جلسات پروژه؛ چطور جلسهای داشته باشیم که واقعاً مفید باشد؟
نشستن در یک جلسهی طولانی بدون نتیجه میتواند اتلاف وقت ارزشمند تیم باشد. بسیاری از ما چنین جلساتی را تجربه کردهایم که بحثها بیهدف دور خود میچرخند و در پایان هیچ تصمیمی گرفته نمیشود. گاهی هم جلسات پرتنشی دیدهایم که به جای حل مشکل، اختلافها را شدیدتر کردهاند. حتماً جملهی معروف «این جلسه میتوانست یک ایمیل باشد.» را شنیدهاید؛ عبارتی که ناامیدی از جلسات بیحاصل را نشان میدهد. جلسات کاری از ارکان مدیریت پروژه هستند، اما اگر درست طراحی و اجرا نشوند به جای حل مسائل، خود به مشکل تبدیل میشوند. در این مقاله بررسی میکنیم که چرا بسیاری از جلسات کاری ناکارآمدند و چگونه با بهکارگیری چند اصل ساده میتوان جلساتی مفید و اثربخش برگزار کرد.
چرا بسیاری از جلسات ناکارآمدند؟
چندین علت وجود دارد که جلسات پروژهها به نتیجه نمیرسند. نبود دستور کار و هدف مشخص باعث میشود گفتوگوها پراکنده و بیهدف شوند. مدیریت ضعیف جلسه نیز عامل مهمی است؛ وقتی زمان و مسیر بحث کنترل نشود، جلسه از موضوع اصلی منحرف شده و زمان هدر میرود. دعوت افراد نامرتبط مشکل دیگری است؛ اگر افراد زیادی بدون نقش مؤثر حضور داشته باشند وقت جمع تلف میشود، و برعکس غیبت افراد کلیدی هم تصمیمگیری را مختل میکند. طولانی شدن بیش از حد جلسه نیز بهرهوری را کاهش میدهد چون با خستگی و افت تمرکز همراه است. در نهایت، برگزاری جلسات غیرضروری (مواردی که میشد با یک ایمیل یا تماس حل شوند) یکی از بزرگترین عوامل اتلاف وقت در سازمانها است.
فرهنگ سازمانی هم در ناکارآمدی جلسات نقش دارد. در برخی شرکتها برگزاری پیاپی جلسهها به یک عادت تبدیل شده است، بدون اینکه پرسیده شود آیا واقعاً نیازی به این همه جلسه هست یا خیر. این «فرهنگ جلسه» بهرهوری کارکنان را کاهش میدهد. نگاهی به آمارها نشان میدهد زمان صرفشده در جلسات طی دهههای اخیر رشد چشمگیری داشته است. طبق یک نظرسنجی، ۷۱٪ مدیران ارشد اکثر جلسات را «غیرمولد و ناکارآمد» میدانند؛ ۶۵٪ میگویند جلسات آنها را از کار اصلیشان بازمیدارد و ۶۴٪ معتقدند جلسات مانع تفکر عمیق میشود. این آمار نشان میدهد مشکل جلسات بیحاصل تا چه حد جدی است.
اصول کلیدی برای برگزاری جلسات اثربخش
برای اینکه جلسات پروژه مفید باشند، رعایت چند اصل کلیدی ضروری است:
هدف و دستور کار شفاف: پیش از جلسه هدف خود را مشخص کنید و دستور جلسهی روشنی تهیه نمایید. این دستور کار را از قبل در اختیار حاضران بگذارید تا بدانند چه موضوعاتی مطرح خواهد شد. شفافیت در هدف و موضوع بحث جلوی پراکنده شدن گفتگو را میگیرد.
زمانبندی و مدیریت زمان: برای جلسه زمان آغاز و پایان تعیین کنید و به آن پایبند باشید. هر مبحث را از پیش زمانبندی کرده و در صورت امکان فردی را مسئول پیگیری زمان کنید. جلسات کوتاه و منظم بسیار اثربخشتر از جلسات طولانی و پراکنده هستند.
انتخاب شرکتکنندگان و تعیین نقشها: فقط افرادی را دعوت کنید که حضورشان ضروری است. قانون «دو پیتزا» (از جف بزوس) را به یاد داشته باشید: اگر با دو پیتزا نتوان همهی افراد جلسه را سیر کرد، یعنی تعدادشان زیاد است. همچنین نقش هر کس در جلسه (مدیر، تصمیمگیرنده, مشاور و غیره) را از پیش مشخص کنید تا کسی بلاتکلیف نماند.
مشارکت همهجانبه و بحث سازنده: تسهیلگر جلسه باید مشارکت همه را متوازن کند. نباید یک یا دو نفر تمام وقت صحبت کنند؛ صدای افراد کمحرفتر هم باید شنیده شود. موضوعات خارج از دستور را یادداشت کرده و کنار بگذارید تا جلسه از مسیر اصلی منحرف نشود.
جمعبندی و پیگیری مصوبات: تصمیمات و وظایف مشخصشده در جلسه را مکتوب کنید (میتوان یک نفر را به عنوان منشی تعیین کرد). در پایان، خلاصهی تصمیمات و مسئولیتها را مرور کرده و پس از جلسه برای همه ارسال کنید تا پیگیریها فراموش نشود.
راهکارهای عملی برای بهبود کیفیت جلسات
علاوه بر این اصول، چند راهکار عملی نیز به اثربخشی جلسات کمک میکنند:
آمادهسازی قبل از جلسه: همهی شرکتکنندگان باید پیش از جلسه اطلاعات لازم را مطالعه کرده باشند. وقتی اعضا آماده باشند، وقت جلسه صرف توضیح بدیهیات نخواهد شد و میتوان مستقیم به سراغ بحث اصلی رفت.
