مدیران پروژه بد، اغلب به صورت ناخوداگاه و با حسن نیت تمام، فرهنگی پر از استرس، سردرگمی و پسرفت را در پروژه ایجاد می‌کنند.
در این مقاله، فهرستی از هشت رفتاری که بین همه مدیران پروژه بد رواج دارد را بررسی می‌کنیم و در نهایت به دنبال راه و روشی برای کاهش این رفتارهای ناسالم در پروژه می‌گردیم.
اما این 8 ویژگی ناسالم در مدیران پروژه کدام است؟
-
مدیران پروژه بد، شیفته جلسات طولانی و مکرر هستند!
برخی از مدیران پروژه اعضای تیم خود را در با جلسات مکرر و غیر ضروری کلافه می‌کنند. اغلب به جای این جلسات، روش‌های بهتری برای حل‌وفصل امور وجود دارد. این رفتار منجر به ناامیدی افرادی در تیم می‌شود که در تلاش برای تکمیل پروژه خود هستند.
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ در صورت امکان جلسات تکراری را حذف کنید. سعی کنید از طریق ارائه گزارش‌های هفتگی افراد تیم را از وضعیت پیشرفت پروژه مطلع نگه دارید. کافی است از خود بپرسید: آیا راه دیگری برای رسیدگی به موضوع جلسه وجود دارد؟ یک تماس کنفرانسی سریع، یک ایمیل یا حتی یک جلسه ایستاده سریع!
-
مدیران پروژه بد از حجم بالای مستندات لذت می‌برند!
مدیران پروژه بد به خاطر انبوهی از اسناد (که هیچ‌کس آن‌ها را نمی‌خواند) بدنام هستند.
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ موارد را به طور خلاصه مستند کنید. اگر دلیل موجهی برای نگارش یک سند طولانی وجود دارد، سعی کنید حتماً یک خلاصه مدیریتی هم به آن اضافه کنید که به افراد امکان می‌دهد مهم‌ترین نکات را به طور مستقیم، صریح، شفاف و کوتاه درک کنند.
-
مدیران پروژه بد اغلب به صداقت متعهد نیستند!
و البته به محض اینکه اعتماد بین افراد رنگ می‌بازد، کار تیمی و رشد جمعی متوقف می‌شود .
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ استیون کاوی در کتاب خود با نام سرعت اعتماد اذعان دارد که اعتماد از طریق دو چیز ایجاد می‌شود: 1) انگیزه‌های خوب، و 2) انجام آنچه وعده داده‌اید. اگر انگیزه‌های خوبی داشته باشید اما موفق به انجام آن نشوید، اعتماد مردم به شما از دست خواهد رفت. علاوه بر این، اگر به وعده‌هایتان عمل می‌کنید اما نیت خوبی ندارید، باز هم اعضای تیم و سهامداران به شما اعتماد نخواهند کرد. بنابراین، باید مطمئن شوید که انگیزه‌های شما درست است و سپس سعی کنید آنچه را که می‌گویید انجام دهید!
-
مدیران پروژه بد، به جای تمرکز بر تیم، سعی می‌کنند خودشان را تبلیغ کنند!
هیچ چیز برای اعضای تیم بدتر از این نیست که با مدیری کار کنند که به طور مداوم خود را تبلیغ می کند و درعین‌حال اعتبار کمی به تیم می‌دهد. فروتنی چیزی نیست که به راحتی جبران شود.
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ از یک مربی و کوچ مورد اعتماد بخواهید که به شما کمک کند تا بر این مشکل غلبه کنید. به دنبال راه‌هایی برای قدردانی و تشکر از اعضای تیم برای جبران زحمات آن‌ها باشید. در شرایط بغرنج این شما هستید که به عنوان مدیر پروژه باید مسئولیت را برعهده بگیرید و چاره‌ای بیندیشید. در واقع شکست پروژه برای شما و موفقتیش برای همه است!
-
مدیران پروژه بد، شنوندگان خوبی نیستند!
مدیران پروژه بزرگ می‌دانند چگونه به دیگران گوش دهند. رهبران واقعی به‌جای قطع کردن صحبت دیگران برای بیان یک نکته، به‌قصد عمیق شدن و درک دیدگاه افراد سکوت می‌کنند.
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ بیشتر روی فردی که صحبت می‌کند تمرکز کنید. ارتباط چشمی خوبی برقرار کنید و سؤالاتتان را به‌گونه‌ای طراحی کنید که نشان‌دهنده همدلی و درک درست شما از موضوع مورد بحث باشد.
-
مدیران پروژه بد در تفویض اختیار ضعیف عمل می‌کنند!
مدیران پروژه ضعیف دوست دارند همه کارها را خودشان انجام دهند و مسئله دقیقاً همینجاست. یعنی اگر تفویضی هم اتفاق بیفتد، انتظارات، اختیارات و مسئولیت‌ها در هاله‌ای از ابهام می‌ماند.
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ برای تفویض اختیار برنامه‌ریزی کنید. سپس، آنچه را که تفویض می‌کنید، سطح اختیارات داده شده، تاریخ‌های سررسید و نتایج مورد انتظار را با افراد در میان بگذارید. به اعضای تیم خود اطمینان دهید که برای بحث در مورد مسائل و ارائه پشتیبانی در دسترس هستید.
-
مدیران پروژه بد اغلب در مهارتهای تسهیل گری ضعیف هستند!
شاید شما هم مدیرانی را دیده باشید که جلسات را به جای تسهیلگری، کارگردانی می‌کنند و به ندرت از دیگران نظر و ایده می‌خواهند.
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ جلسات خود را با یک دستور کار و سؤال روشن برنامه‌ریزی کنید تا تیم درگیر شود. در طی جلسه به دیگران زمان دهید تا فکر کنند و پاسخ دهند. وقتی افراد پاسخ می‌دهند، آن‌ها را تأیید کنید و به دنبال راهی برای هم‌افزایی باشید.
-
مدیران پروژه بد، به جای برخورد با افرادی با عملکرد ضعیف، سکوت می‌کنند!
یکی دیگر از عوامل بی‌انگیزگی افراد، زمانی است که مدیران پروژه در مقابله و حل مسائل عملکردی افراد ضعیف در تیم شکست می‌خورند. این‌ها افرادی در تیم هستند که به ندرت وظایف خود را به موقع انجام می‌دهند و همیشه بهانه‌ای دارند.
برای حل این مشکل چه باید کرد؟ در عین همدلی ضریح باشید و اجازه دهید بین افرادی با عملکرد بالا و افراد ضعیف تفاوتی وجود داشته باشد!
