مقدمه
موسسه مدیریت پروژه (PMI) برای مدیران پروژه، مجوزی حرفهای تحت عنوان مدیریت حرفهای پروژه (PMP) ارائه میدهد. فرایندهای توسعه آزمون صدور گواهینامه حرفهای PMI نسبت به سایر روشهای توسعه آزمون صدور گواهینامه مدیریت پروژه متمایز است. موسسه PMI فرایند خود را متناسب با بهترین شیوههای صنعت صدور گواهینامه مانند مواردی که در استانداردهای آزمون آموزشی و روانشناختی موجود است، تنظیم میکند. گواهینامه PMP همچنین در قیاس با استاندارد بینالمللی و شناخته شده ISO 17024 معتبر است.[1]
یکی از مولفههای اصلی این فرآیند عبارت است از این که سازمانهای مایل به ارائه آزمونهای معتبر و حرفهای، جهت به کارگیری یک مطالعه تعیین نقش (RDS) یا تحلیل وظایف شغلی (JTA) به عنوان مبنای ایجاد آزمون مورد استفاده قرار میگیرند. این فرایند از دانش و دستورالعملهای وظیفه محور برای ارزیابی صلاحیت افراد و تعیین سطح برجستگی، حساسیت و کثرت هر یک از دانشها، وظایف و مهارتهای مورد نیاز برای اجرای استانداردی به وسعت کل صنعت در نقش یک مدیر پروژه استفاده میکند.
موسسه PMI در به روزرسانی امسال آزمون PMP یک مطالعه تحقیقات بازاری جهت تجزیه و تحلیل عملکرد جهانی انجام داد و تعدادی از روندهای حرفهای را که قبلا در آزمون PMP پوشش داده نشده بودند، ایجاد کرد. این روندها به عنوان ورودی در تحلیل وظایف شغلی و اطمینان از اعتبار آزمون PMP استفاده شد. اعتبار سنجی در حقیقت اطمینان میدهد که نتیجه آزمون، اندازهگیری و ارزیابی مناسبی از دانش و مهارتهای خاص مورد نیاز برای فعالیت به عنوان یک متخصص مدیریت پروژه میباشد. بنابراین تجزیه و تحلیل وظایف شغلی اندازهگیری معتبر تمام عناصر مدیریت حرفهای پروژه در هر آزمون را تضمین میکند.
دارندگان گواهینامه PMP میتوانند اطمینان داشته باشند که گواهینامه حرفهای آنها مطابق با بهترین روشهای توسعه آزمون و براساس نظرات متخصصانی که این استانداردها را راهاندازی کردهاند، تهیه شده است.
آزمون PMP بخشی حیاتی از فعالیتهایی است که منجر به گرفتن گواهینامه حرفهای میشود، بنابراین ضروری است که این آزمون منعکسکننده دقیق عملکردهای یک متخصص مدیریت پروژه باشد. تمام سوالات آزمون توسط دارندگان گواهینامه PMP واجد شرایط نوشته شده و به طور گسترده مورد بررسی قرار گرفته و حدأقل به دو منبع علمی ارجاع داده شده است. برای اطمینان از وجود تعداد مناسبی از سوالات برای یک آزمون معتبر، این سوالات با طرح کلی منابع آزمون PMP ترسیم میشوند.
موسسه PMI پاسخنامه آلپاین را برای توسعه طرح کلی محتوای آزمون PMP حفظ کرد. پاسخنامه آلپاین راهحلهای سنجش روان و توسعه آزمون برای برنامههای اعتبارسنجی و آموزشی ارائه میدهد.
سرانجام، تفاوتهای محسوسی بین نسخه به روز شده رئوس مطالب آزمون PMP و نسخه ششم راهنمای مجموعه مدیریت پروژه دانش (PMBOK® Guide) وجود دارد. اگرچه برخی اشتراکات وجود دارد اما توجه به این نکته ضروری است که نیروهای داوطلب شرح داده شده در مطالعه پیشین به راهنمای PMBOK محدود نمیشوند. اعضای گروه، موظفند به طرح وظایف مهم شغلی افرادی که پروژهها را بر اساس تجربه و منابع مربوطه هدایت میکنند.