ضرورتسنجی برگزاری جلسه: پیش از ارسال دعوتنامه، از خود بپرسید آیا این موضوع واقعاً نیاز به جلسه دارد یا با چند پیام و تماس قابل حل است؟ همچنین اگر جلسات دورهای دارید، گاهی در فاصلهی برگزاری آنها بازنگری کنید (مثلاً شاید جلسات هفتگی را بتوان ماهانه کرد). حذف جلسات غیرضروری زمان ارزشمندی به تیم بازمیگرداند. برخی سازمانها حتی یک روز در هفته را «روز بدون جلسه» تعیین میکنند تا کارکنان بتوانند بدون وقفه روی اولویتهایشان تمرکز کنند.
جلسات ایستاده و کوتاه: در روشهای چابک (Agile) جلسهی روزانهی ایستاده (استندآپ) حدود ۱۵ دقیقه و سرپا برگزار میشود تا همه مختصر و مفید صحبت کنند. اگر جلسات شما بیجهت طولانی میشوند، این فرمت را امتحان کنید.
نه گفتن به جلسات کماولویت: اعضای تیم یاد بگیرند که به جلسات غیرضروری مؤدبانه «نه» بگویند. زمان شما به اندازهی منابع مالی ارزشمند است. هر جلسهای که حذف شود یعنی فرصت بیشتر برای کار عمیق و مولد.
نقش جلسات مؤثر در پیشبرد پروژه و تیم
وقتی جلسات به شکل موثری برگزار شوند، نه تنها اتلاف وقت نخواهند بود بلکه به پیشبرد پروژه و تقویت تیم کمک میکنند. یک جلسهی خوب اعضای تیم را روی اهداف مشترک همسو میکند و مانع دوبارهکاری و سوءتفاهم میشود. همچنین فضایی فراهم میکند تا اختلافنظرها به شکل سازنده مطرح و حل شوند. تصمیمگیری نیز در جلسات مؤثر سرعت میگیرد؛ به جای هفتهها ایمیلبازی، افراد در یک نشست کوتاه گزینهها را بررسی کرده و سریعتر به جمعبندی میرسند. علاوه بر این، مشارکت در جلسات مفید حس تعلق و همکاری تیمی را تقویت میکند. وقتی اعضا ببینند صدایشان شنیده میشود و در تصمیمها نقش دارند، انگیزه و همدلی بیشتری پیدا خواهند کرد.
ابزارهای دیجیتال برای جلسات مؤثرتر
فناوری دیجیتال از یک سو برگزاری جلسات را آسان کرده و از سوی دیگر شاید تعداد آنها را بیشتر کرده باشد. برای استفادهی هوشمندانه از ابزارهای دیجیتال، ابتدا ببینید آیا میتوان بدون جلسه به هدف رسید؟ مثلاً به جای جلسه حضوری برای ارائهی یک گزارش، میتوان آن را در قالب ایمیل یا از طریق ابزارهای ارتباط تیمی مانند Slack یا Microsoft Teams به اشتراک گذاشت. همچنین ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello، Asana یا Jira بسیاری از هماهنگیها و بهروزرسانیها را بدون نیاز به جلسه انجام میدهند.
اگر برگزاری جلسهی آنلاین لازم شد، از قابلیتهای ویدئوکنفرانس برای پویاتر کردن آن بهره ببرید. بهاشتراکگذاری اسناد قبل از جلسه، استفاده از نظرسنجی آنلاین یا تختهی سفید دیجیتال در حین جلسه و روشن بودن دوربین و صدای واضح کمک میکند جلسات مجازی مفید و کمحواسپرتی باقی بمانند. مراقب «خستگی ناشی از جلسات آنلاین» نیز باشید؛ جلسات ویدئویی پیاپی میتواند تمرکز و انرژی تیم را کاهش دهد.
جمعبندی
جلسات بخش جداییناپذیر مدیریت پروژه هستند و اگر درست به کار گرفته شوند، به جای اتلاف وقت به موتور محرک پروژه تبدیل میشوند. مدیران موفق از جلسات برای حل مسئله، تصمیمگیری سریع و هماهنگی بهره میگیرند و نمیگذارند جلسات خود به مشکلی تبدیل شوند. همانطور که دیدیم، با تعیین هدف روشن، آمادگی قبلی، هدایت هوشمندانهی بحث و استفاده از ابزارهای مناسب میتوان جلساتی برگزار کرد که بهرهوری و انگیزهی تیم را ارتقا دهد. هر جلسه باید ارزشی بیش از زمان صرفشده خلق کند؛ در غیر این صورت شاید اصلاً نباید برگزار شود. با رعایت این نکات خواهید دید جلسات دیگر اتلاف وقت نیستند، بلکه به عرصهای برای همافزایی تیم و پیشبرد سریعتر پروژهها تبدیل میشوند. اگر به موضوع بهبود مدیریت پروژه و کار تیمی علاقهمندید، مطالعهی سایر مقالات این وبلاگ میتواند برای شما مفید و آموزنده باشد.
منابع
• Harvard Business Review – "Stop the Meeting Madness: How to Free Up Time for Meaningful Work" (Leslie A. Perlow, Constance N. Hadley, Eunice Eun, 2017).
• McKinsey & Company – “What is an effective meeting?” (May 2023).
