تحلیل و مدیریت ارزش کسب شده (EVM) یک روش برای محاسبه مقدار کار واقعی انجام شده در یک پروژه است که می توان پیشرفت پروژه را با آن تخمین زد. سپس مدیر پروژه از مقدار پیشرفت انجام شده می تواند هزینه کل پروژه و زمان اتمام آن را براساس تحلیل روند یا روش های دیگر محاسبه کند.
اغلب اوقات اصطلاح “ارزش کسب شده” به عنوان “هزینه بودجه بندی شده کار انجام شده” (BCWP) تعریف می شود. این هزینه، مدیر پروژه را قادر می سازد تا شاخص های عملکرد هزینه و زمان بندی را محاسبه کرده و اطلاعاتی در مورد عملکرد واقعی پروژه نسبت به برنامه ریزی های اصلی استخراج کند. این شاخص ها برای پیش بینی و برآورد کارهای آتی پروژه توسط مدیر پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
برنامه پروژه (Project Plan) و خصوصا بیانیه گستره (Scope Statement) از زیربناهای لازم برای استفاده از روش “ارزش کسب شده” است. موسسه PMI در کتاب راهنمای PMBOK، بیانیه گستره را اینگونه تعریف می کند:
“توضیح مشروح از گستره پروژه شامل اقلام تحویلی، اهداف پروژه، فرضیات پروژه، محدودیت های پروژه و یک شرح کار که پایه ای مستند شده است و برای تصمیمات آتی پروژه و تایید یا توسعه یک فهم مشترک از گستره پروژه در میان ذینفعان به کار می رود.”
امروزه مدل های زیادی در مورد بلوغ پروژه استفاده می شود و بسیاری از شرکت ها و سازمان ها از مدل ۵ سطحی استفاده می کنند. در این مدل، سطح ۱، به معنی آشفتگی کامل است. سطح ۲ به معنی استفاده از تکنیک های ابتدایی مدیریت برخی پروژه هاست و سطح ۳ استفاده از فرآیندها و روش هایی مشخص در همه پروژه هاست. اگر سازمانی، حداقل سطح بلوغ ۳ در مدیریت پروژه را ندارد، نباید برای اجرای روش مدیریت ارزش کسب شده در سازمان تلاش کند. یک مثال می تواند اهمیت بلوغ سطح ۳ را بیشتر مشخص کند. اگر فردی بخواهد شیرجه زدن را یاد بگیرد، ابتدا پریدن از ارتفاعی نزدیک به سطح آب را تمرین می کند تا اصول شیرجه را یاد بگیرد. اما اگر فرد تازه کار از ارتفاع ده متری شیرجه بزند، زندگی خود را به خطر خواهد انداخت. به همین ترتیب اگر سازمانی سطح بلوغ ۳ مدیریت پروژه را ندارد، استفاده از روش مدیریت ارزش کسب شده منجر به شکست پروژه خواهد شد.در ادامه برخی از الزامات پیاده سازی روش مدیریت ارزش کسب شده آمده است:
الزامات پروژه
یک پروژه برای حل یک مشکل یا استفاده از یک فرصت مشخص، اجرایی می شود. بنابراین هر پروژه یک هدف تعیین شده دارد. چه چیزی ایجاد خواهد شد؟ و توسط کاربر به عنوان نتیجه انجام پروژه، مورد استفاده قرار خواهد گرفت؟
متاسفانه اغلب مشتری یا کارفرما یک پروژه را شروع میکند و تیم پروژه به سرعت شروع به کار می کنند. برای مثال کارفرما از یک تیم پروژه می خواهد تا یک دستگاه تصفیه کننده را با هدف کاهش آلاینده ها و تطابق با استانداردهای زیست محیطی، طراحی و نصب کند. تیم پروژه سریعا طراحی تجهیزات، سازه های نگهدارنده و شبکه لوله ها را شروع می کنند، بدون پرسیدن این سئوال مهم که “آیا این تجهیزات واقعا مشکل را حل خواهند کرد؟”
در اینجا مساله کاهش آلاینده ها مد نظر بود و کارفرما قبلا چگونگی حل آن را یعنی استفاده از تصفیه کننده، انتخاب کرده بود. این انتخاب ممکن است منجر به حل مساله نشود زیرا در الزامات پروژه، آلاینده ها و سطح غلظت آن ها مشخص نشده است.
عدم تعیین الزامات یک مساله اساسی و البته ظریف است و چگونگی مطرح کردن آن با کارفرما یا مشتری اهمیت دارد. بنابراین برای انجام موفق پروژه لازم است که تیم پروژه به مشتری در مستند کردن الزامات پروژه کمک کند. برخی افراد ممکن است عقیده داشته باشند که نقش تیم پروژه، برآورده کردن الزامات تعیین شده توسط مشتری است. اما باید در نظر داشت که هیچ کس در مورد یک پروژه بد، خوب قضاوت نخواهد کرد. پروژه بد یک نتیجه محتمل از انجام پروژه بدون مستند کردن الزامات آن است.