[1] به طور مشترک توسط انجمن تحقیقات آموزش آمریکا، شورای ملی سنجش آموزش و انجمن روانشناسی آمریکا منتشر شده است. گواهینامه PMP همچنین توسط موسسه استاندارد ملی آمریکا (ANSI) در قیاس با استاندارد بینالمللی و مشهور ISO / IEC 17024معتبر شناخته شده است.
نکته مهم: تحقیق انجام شده در تحلیل وظایف شغلی تأیید کرد که متخصصان امروزی مدیریت پروژه در محیطهای مختلف پروژه کار کرده و از رویکردهای مختلف پروژه استفاده میکنند. بر این اساس گواهینامه PMP بازتابی از این امر خواهد بود و رویکردهایی را در طیف ارائه ارزش دربرخواهد گرفت. حدود نیمی از آزمون نشاندهنده رویکردهای پیشبینیکننده مدیریت پروژه و نیمی دیگر نمایانگر رویکردهای چابک یا ترکیبی است. رویکردهای پیشبینی، چابک و ترکیبی در سراسر سه دامنه ذکر شده در بالا یافت شده و به هیچ دامنه یا وظیفه خاصی اختصاص ندارد.
رئوس مطالب آزمون
جدول زیر نسبت سوالات هر دامنه در امتحان را نمایش میدهد.
دامنه | درصد در آزمون |
افراد | 42% |
فرایند | 50% |
محیط کسب و کار | 8% |
مجموع | 100% |
دامنهها، وظایف و فعالکنندهها
در این نوشته شما یک ساختار به روز شده از رئوس مطالب آزمون PMP خواهید یافت. بر اساس بازخورد مشتریان و ذینفعان، موسسه PMI بر روی سادهسازی قالب کار کرده تا فهم و تفسیر رئوس مطالب آزمون PMP راحتتر باشد.
در صفحات آتی دامنهها، وظایف و فعالکنندههای تعریف شده توسط مطالعه تعیین نقش مشاهده خواهید کرد.
- دامنه: به عنوان حوزه سطح بالا از دانش تعریف میشود که برای فعالیت مدیریت پروژه ضروری است.
- وظایف: مسئولیتهای اساسی مدیر پروژه در هر دامنه.
- فعالکنندهها: نمونههای گویای کار مرتبط با وظیفه. توجه داشته باشید که به معنای این نیست که فعالکنندهها یک لیست جامع هستند بلکه چند مثال برای کمک به نمایش آنچه وظیفه دربردارد ارائه میدهند.
در زیر مثالی از ساختار جدید وظیفه ارائه شده است:
بیان وظیفه تعارض را مدیریت کنید.
منشأ و سطح درگیری را تعیین کنید.
فعالکنندهها زمینه درگیری را تحلیل کنید.
راهحل مناسب رفع تعارض را ارزیابی / توصیه / اجرا کنید.
دامنه 1 | افراد – 42% |
وظیفه 1 | تعارض را مدیریت کنید.
· منشأ و سطح درگیری را تعیین کنید. · زمینه درگیری را تحلیل کنید. · راهحل مناسب رفع تعارض را ارزیابی / توصیه / اجرا کنید. |
وظیفه 2 | یک تیم را رهبری کنید.
· یک چشم انداز و مأموریت شفاف تعیین کنید. · از تنوع و تکثر پشتیبانی کنید (مانند انواع رفتار و روند فکری). · رهبری خدمتگزارانه را ارج نهید (مثلا اصول رهبری خدمتگزار را به تیم ارتباط دهید). · سبک رهبری مناسب را تعیین کنید (مانند رهنمود و دعوت به مشارکت). · اعضای تیم / ذینفعان را تحریک کرده و انگیزه ببخشید (مانند قرارداد تیمی، قرارداد اجتماعی و سیستم پاداش). · تأثیر اعضای تیم و سهامداران را تحلیل کنید. · میان گزینههای مختلف برای هدایت اعضای مختلف تیم و سهامداران تمایز قائل شوید. |
وظیفه 3 | از عملکرد تیم حمایت کنید.
