همانطور که میدانیم پروژه در یک محیط بسته اجرا نمیگردد. پروژه معمولاً از هنجارهای فرهنگی، سیاستهای مدیریتی و فرآیندهای سازمانی هم تأثیر میپذیرند
و هم بر آنها تأثیر میگذارد.این موضوع در سازمانهای بینالمللی که در بسیاری از مواقع اعضای سازمان در نقاط مختلف دنیا قرار دارند بسیار حائز اهمیت است. مدیران پروژه موفق معمولاً تأثیر این فاکتورها را در نظر میگیرند و جهت کسب منافع پروژه و سازمان آنها را مدیریت مینمایند.یکی از مؤلفههای اصلی، چگونگی سازماندهی است. ساختار سازمانی مشخص مینماید مدیر پروژه در زمان نیاز به کمک، جهت منابع به کجا باید مراجعه نماید و چگونه باید ارتباطات را در پروژه اجرا نماید و به طور خلاصه چگونه باید فرآیندهای مدیریت پروژه را اجرایی نماید. نکتهای که باید به خاطر داشته باشیم این است که یک ساختار سازمانی مناسب برای تمامی سازمانها و در تمامی وضعیتها وجود ندارد. ساختار نهایی مناسب برای یک سازمان با توجه به مؤلفههای اختصاصی آن سازمان، میتواند متفاوت باشد. ساختارهای سازمانی اشکال و انواع مختلفی دارند در ادامه سه ساختار که بیشترین کاربرد را دارند بررسی خواهیم کرد:
ساختار وظیفهای(Functional):
ساختار وظیفهای یک ساختار معمول سازمانی است. این ساختار بر اساس نواحی وظیفههای تخصصی دستهبندی و تفکیک میشود. مانند: واحد حسابداری، بازاریابی و تولید پروژهها در این ساختار در بخشها اجرایی میشوند. اگر نیاز به اطلاعات و یا منابعی خارج از بخش باشد درخواست باید توسط تیم به مدیر بخش خود داده شود تا ایشان به صورت رسمی از مدیر بخشهای دیگر درخواست نماید. اعضای تیم با توجه به حوزه تخصصی خود مانند دیگر کارهای عادی خود کارهای پروژه را انجام میدهند. در این ساختار مدیر پروژه ممکن است یک تسریعکننده[۱] باشد و ممکن است اصلاً وجود نداشته باشد. تسریعکننده پروژه در واقعیت یک دستیار کارکنان و هدایتکننده ارتباطات است و اختیار تصمیمگیری ندارد و تصمیمگیری توسط مدیر بخش انجام میگیرد.
مزایای ساختار وظیفهای برای مدیریت پروژه:
- تخصصی سازی و افزایش دانش نیروی انسانی با توجه به تمرکز تخصصی آنها
- راحتی مدیریت نمودن نیروها
- اعضای تیم تنها به یک نفر گزارش میدهند و روابط کاملاً شفاف است.
معایب ساختار وظیفهای برای مدیریت پروژه:
- افراد بیشتر بر وظایف تخصصی خود تأکید دارند تا اهداف پروژه
- مسیر پیشرفت شغلی در مدیریت پروژه وجود ندارد تا باعث افزایش دانش و مهارت مدیریت پروژه
- مدیر پروژه اختیاری ندارد.
ساختار پروژه محور (Project Oriented):
در ساختار پروژه محور تمام سازمان بر اساس پروژهها هدایت میشود. مدیر پروژه کنترل کاملی بر پروژه دارد. پرسنل بر اساس نظر مدیر پروژه منسوب میگردند و تنها به ایشان گزارش میدهند. اعضای تیم تنها برای انجام وظایف خود در پروژه، منصوب میشوند و پس از انجام کار خود از سازمان آزاد میگردند و ممکن است به پروژه دیگر منتقل شود و هیچ بخش سازمانی ثابتی برای اعضا وجود ندارد.
مزایای ساختار پروژه محور برای مدیریت پروژه:
- وفاداری زیاد تیم پروژه به اهداف پروژه
- ساختار پروژه با کارایی بالا
- اختیارات زیاد مدیر پروژه
معایب ساختار پروژه محور برای مدیریت پروژه:
- هیچ خانه ثابتی برای اعضای تیم پروژه وجود ندارد
- کمبود تخصص گرایی
- تکثیر امکانات و کارکردهای شغلی
- ممکن است باعث کاهش بهرهوری منابع گردد
ساختار ماتریسی (Matrix):
در این ساختار تلاش شده است از مزایای هر دو ساختار قبلی وظیفهای و پروژه محور استفاده شود. میتوان گفت در این ساختار تیم پروژه دو مدیر دارد و موظف به ارائه گزارش به مدیر وظیفهای و مدیر پروژه است. با توجه به سطح اختیارات این دو مدیر در تصمیمگیری سه ساختار ماتریسی شکل میگیرد. در ساختار ماتریسی قوی تصمیمگیری توسط مدیر پروژه انجام میگیرد و مدیر وظیفهای تنها گزارش دریافت کرده و در تصمیمسازی کمک مینماید و در ساختار ماتریسی ضعیف تصمیمگیری توسط مدیر وظیفهای انجام میگیرد و مدیر پروژه در واقع ممکن است یک تسریعکننده یا یک هماهنگکننده[۲] باشد. هماهنگکننده نقشی مشابه تسریعکننده دارد ولی با اضافه شدن مقداری قدرت تصمیمگیری مطابق تفویض اختیارات مدیران وظیفهای و ارائه گزارش به مدیر بالا رده ساختار ماتریسی متوازن ایجاد میشود که موجب قدرت تصمیمگیری بین مدیر وظیفهای و مدیر پروژه خواهد شد.