ساختار شکست پروژه
ساختار شکست پروژه (WBS)، یک سند کلیدی پروژه است. بدون داشتن یک WBS کامل، برنامه زمان بندی و بودجه، به طور دقیق نشان دهنده کارهایی نیستند که منجر به اتمام موفق پروژه شود. یک روش خوب این است که در پاسخ به RFP، شرح خدمات و WBS پروژه در مستندات گنجانده شود. متاسفانه آنچه دیده می شود یک شرح طولانی از مواردی است که خدمات دهنده باید برای مشتری انجام دهد. این شرح کارها مفید است اما از آن مهمتر WBS است.
فرآیند مدیریت تغییر
مدیریت تغییر باید در برنامه پروژه لحاظ شده و شامل روش حل و فصل تغییرات گستره، فرم های ثبت و ارزیابیِ درخواست تغییرات، بررسی و تایید فرآیند تغییرات و فرآیند تضمینِ گنجانده شدن تغییرات در برنامه فعلی پروژه باشد تا محاسبات ارزش کسب شده همچنان معنا دار باشد.
دومین مشکل بالقوه مربوط به تغییراتی است که شناسایی نشده اند. این مساله مثلا می تواند مربوط به اعضای تیم طراحی باشد که تصمیم می گیرند که آیتم هایی را برای بهبود محصول نهایی اضافه کنند و نمی دانند که زمان و هزینه پروژه با این کار، افزایش پیدا خواهد کرد. راه حل این مساله این است که مدیر پروژه با تیم طراحی صحبت کند و به آن ها بگوید که این کار چگونه گستره پروژه را تغییر خواهد داد.
سیستم های جمع آوری هزینه
به کارگیری روش ارزش کسب شده بدون به دست آوردن هزینه های واقعی پروژه ممکن نخواهد بود. در شرکت هایی که چندین سیستم هزینه ای دارند، جمع آوری و گزارش هزینه های پروژه را سخت می شود. یک محدودیت سیستم های هزینه این است که آن ها تنها فاکتورهای دریافت شده یا پرداخت شده را به عنوان هزینه واقعی نشان می دهند. هر کاری که قرارداد آن بسته شده و هر کالای خریداری شده فاکتورهایی دارد که با تاخیری یک ماهه و بیشتر نسبت به زمان انجام کار وارد سیستم می شود. بنابراین اطلاعات سیستم های هزینه برای محاسبات و مدیریت ارزش کسب شده ممکن است گمراه کننده باشد. برای حل این مشکل، از یک ستون “هزینه های واقعی تنظیم شده” برای هزینه های واقعی گزارش شده (AC) می توان استفاده کرد. این ستون، هزینه های واقعی پروژه را از سیستم هزینه استخراج کرده و با تخمینی از فاکتورهای ثبت نشده برای کارهای انجام شده جمع می شود. برنامه پروژه باید شامل روشی برای گزارش کردن هزینه ها باشد. این روش شامل بازه های گزارش دهی هزینه ها و چگونگی برآورد و گزارش دهی “هزینه های تنظیم شده” باید باشد.
استانداردهای مدیریت ارزش کسب شده
در سال ۱۹۶۷، وزارت دفاع آمریکا با استفاده از تجربیات نیروی هوایی آن کشور، ضوابط سیستم کنترل زمان بندی/هزینه (C/SCSC) را منتشر کرد که شامل ۳۵ ضابطه در مورد سیستم های کنترل مدیریت قرارداد برای قراردادهای هزینه ای بود. C/SCSC معمولا به ارزش کسب شده بر می گردد اما روش مدیریت ارزش کسب شده یکی از چندین تکنیک گنجانده شده در این ضوابط است.
در سال ۱۹۹۵، انجمن صنعتی دفاع ملی آمریکا، این ضوابط را بازنویسی کرد و در سال ۱۹۹۸ استاندارد ANSI/EIA 748 برای استفاده در همه پروژه های وزارت دفاع آن کشور تایید شد. مطالعه این استاندارد به درک بهتر از پیاده سازی روش ارزش کسب شده در پروژه ها کمک می کند. این استاندارد شامل ضوابط سیستم مدیریت ارزش کسب شده نیز می شود.
ویرایش دوم استاندارد و چارچوب عملی “مدیریت ارزش کسب شده” توسط موسسه مدیریت پروژه PMI در سال ۲۰۱۱ منتشر شده است. این استاندارد بر اساس این اصل است که الگوها و روندهای گذشته می تواند نشان دهنده شرایط آینده باشد.
موسسه مدیریت پروژه آریانا، دوره آموزشی مدیریت هزینه پروژه به روش مدیریت ارزش کسب شده را با هدف آشنا کردن مدیران پروژه با روش های مدیریت هزینه و روش مدیریت ارزش کسب شده به عنوان یکی از کارآمدترین روش ها، برگزار می کند.