· عملکرد اعضای تیم را در قیاس با شاخصهای کلیدی عملکرد ارزیابی نمایید. · رشد و توسعه اعضای تیم را حمایت و شناسایی کنید. · رویکرد بازخورد مناسب را تعیین کنید. · بهبود عملکرد را تصدیق نمایید. |
وظیفه 4 | اعضای تیم و ذینفعان را توانمند کنید.
· تیم را حول نقاط قوتاش سازماندهی کنید. · از مسئولیتپذیری تیم پشتیبانی کنید. · ظهور و بروز پاسخگویی نسبت به وظیفه را ارزیابی کنید. · سطوحی از اختیارات تصمیمگیری را تعیین و اعطا کنید. |
وظیفه 5 | اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم / ذینفعان به اندازه کافی آموزش دیدهاند.
· صلاحیتها و عناصر لازم برای آموزش را تعیین کنید. · گزینههای آموزش را بر اساس نیازهای آموزشی تعیین کنید. · منابع را برای آموزش اختصاص دهید. · خروجیهای آموزش را اندازهگیری کنید. |
وظیفه 6 | یک تیم بسازید.
· مهارت ذینفعان را ارزیابی کنید. · نیاز به منابع در پروژه را کم کنید. · پیوسته مهارتهای تیمی برای برآورده سازی نیازهای پروژه را ارزیابی و تجدید کنید. · انتقال دانش در تیم را حفظ کنید. |
وظیفه 7 | موانع راه تیم را شناسایی و برطرف کنید.
· موانع حساس تیم را تعیین کنید. · موانع حساس را برای تیم اولویتبندی کنید. · از شبکه برای پیادهسازی راهحلهایی جهت از میان برداشتن موانع تیم استفاده کنید. · برای اطمینان از شناسایی موانع تیم، مرتبا ارزیابی کنید. |
وظیفه 8 | درباره قراردادهای پروژه مذاکره کنید.
· مرزهای مذاکره برای قرارداد را تحلیل کنید. · اولویتها و اهداف نهایی را تعیین و ارزیابی کنید. · تحقق اهداف قرارداد پروژه را راستیآزمایی کنید. · در مذاکرات قرارداد شرکت کنید. · یک استراتژی برای مذاکره تعیین کنید. |
وظیفه 9 | با ذینفعان همکاری کنید.
· نیازهای مشارکت سهامداران را ارزیابی کنید. · تناسب نیازهای ذینفعان، انتظارات و اهداف پروژه را بهینه کنید. · اعتماد و نفوذ در ذینفعان برای تحقق اهداف پروژه |
وظیفه 10 | درک مشترک ایجاد کنید.
· برای شناسایی علت ریشهای سوء تفاهم، وضعیت را تجزیه و تحلیل کنید. · از همه طرفهای مورد نیاز برای رسیدن به اجماع، نظرخواهی کنید. · از نتیجه توافق طرفین پشتیبانی کنید. · سوء تفاهمات احتمالی را بررسی کنید. |
وظیفه 11 | تیمهای مجازی را مشارکت داده و پشتیبانی کنید.
· نیازهای اعضای تیم مجازی را بررسی کنید (مانند محیط، جغرافیا، فرهنگ و …). · گزینههای دیگر برای تعامل اعضای تیم مجازی را بررسی کنید (مانند ابزارهای ارتباطی). · گزینههایی برای تعامل اعضای تیم مجازی پیادهسازی کنید. · به طور مداوم اثر بخشی تعامل اعضای تیم مجازی را ارزیابی کنید. |
وظیفه 12 | قوانین پایهای تیم را تعریف کنید.