مزایای ساختار ماتریسی در مدیریت پروژه:
- افزایش قدرت اختیارات مدیر پروژه نسبت به ساختار وظیفهای
- حمایت بیشتر تخصصی توسط بخشهای مربوطه نسبت به ساختار پروژه محور
- امکان استفاده از مزیت تخصص گرایی و افزایش مهارت در بخشهای تخصصی ساختار وظیفهای و مزیت مدیریت مؤثر و هدفمند و با دانش مدیریت پروژه ساختار پروژه محور
- اعضای تیم پروژه پس از پایان پروژه امنیت شغلی دارند و به بخش تخصصی خود برمیگردند.
معایب ساختار ماتریسی در مدیریت پروژه:
- اعضای تیم بیش از یک رئیس دارند و مدیریت منابع انسانی پیچیده است.
- به دلیل وظیفه ارائه گزارش به دو مدیر مدیریت ارتباطات پیچیده میشود
- با توجه به پیچیدگی، کنترل، نظارت، تخصیص منابع و مواردی ازایندست نیازمند فرایندهای متعدد و توجه به سیاستهای کلان سازمانی است.
- تضاد در اولویتهای مدیر وظیفهای و مدیر پروژه
- پتانسیل بسیار بالای ایجاد اختلاف
علاوه بر ساختارهای ذکر شده فوق، ساختارهای دیگری نیز در سالهای اخیر مورد استفاده قرار میگیرد. به نقل از موسسه مدیریت پروژه آمریکا، در ادامه در قالب بک جدول، مقایسهای بین ساختارهای سازمانی انجام گرفته است.
جدول ۱: تأثیر ساختارهای سازمانی بر مدیریت پروژهها
نوع ساختار سازمانی | ویژگیهای پروژه | |||||
| تعیین ترکیب گروههای کاری بر مبنای | اختیارات مدیر پروژه | نقش مدیر پروژه | دسترسی به منابع | متولی مدیریت بودجه پروژه | کارکنان اداری مدیریت پروژه | |
ساده یا بنیادی | انعطافپذیری، همکاری تنگاتنگ افراد | اندک یا هیچ | یا هیچ نقشی ندارد یا به صورت پاره وقت نقشی در حد تسریعکننده ایفا خواهد کرد. | اندک یا هیچ | مالک یا بهرهبردار | اندک یا هیچ |
وظیفهای | کار در حال اجرا | اندک یا هیچ | یا هیچ نقشی ندارد یا به صورت پارهوقت نقشی در حد تسریعکننده ایفا خواهد کرد. | اندک یا هیچ | مدیر وظیفهای | پارهوقت |
چندبخشی (واگذاری وظایف به هر بخش با کمترین تمرکز) | یکی از این موارد: محصول، تولید، فرایند، منطقه جغرافیایی، نوع مشتری و غیره | اندک یا هیچ | یا هیچ نقشی ندارد یا به صورت پارهوقت نقشی در حد تسریعکننده ایفا خواهد کرد. | اندک یا هیچ | مدیر وظیفهای | پارهوقت |
ماتریسی قوی | مدیر پروژه به عنوان یک وظیفه یا کارکرد | متوسط تا زیاد | یک نقش مشخص تمام وقت | متوسط تا زیاد | مدیر پروژه | تمام وقت |
ماتریسی ضعیف | وظیفه یا کارکرد | اندک | یا هیچ نقشی ندارد یا به صورت پاره وقت نقشی در حد تسریعکننده ایفا خواهد کرد. | اندک | مدیر وظیفهای | پارهوقت |
ماتریسی متوازن | وظیفه یا کارکرد | اندک تا متوسط | پارهوقت دارای نقش یا اختیارات متوازن شده | اندک تا متوسط | ترکیبی | پارهوقت |
پروژه محور | پروژه | زیاد تا تقریباً کامل | یک نقش مشخص تمام وقت | متوسط تا زیاد | مدیر پروژه | تمام وقت |
مرکب | ترکیبی از سایر ساختارها | ترکیبی | ترکیبی | ترکیبی | ترکیبی | ترکیبی |
| دفتر مدیریت پروژه، طرح و پرتفولیو | ترکیبی از سایر ساختارها | زیاد تا تقریباً کامل | یک نقش مشخص تمام وقت | ترکیبی | مدیر پروژه | تمام وقت |
[۱] Project Expediter
[2] Project Coordinator
