کنترل اسناد و مدارک مهندسی پروژه با DDC و Access: رویکردی کارآمد برای سازمان‌دهی اطلاعات
مقدمه
در پروژه‌های مهندسی، مدیریت اسناد و
مدارک یکی از مهم‌ترین چالش‌ها است. حجم زیاد اطلاعات، نیاز به بازیابی سریع و دقیق و هماهنگی بین تیم‌های مختلف
، اهمیت یک سیستم کنترل اسناد کارآمد را برجسته می‌سازد. دو روش مهم برای مدیریت و کنترل اسناد، سیستم دسته‌بندی دهدهی دیویی (DDC) و پایگاه داده Access هستند.
در این مقاله، به بررسی این روش‌ها و مزایای استفاده از آن‌ها در مدیریت اطلاعات مهندسی می‌پردازیم. همچنین، نحوه‌ی ترکیب این دو رویکرد برای ایجاد یک سیستم بهینه و کارآمد بررسی خواهد شد.
اهمیت مدیریت اسناد در پروژه‌های مهندسی
افزایش کارایی و بهره‌وری
مدیریت بهینه‌ی اسناد باعث افزایش سرعت دسترسی به اطلاعات، کاهش زمان جست‌وجو و بهبود روند اجرای پروژه‌ها می‌شود. پروژه‌های مهندسی معمولاً شامل مجموعه‌ای از مدارک، نقشه‌ها، گزارش‌ها و اسناد فنی هستند که نیازمند یک سیستم سازمان‌دهی شده برای دستیابی آسان به آن‌ها می‌باشند.
به‌عنوان‌مثال، در یک پروژه‌ی ساخت‌وساز، اگر تیم مهندسی به‌راحتی به جدیدترین نسخه‌ی نقشه‌ها دسترسی داشته باشد، مشکلات ناشی از استفاده از نسخه‌های قدیمی به حداقل می‌رسد و بهره‌وری تیم افزایش می‌یابد.
کاهش هزینه‌های اجرایی
یک سیستم مدیریت اسناد کارآمد می‌تواند از هزینه‌های ناشی از جست‌وجوهای بی‌نتیجه، از دست رفتن اطلاعات و اشتباهات اجرایی جلوگیری کند. بدون سیستم مدیریت اسناد، احتمال گم شدن مدارک حیاتی، تکرار کارهای انجام‌شده و افزایش هزینه‌های مربوط به اصلاح اشتباهات وجود دارد.
به‌عنوان نمونه، در یک پروژه‌ی زیربنایی، عدم دسترسی به اسناد تأیید شده‌ی نقشه‌های مهندسی می‌تواند منجر به اجرای نادرست پروژه و نیاز به بازسازی بخش‌هایی از آن شود که هزینه‌های سنگینی در پی خواهد داشت.
بهبود امنیت و حفاظت اطلاعات
مدارک و اسناد مهندسی معمولاً دارای اطلاعات حیاتی هستند که نیاز به حفاظت از دسترسی‌های غیرمجاز و جلوگیری از تغییرات غیرقانونی دارند. با استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد، سطح دسترسی کاربران مختلف کنترل شده و از تغییرات غیرمجاز در اسناد جلوگیری می‌شود.
به‌عنوان‌مثال، در پروژه‌های بزرگ صنعتی، مدارک مرتبط با ایمنی تجهیزات و استانداردهای ساخت‌وساز نباید در اختیار تمام کاربران قرار گیرد. کنترل سطح دسترسی در این موارد حیاتی است.
سیستم دسته‌بندی دهدهی دیویی (DDC) در کنترل اسناد
تعریف و ساختار DDC
سیستم DDC یک روش دسته‌بندی استاندارد است که در کتابخانه‌ها و مدیریت اسناد استفاده می‌شود. این سیستم اسناد را بر اساس یک ساختار عددی منظم سازمان‌دهی می‌کند. در این روش، هر سند یا مجموعه‌ای از اسناد، با یک شماره‌ی خاص دسته‌بندی می‌شود که امکان جست‌وجو و بازیابی آن‌ها را تسهیل می‌نماید.