· اصول سازمانی را با تیم و ذینفعان خارجی به اشتراک بگذارید. · محیطی را ایجاد کنید که پیروی از قوانین اساسی را تقویت کند. · نقض قوانین اساسی را مدیریت و اصلاح کنید. |
وظیفه 13 | ذینفعان مرتبط را راهنمایی کنید.
· زمانی برای راهنمایی اختصاص دهید. · فرصتهای راهنمایی را شناسایی و اجرا کنید. |
وظیفه 14 | عملکرد تیم را به کمک هوش هیجانی ارتقاء دهید.
· رفتار را از طریق استفاده از شاخصهای شخصیتی ارزیابی کنید. · شاخصهای شخصیتی را تحلیل و با نیازهای عاطفی ذینفعان اصلی پروژه سازگار کنید. |
دامنه 2 | فرایند – 50% |
وظیفه 1 | پروژه را با فوریت لازم برای ارائه ارزش تجاری اجرا کنید.
· فرصتها را برای تحویل تدریجی ارزش ارزیابی کنید. · ارزش تجاری را در طول پروژه بررسی کنید. · تیم را برای تقسیم وظایف پروژه در صورت لزوم برای دستیابی به حدأقل محصول مناسب پشتیبانی کنید. |
وظیفه 2 | ارتباطات را مدیریت کنید.
· نیازهای ارتباطی تمامی سهامداران را تحلیل کنید. · روشها، کانالها، فراوانی و سطح جزئیات ارتباطی برای همه سهامداران را تعیین کنید. · اطلاعات پروژه و به روز رسانیها را به نحوی موثر به اشتراک بگذارید. · مطمئن شوید که ارتباط درک شده و بازخورد دریافت گردیده است. |
وظیفه 3 | ریسکها را ارزیابی و مدیریت کنید.
· گزینههای مدیریت ریسک را تعیین کنید. · ریسکها را با روش تکرار ارزیابی و اولویتبندی کنید. |
وظیفه 4 | ذینفعان را درگیر کنید.
· ذینفعان را تحلیل کنید (مانند شبکه توانمندی، نفوذ و اثرگذاری). · ذینفعان را دستهبندی کنید. · ذینفعان را بر اساس طبقهبندی درگیر کنید. · یک استراتژی برای مشارکت ذینفعان توسعه داده، اجرا و اعتبارسنجی کنید. |
وظیفه 5 | بودجه و منابع را برنامهریزی و مدیریت کنید.
· نیازهای مرتبط با بودجه را بر اساس حوزه پروژه و درسهای آموخته شده از پروژههای گذشته برآورد کنید. · چالشهای آینده بودجه را پیشبینی کنید. · تغییرات بودجه را رصد کنید و برای تنظیم آن در صورت لزوم با روند دولتی کار کنید. · منابع را برنامهریزی و مدیریت کنید. |
وظیفه 6 | جدول زمانی را برنامهریزی و مدیریت کنید.
· وظایف پروژه را برآورد کنید (نقاط عطف و وابستگیها). · از معیارها و دادههای تاریخی استفاده کنید. · جدول زمانی را بر اساس روششناسی تهیه کنید. · پیشرفت مداوم را براساس روششناسی اندازهگیری کنید. · بر اساس روششناسی، جدول زمانی را در صورت لزوم اصلاح کنید. · با سایر پروژهها و سایر عملیات هماهنگ شوید. |
وظیفه 7 | کیفیت محصولات را برنامهریزی و مدیریت کنید.
· استاندارد کیفیت مورد نیاز برای تحویلدادنیهای پروژه را تعیین کنید. · گزینههای بهبود را براساس شکافهای کیفیت پیشنهاد دهید. · به طور مداوم کیفیت تحویلدادنیهای پروژه را بررسی کنید. |
وظیفه 8 | قلمرو پروژه را برنامهریزی و مدیریت کنید.
