توانید مسیرهای توسعه دیگری را مانند شرکت در پروژه‌های استراتژیک یا رهبری یک تیم پروژه جهانی بررسی کنید. این تجربیات می‌تواند برای شما هم غنی و هم ارزشمند باشد.
سؤال چهارم: چگونه بفهمیم کدام شرکت‌ها بهترین فرصت‌ها را برای ما دارند؟
شما می‌توانید فرصت‌های مدیریت پروژه را در انواع صنایع پیدا کنید؛ اما کدام یک برای شما خوب است؟ در اینجا چند سؤال وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها برای انتخاب درست محیط کار استفاده کنید:
- آیا برای کمک به مدیران پروژه خود در ایجاد مهارتهای جدید، آموزش یا گواهینامه ارائه می‌دهید؟
- آیا مدیران پروژه به طور کامل به پروژه‌ها اختصاص داده شده‌اند یا این نقش شامل مسئولیت‌های اضافی است؟
- چه نوع پروژه‌هایی را کار / مدیریت خواهم کرد: استراتژیک، فناوری، مشتریان، داخلی؟
- مقیاس معمول پروژه‌های شما چقدر است – محلی، منطقه‌ای، جهانی؟
- اندازه معمول تیم‌ها و بودجه چقدر است؟
- حامیان پروژه‌ای که می‌توانم به آن‌ها گزارش بدهم چه کسانی هستند؟
- عملکرد مدیران پروژه را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
- مسیر شغلی مدیر پروژه در این سازمان چگونه است؟
- در صورت موفقیت، آیا به من این فرصت داده می‌شود که پروژه‌های بزرگ‌تر یا چندین پروژه را هم‌زمان مدیریت کنم؟
سؤال پنجم: آیا باید در یک زمینه تخصص داشته باشم یا می‌توانم انواع مختلف پروژه‌ها را مدیریت کنم؟
پاسخ به این سؤال رایج این‌گونه است: در ابتدا «بله»، اما در بلندمدت «خیر».
به عنوان یک فارغ‌التحصیل تازه‌کار، توصیه می‌کنیم پروژه‌ای را در حوزه تخصصی خود انتخاب کنید تا میزان موفقیت خود را به حداکثر برسانید و اعتمادبه‌نفس خود را افزایش دهید. هنگامی که به عنوان مدیر پروژه تجربه بیشتری کسب می‌کنید، گزینه‌های زیر را خواهید داشت: به پروژه‌های مشابه پایبند باشید، در همان صنعت باقی بمانید اما در زمینه فنی متفاوت کار کنید یا از یک حوزه به حوزه دیگر بروید.
سخن آخر
هنگامی که برای یک شغل جدید درخواست می‌کنید، تجربیات شما در آن زمینه به‌خصوص، تخصص فنی شما، گواهینامه‌های تخصصی مدیریت پروژه و مواردی از این دست، موفقیت شما را تعیین می‌کند. بهترین راه برای رشد و توسعه حرفه‌ای در مدیریت پروژه از طریق یادگیری مستمر است؛ اما باید توجه داشت که صرفاً تخصص کافی نیست! این در مورد فرصتی برای تقویت یادگیری و ایجاد روابط قوی با سهامداران است.
با پذیرش نقش حرفه‌ای در مدیریت پروژه، سهم کوچک خود را در شکل دادن به آینده‌ای بهتر برای نوع بشر انجام خواهید داد که البته اکنون بیش از هر زمان دیگری مهم است.
منبع: مجله کسب‌وکار هاروارد