کاربرد DDC در اسناد مهندسی
استفاده از DDC در پروژه‌های مهندسی می‌تواند به ایجاد یک سیستم آرشیو یکپارچه کمک کند که امکان بازیابی سریع اطلاعات را فراهم می‌کند. برای مثال، مدارک مرتبط با طراحی الکتریکی در یک دسته مشخص قرار می‌گیرند و مدارک مرتبط با نقشه‌های سازه‌ای در دسته‌ای دیگر. این ساختار باعث کاهش زمان جست‌وجو و افزایش دقت در بازیابی اطلاعات می‌شود.
مزایای استفاده از DDC
- استانداردسازی دسته‌بندی اسناد:ایجاد یک روش مشخص و شناخته‌شده برای طبقه‌بندی اسناد
- امکان جست‌وجوی سریع و دقیق:کاهش خطاها و افزایش دقت در جست‌وجوی اطلاعات
- جلوگیری از پراکندگی و از بین رفتن اطلاعات:ایجاد ساختاری که از گم شدن اسناد جلوگیری می‌کند.
مدیریت اسناد با Microsoft Access
قابلیت‌های Microsoft Access در مدیریت داده‌ها
Access یک ابزار پایگاه داده است که امکان ذخیره، بازیابی، دسته‌بندی و جست‌وجوی اسناد را به‌طور کارآمد فراهم می‌کند. در پروژه‌های مهندسی، Access می‌تواند برای مدیریت مدارک مختلف نظیر گزارش‌های فنی، نقشه‌های مهندسی و مستندات اجرایی مورد استفاده قرار گیرد.
طراحی یک پایگاه داده برای کنترل اسناد
در یک سیستم مدیریت اسناد، می‌توان از Access برای تعریف جداول، روابط بین داده‌ها و فرم‌های جست‌وجو استفاده کرد. طراحی یک پایگاه داده در Access شامل مراحل زیر است:
- ایجاد جداول برای ذخیره اسناد بر اساس نوع و دسته‌بندی آن‌ها
- تعریف روابط بین جداول برای یکپارچگی داده‌ها
- ایجاد فرم‌ها و گزارش‌ها برای دسترسی سریع به اطلاعات
مزایای استفاده از Access
- دسترسی سریع به اطلاعات با استفاده از فیلترها و کوئری‌ها
- امکان اشتراک‌گذاری داده‌ها در محیط‌های سازمانی
- پشتیبانی از اتوماسیون فرآیندهای مرتبط با اسناد
مقایسه DDC و Access در مدیریت اسناد
| DDC | Access | ویژگی |
| دسته‌بندی عددی | پایگاه داده رابطه‌ای | نوع سازمان‌دهی |
| ساده و استاندارد | پیچیده و قابل تنظیم | سطح پیچیدگی |
| وابسته به شماره‌ها | جست‌وجوی پویا و پیشرفته | قابلیت جست‌وجو |
| کتابخانه‌ها، آرشیوهای سنتی | پایگاه داده‌های بزرگ سازمانی | مناسب برای |
نتیجه‌گیری
استفاده از DDC و Access در مدیریت اسناد مهندسی می‌تواند یک رویکرد ترکیبی مؤثر برای بهینه‌سازی فرآیندهای مرتبط با اطلاعات باشد. درحالی‌که DDC برای دسته‌بندی و آرشیو اطلاعات مناسب است، Access امکانات پیشرفته‌تری برای جست‌وجو، اشتراک‌گذاری و یکپارچه‌سازی داده‌ها ارائه می‌دهد. ترکیب این دو روش می‌تواند منجر به ایجاد یک سیستم مدیریت اسناد دقیق، ساختارمند و قابل اعتماد شود.
منابع
- Dewey, M. (1876). A Classification and Subject Index for Cataloguing and Arranging the Books and Pamphlets of a Library. New York: OCLC.
- (2021). Microsoft Access User Guide. Retrieved from https://support.microsoft.com/
- Project Management Institute (PMI). (2017). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide).
