4 مهارتی که همه  باید بدانیم!

شاید برایتان جالب باشد که بدانید توانایی‌ و مهارت‌های مدیریت پروژه فقط و فقط مختص به مدیران پروژه نیست. به عبارتی همه ما هر از چندگاهی مدیر پروژه‌های خودمان بوده‌ایم به عنوان مثال اگر جشن تولدی برای فرزندتان ترتیب داده اید، شما یک گردهمایی خانوادگی را هماهنگ کرده و یک پروژه را مدیریت کرده‌اید. از اینرو آشنایی با مهارت‌ها و توانایی‌های مدیریت پروژه برای همه ما یک امر ضروری و حتمی است. ما در نقش سازمانیمان نیز از این امر مستثنی نیستیم!

1. استفاده از منشورهای پروژه

رشته مدیریت پروژه مملو از ابزارها، تکنیک ها و الگوها است، اما به نظر می‌رسد در مجموع قدرتمندترین آن‌ها منشور پروژه است بسیاری از سازمان‌ها با معضل «ناهماهنگی بین اجزا» دست و پنجه نرم می‌کنند یا تیم‌های دارند که تا حد زیادی ابتکارات کلیدی را زیر پا می‌گذارند، زیرا افراد به یک شکل فکر نمی‌کنند و عقاید متنوعی دارند. از اینرو منشورهای پروژه می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا در همان ابتدا همه افراد به اتفاق نظر برسند تا بتوانند از مشکلات بعدی جلوگیری کنند.

در حالی که منشورهای پروژه ممکن است در سبک، قالب و حتی محتوا متفاوت باشند، فرض اساسی برای گرد هم آوردن بازیگران کلیدی برای رسیدن به اجماع در مورد عناصر حیاتی قبل از شروع پروژه بسیار ارزشمند است.

2. بررسی ایده ها برای کاهش ریسک شکست

برخلاف تصور رایج یک پروژه لزوما با برنامه‌ریزی آغاز نمی‌شود به عبارتی شما در وهله اول می‌‌توانید با بررسی و امکان‌سنجی ایده‌ها شروع کنید. خواه این ایده‌ها به اندازه یک پرونده تجاری کامل،جامع و پیچیده باشد که تمامی وجوه آغاز یک پروژه را امکان‌سنجی کند خواه به سادگی، مروری بر مزایا و معایب شروع یک پروژه باشد. زمانی که این تجزیه و تحلیل اولیه اتفاق نیفتد، پروژه‌ها می‌توانند با اظهارنظرها و ایده‌های مستقیم مدیران اجرایی تصویب و آغاز شود. اما نکته اینجاست که نظرات و ایده‌های آنان ممکن است ناآگاهانه و یا از روی احساس باشد از اینرو سنجش درست و یا غلط بودن آن کار آسانی نیست. این در حالی است که فرآیند شروع می‌تواند اشکال مختلفی داشته باشد، در ادامه چند سوال کلیدی که باید به عنوان بخشی از این فرآیند در نظر گرفته شده است آورده شده است!

• برای حل چه مشکلی تلاش می کنیم؟
• آیا این پروژه بهترین راه برای حل آن است؟
• آیا این پروژه استفاده خوبی از منابع ما است؟ (زمان، پول، دارایی)
• آیا مزایای پیش بینی شده بیشتر از خطرات است؟
• خطرات پیش بینی شده چیست؟
• هزینه انجام ندادن پروژه چقدر است؟
• آیا عاقلانه این است که از این پروژه آگاهانه صرف نظر کنیم؟

3. تجزیه و تحلیل ریسک

در حالی که برنامه ها عالی هستند، همه می‌دانند که به ندرت دقیقاً همانطور که پیش بینی می شود تحقق می‌یابند. همیشه اتفاقاتی هست که شرایط را بر هم زند، درست است؟ بنابراین اغلب به مدیران پروژه آموزش داده می‌شود که تجزیه و تحلیل ریسک را به عنوان بخشی از فرآیند عادی برنامه‌ریزی پروژه انجام دهند. هری هال، مربی ریسک پروژه اصرار دارد که «همه ما مدیران ریسک هستیم، برخی بهتر از دیگران». تجزیه و تحلیل ریسک در هسته مرکزی آن مربوط به برنامه‌ریزی برای مواردی است که ممکن است اشتباه پیش برود، و اجرای کورکورانه پروژه‌ها بدون صرف زمان برای انجام سطحی از تجزیه و تحلیل ریسک، اگر کاملاً خطرناک نباشد، ساده لوحانه است. واقعیت تاسف بار این است که سازمان ها همیشه این کار را انجام می دهند! آنها فقط به امید بهترین ها جلو می روند و معمولاً بعداً هزینه این نگرش را پرداخت خواهند کرد.

اما چرا تجزیه و تحلیل ریسک تا این حد مهم است؟  با کمک تحلیل ریسک میتوانید:

• یک پیام دشوار را به یک رهبر ارشد یا ذینفع مهم برسانید.
• برای کسب منابع، پشتیبانی یا حتی یک روش متفاوت اقدام کنید
• اضطراب تیم در مورد “چه چیزی ممکن است اشتباه باشد” را به حداقل برسانید.
• فرصت هایی برای جلوگیری یا به حداقل رساندن خطرات از طریق کاهش پیشگیرانه و برنامه ریزی برای وظایف کلیدی ارائه دهید

4. توان شرح پروژه

دیوانگی به این صورت تعریف می‌شود، که یک کار را بارها و بارها انجام دهید و انتظار نتیجه متفاوتی داشته باشید. دیوانه کننده به نظر می رسد، اما بیشتر سازمان‌ها همیشه درگیر آن هستند. چرا؟ از آنجا که وقتی یک پروژه یا کار به پایان می رسد، همیشه یک حرکت دیوانه وار برای شروع کار بعدی بدون در نظر گرفتن تغییرات احتمالی آینده وجود دارد. در حالی که برخی از محیط‌ها مانند بیمارستان‌ها و ارتش که به طور روزانه با مرگ و زندگی سروکار دارند، گزارش‌ها (یا فعالیت‌های نوع پس از مرگ) را به عنوان بخشی از کار عادی خود در نظر می‌گیرند، بسیاری از مدیران پروژه از آن چشم‌پوشی می‌کنند که فرصتی بزرگ را هم از دست خواهند داد. توضیحات را می‌توان برای جلسات، رویدادهای کلیدی، پروژه ها و حتی وظایف اعمال کرد.

هدف صرفاً این است که در پایان (یا حتی در طول مسیر برای پروژه‌های طولانی‌تر) زمان بگذارید تا در مورد آنچه خوب کار می‌کرد و آنچه می‌توانست به‌طور متفاوت انجام شود فکر کنید. درک اشتباهات (یا موفقیت های) گذشته یک عنصر ضروری برای بهبود مستمر است و متخصصانی که در این عمل مهارت دارند ارزش خود را برای سازمان افزایش می دهند.

منبع : forbes