دفتر مدیریت پروژه (PMO) یک بخش استراتژیک از یک سازمان است که تلاش می کند توانایی خود را برای انجام پروژه ها با هدف افزایش کسب ارزش برای سازمان بهبود دهد.
اساسا، فرآیند شروع شکل گیری و پیاده سازی یک دفتر مدیریت پروژه رسمی معمولا به چند بخش از سازمان بسته به اندازه دفتر، سپرده می شود. با این حال همیشه طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه یک چالش بوده است.
برای سال ها، PMO به دفتر مدیریت پروژه اطلاق می شد اما اخیرا این اصطلاح برای دفتر مدیریت پورتفولیو و دفتر مدیریت طرح نیز به کار می رود. PMO به عنوان یک ساختار سازمانی تعریف می شود که برای استاندارد کردن فرآیندهای مدیریت پروژه، طرح یا پورتفولیو به کار می رود و همچنین به اشتراک گذاری منابع، روش ها، ابزارها و تکنیک ها را تسهیل می کند. (PMI 2014 P.6)
مدل های دفتر مدیریت پروژه PMO
در اینجا سه نمونه دسته بندی بر اساس سه منبع بررسی می شود. اولین مدل از مطالعه موسسه مدیریت پروژه بر روی PMO استخراج شده است. این مطالعه دسته بندی زیر را برای PMO ارایه کرده است. (PMI, 2013, p.6):
PMO سازمانی: خدمات مربوط به پروژه را با هدف پشتیبانی از واحد کسب و کار ارایه می کند.
خدمات پشتیبانی پروژه: فرآیندهایی را برای حمایت مستمر از مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو ایجاد می کند.
PMO بنگاه اقتصادی: بالاترین سطح PMO که معمولا مسئول تنظیم کردن روند پروژه ها و طرح ها با استراتژی است.
مرکز تعالی: پشتیبانی از پروژه ها با ایجاد استانداردها، روش ها و ابزارها برای سازمان
PMO برای یک پروژه معین: خدمات موقتی مربوط به پروژه را به عنوان یک بخش با هدف پشتیبانی از یک پروژه یا طرح مشخص ارایه می کند.
مدل دوم از تجارب یکی از مدیران پروژه بسیار حرفه ای در سمپوزیوم PMO در سال ۲۰۱۲ استخراج شده است. بر اساس تجارب متعدد او در شکل دهی PMO ها دسته بندی زیر ارایه شده است:
پشتیبانی کننده: ارایه خدمات به مدیران پروژه
کنترل کننده: اعمال تطابق با روش ها و استانداردهای موجود
هدایت کننده: هدایت کاری که باید انجام شود بر اساس برنامه های استراتژیک و تاکتیکی
مدیریت : مدیریت کار در پروژه ها و طرح ها
مشاوره: ارایه خدمات به عنوان بدنه مشاوره تجربی به مدیران پروژه
انبار پروژه: انبار اسناد و آموزه های پروژه های قبلی
PMO بنگاه اقتصادی: ارایه خدمات PMO به سازمان
مرکز تعالی: ایجاد استانداردها و روش ها و ارایه ابزارها
مدیریتی: مدیریت مدیران پروژه و طرح و دیگر منابع پروژه
انجام: مدیریت پروژه ها و طرح ها
و در نهایت ویرایش پنجم PMBOK دسته بندی خود در مورد PMO ها را ارایه داده است.
پشتیبانی کننده: ایفای نقش مشورتی به پروژه با فراهم کردن قالب ها، بهترین نمونه ها، آموزش، دسترسی به اطلاعات و درس آموزه های پروژه های قبلی
کنترل کردن: ارایه پشتیبانی و درخواست سازگاری توسط ابزارهای متفاوت
هدایت کننده: کنترل کردن پروژه با اجرای مستقیم آن
طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه PMO
بعد از اینکه نگاهی به مدل ها انداختیم، سئوال بدیهی بعدی این است: آیا استاندارد یا نمونه قابل قبولی برای ایجاد PMO وجود دارد؟ متاسفانه مدیران پروژه در مقابل این سئوال، منبع در دسترس، راهنما یا قالبی ندارد. یکی از محدود منابع در دسترس کتاب “راهنمای دفتر مدیریت پروژه کامل” است. (Hill, 2013). این کتاب بسیاری از روندها، تصمیمات و تجربیات را که می تواند به ساخت یک PMO موفق کمک کند، گردآوری کرده است. اگرچه نویسنده نسخه ای برای طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه ارایه نکرده است اما در اکثر موارد سه مرحله زیر طی شده است:
گستره PMO: خدماتی که باید PMO ارایه کند چیست؟
ذینفعان: چه کسانی از ساختار جدید بهره مند خواهند شد؟
ارزش کسب و کار: چه مقدار ارزش از طریق ایجاد PMO به سازمان افزوده خواهد شد؟
مثال: طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه برای یک شرکت حمل ونقل
یک شرکت بزرگ خصوصی حمل و نقل تصمیم به طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه (PMO دپارتمانی) برای عملیات IT گرفت. این شرکت از قبل یک PMO برای گروه مهندسی و یک ساختار نزدیک به PMO در سطح بنگاه تشکیل داده بود.