· الزامات را تعیین و اولویتبندی کنید. · قلمرو پروژه را بشکنید (مانند WBS و موارد عقب مانده). · قلمرو پروژه را رصد و اعتبارسنجی کنید. |
وظیفه 9 | فعالیتهای طرحریزی پروژه را یکپارچه کنید.
· برنامه فازها / پروژهها را تلفیق کنید. · برنامه های تلفیقی پروژه را نسبت به وابستگیها، شکافها و ارزش ادامه کار ارزیابی کنید. · دادههای جمعآوری شده را تحلیل کنید. · دادهها را برای تصمیمگیری آگاهانه پروژه جمعآوری و تحلیل کنید. · نیازهای اطلاعاتی حساس را تعیین کنید. |
وظیفه 10 | تغییرات پروژه را مدیریت کنید.
· نیاز به تغییر را پیشبینی کرده و بپذیرید (مثلا روشهای مدیریت تغییر را دنبال کنید). · استراتژی کنترل تغییرات را تعیین کنید. · استراتژی مدیریت تغییر را مطابق روششناسی اجرا کنید. · برای پیشبرد پروژه، یک پاسخ به تغییر تعیین کنید. |
وظیفه 11 | تدارکات را برنامهریزی و مدیریت کنید.
· الزامات و نیازهای منابع را تعریف کنید. · در مورد الزامات منابع گفتگو کنید. · تأمینکنندگان / قراردادها را مدیریت کنید. · استراتژی تدارکات را برنامهریزی و مدیریت کنید. · یک راهحل برای تحویل توسعه دهید. |
وظیفه 12 | مصنوعات پروژه را مدیریت کنید.
· الزامات مدیریت مصنوعات پروژه را تعیین کنید (چه چیز، چه زمانی، کجا، چه کس و …). · تصدیق کنید که اطلاعات پروژه به روز بوده و در دسترس همه ذینفعان هستند (مثل کنترل نسخه). · به طور مداوم اثربخشی مدیریت مصنوعات پروژه را ارزیابی کنید. |
وظیفه 13 | روششناسی / روش های مناسب پروژه را تعیین کنید.
· نیاز ، پیچیدگی و اندازه پروژه را ارزیابی کنید. · استراتژی اجرای پروژه را پیشنهاد دهید (مانند پیمانکاری و امور مالی). · یک روششناسی / رویکرد پروژه پیشنهاد دهید (مثل پیشبینپذیر، چابک و ترکیبی). · از روشهای تکراری و تکاملی در طول چرخه عمر پروژه استفاده کنید (مانند درسهای آموخته شده، مشارکت سهامداران و ریسک). |
وظیفه 14 | ساختار اداره پروژه را ایجاد کنید.
· حاکمیت مناسبی برای پروژه تعیین کنید (مانند تکرار حاکمیت سازمانی). · مسیرها و آستانههای تغییر مقیاس را تعریف کنید. |
وظیفه 15 | مسائل پروژه را مدیریت کنید.
· تشخیص دهید چه زمانی یک ریسک مسئلهساز میشود. · با اقدام بهینه برای دستیابی به موفقیت پروژه با مسئله مقابله کنید. · با ذینفعان مرتبط در مورد رویکرد حل مسائل همکاری کنید. |
وظیفه 16 | از انتقال دانش برای تداوم پروژه اطمینان حاصل کنید.
· درباره مسئولیتهای پروژه در تیم بحث کنید. · انتظارات مربوط به محیط کار را مشخص کنید. · رویکرد انتقال دانش را تأیید کنید. |
وظیفه 17 | خاتمه یا انتقال فاز / پروژه را برنامهریزی و مدیریت کنید.
· معیارهای اتمام موفقیتآمیز پروژه یا فاز را تعیین کنید. · آمادگی انتقال را اعتبارسنجی کنید (مثلا به تیم عملیاتی یا مرحله بعدی). · اقدامات خاتمه دادن به پروژه یا فاز را انجام دهید (مانند درسهای نهایی آموخته شده، گذشتهنگر، تدارکات و منابع مالی). |
فاز 3 | محیط کسب و کار – 8% |
وظیفه 1 | انطباق پروژه را برنامهریزی و مدیریت کنید.