فرآیند
از یک مدیر پروژه حرفه ای برای پیاده سازی PMO بخش IT دعوت شد. چندین محدودیت وجود داشت: PMO جدید منابعی برای تخصیص نداشت، باید از قواعد و مقررات PMO بنگاه پیروی می کرد و باید طی یک سال به نتایج مورد نظر دست می یافت.
مدیر PMO دیدگاه های خود را در سه بخش تقسیم بندی کرد: یک چارچوب برای انجام پروژه، یک سری قالب ها و ابزارها برای مدیران پروژه های IT و یک مکانیزم گزارش دهی برای تبادل نتایج فرآیندها. در سال اول همه این حوزه ها به صورت موفق اجرایی شد. با این حال به دلیل عدم بهبود پروژه های IT، ذینفعان اصلی در مورد ارزش PMO مردد بودند. نهایتا وظایف PMO به تمرکز بر انجام و قابلیت های انجام پروژه تغییر کرد.
درس آموزه ها
گستره PMO:
گستره PMO پروژه های IT با اهداف دپارتمانی به خوبی تنظیم شده بود. اما خدمات اصلی شفاف نبودند و فرضیات اولیه اشتباه بودند. ایجاد یک مرکز تعالی ضروری بود اما همزمان انتظار می رفت که قابلیت های انجام نیز بهبود یابد.
مانند هر پروژه ای طرح ریزی و اجرای دفتر مدیریت پروژه با تغییر همراه است. این تغییرات باید به خوبی کنترل شوند. رهبر PMO که مانند مدیر پروژه عمل می کند، باید در مواقع ضروری تصمیم به مستند کردن تغییرات درخواستی بگیرد.
انجام بیش از حد وظایف در یک سازمان عملکرد محور، بهترین محیط برای ایجاد یک PMO دپارتمانی نیست. درجه مشخصی از آزادی ممکن است ایجاد شود اما باید به خوبی با سلسله مراتب سازمانی هماهنگ شود.
ذینفعان:
هنگامی که PMO در یک سازمان عملکرد محور تشکیل می شود، تحلیل ذینفعان باید قبل از انجام هر کاری صورت گیرد.
جدولی برای تعیین و مکتوب کردن انتظارات تهیه کنید. این انتظارات ممکن است منجر به موفقیت یا شکست PMO در مراحل اولیه ایجاد آن شود.
معیارهای موفقیت یا ضوابط اهدافی که به ذینفعان مربوط است، ابزار مهمی برای تشکیل PMO هستند.
ارزش:
ارزش می تواند سلیقه ای باشد. حتی سازمان های بالغ هم نمی توانند چارچوب ارزشی ایجاد کنند که تحت همه شرایط ۱۰۰ درصد
قابل اندازه گیری باشد. ایجاد PMO می تواند در طول زمان ارزش ایجاد کند. اما شکل گیری آن باید به گونه ای باشد که در دوره شکل گیری ایجاد ناامیدی نکند.
هنگام تعیین معیارهای ارزش، سعی کنید مواردی که برای سازمان اهمیت دارد، مشخص کنید. اگر نتایج مالی، معیارهای کلیدی هستند، هر معیار دیگری که مربوط به آن نباشد، بی فایده خواهد بود.
همه مشکلات پروژه مربوط به تشکیل PMO یا عدم وجود آن نیست.
دوره آموزشی طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه
همانطور که در بالا ذکر شد، ایجاد دفتر مدیریت پروژه در یک سازمان یا برای یک پروژه مشخص، علاوه بر مهارت های مدیریت پروژه، مهارت تغییر در سازمان را به عنوان مکمل نیاز دارد. تجربیات مربوط به تشکیل دفتر مدیریت پروژه، در شرکت ها و افراد انباشت شده است. دوره های آموزشی طرح ریزی و پیاده سازی دفتر مدیریت پروژه دسترسی به این تجربیات را ساده کرده است. این دوره توسط موسسه مدیریت پروژه آریانا، با سرفصل ها و در تاریخی که از طریق لینک زیر قابل دسترس است. برگزار می شود.