· الزامات انطباق پروژه را تأیید کنید (مانند امنیت، سلامتی و ایمنی، انطباق مقررات). · دستههای انطباق را طبقهبندی کنید. · تهدیدهای بالقوه برای انطباق را تعیین کنید. · از روشهایی برای پشتیبانی از انطباق استفاده کنید. · عواقب عدم انطباق را تحلیل کنید. · رویکرد و اقدام ضروری برای شناسایی نیازهای انطباق را تعیین کنید (مثل ریسک، قانون). · میزان انطباق پروژه را اندازهگیری کنید. |
وظیفه 2 | مزایا و ارزش پروژه را ارزیابی و ارائه کنید.
· تشخیص مزایا را بررسی کنید. · بر سند مالکیت برای تحقق منافع مستمر توافق کنید. · سیستم اندازهگیری برای پیگیری مزایا را اعتبارسنجی کنید. · گزینههای ارائه را برای نمایش ارزش ارزیابی کنید. · ذینفعان پیشرفت ارزش را برآورد کنید. |
وظیفه 3 | تغییرات محیط کسب و کار خارجی را از حیث تأثیر بر قلمرو پروژه ارزیابی کنید.
· تغییرات در محیط کسب و کار خارجی را بررسی کنید (مانند مقررات، فناوری و بازار). · تأثیر بر روی قلمرو / عقبماندگی پروژه را بر اساس تغییرات در محیط کسب و کار خارجی ارزیابی و اولویتبندی کنید. · گزینههایی را برای تغییرات قلمرو / عقبماندگی پیشنهاد دهید (مانند جدول زمانی و تغییرات هزینه). · به طور مداوم محیط کسب و کار خارجی را به جهت تأثیر بر قلمرو / عقبماندگی پروژه بررسی کنید. |
وظیفه 4 | از تغییر سازمانی حمایت کنید.
· فرهنگ سازمانی را ارزیابی کنید. · تأثیر تغییر سازمانی در پروژه را ارزیابی نموده و اقدامات لازم را تعیین کنید. · تأثیر پروژه بر سازمان را ارزیابی نموده و اقدامات لازم را تعیین کنید. |
انواع موارد جدید (نمونه سوالات آزمون)
هر فرآیند را در طی مدیریت ذینفعان پروژه با گروه فرآیند مرتبط با آن مطابقت دهید. (فرایند صحیح را به خانه زرد بکشید. توجه داشته باشید که از همه گروههای فرآیند استفاده نمیشود.)
سوالات را بکشید و رها کنید.
آزمون PMP برای سوالات مربوط به تعاریف و ترتیب فرایند، ممکن است شامل مواردی باشد که از یک سوال کشیدن و رها کردن استفاده میکند. در این نمونه اولیه، افراد فرایند را برای مطابقت با گروه فرایند مربوطه میکشند.
روی ناحیهای که هزینه بیشترین افزایش را دارد کلیک کنید.
سوالات نقاط داغ
نمونه اولیه بعدی را سوال نقاط داغ مینامند. از داوطلبان خواسته میشود با توجه به گرافیک با استفاده از محاسبات خود نقاط داده خاص را تخمین بزنند.
سناریوی ریسکی که حالتی خاص را توصیف میکند.
با توجه به ریسک موجود ثبت شده و سناریوی توصیف شده، مدیر پروژه کدام ورودی را باید ویرایش کند؟ (شماره شناسه صحیح را در کادر متنی وارد کنید).
سوالات نقاط داغ
نمونه اولیه بعدی را سوال نقاط داغ مینامند. از داوطلبان خواسته میشود با توجه به گرافیک و با استفاده از محاسبات خود نقاط داده خاص را تخمین بزنند.
در آزمون رایانهای PMP سوالات کشیدن و رها کردن و نقاط داغ، هم در مراکز آزمون و هم از طریق نظارت آنلاین در دسترس خواهد بود.