پروژه‌ها عموما به فازهای مختلفی تقسیم می‌شوند تا مدیریت پذیرتر شوند. همه این فازها از اهمیت زیادی برخوردار است به ویژه نظارت و کنترل پروژه. نظارت و کنترل پروژه به این معناست که چگونه یک مدیر پروژه تضمین می‌کند که برنامه‌ای که با تیم پروژه اجرا می‌کند بدون هیچ مشکلی اجرا می‌شود.
کنترل پروژه شامل مراحل مختلفی از قبیل نظارت کامل بر برنامه، منابع و هزینه‌های پروژه است. لازم به ذکر است ابزارهای نظارت بر پروژه می‌تواند این فرایند را تا حدود زیادی تسهیل کند.
نظارت و کنترل پروژه چیست؟
کنترل پروژه (Project Control) فرآیندی برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌های پروژه جهت هدایت هزینه‌ها و برنامه‌ها در مسیر درست است. وظایف کنترل پروژه شامل شروع، برنامه‌ریزی، نظارت و کنترل، برقراری ارتباط و تعیین هزینه‌ها و برنامه زمانبندی پروژه می‌باشد.
فرآیند مدیریت پروژه شامل پنج مرحله: شروع، برنامه‌ریزی، اجرا و نظارت و کنترل و پایان است. نظارت و کنترل پروژه همزمان با مرحله اجرا در چرخه عمر پروژه اتفاق می افتد.
نظارت و کنترل پروژه یکی از مراحل مدیریت پروژه است که به اندازه گیری عملکرد پروژه و اطمینان از پایبندی آن به آنچه در طرح پروژه تنظیم شده است مربوط می‌شود. از طرفی مدیران پروژه نیز از نزدیک پیشرفت و عملکرد پروژه، وضعیت پروژه را بررسی می‌کنند و مشکلات احتمالی را شناسایی کرده و اقدامات اصلاحی را در صورت نیاز برای نگه‌داشتن پروژه در برنامه زمانبندی و در چارچوب بودجه اجرا می‌کنند.
چرا نظارت و کنترل پروژه مهم است؟
نظارت و کنترل پروژه از اهمیت بالایی در فرآیند مدیریت پروژه برخوردار است و یکی از پنج مرحله اصلی مدیریت پروژه به حساب می‌آید. همانطور که اشاره شد، نظارت پروژه همراه با اجرای پروژه آغاز می‌شود تا اطمینان حاصل شود که کارها طبق برنامه زمانبندی شده و در چهارچوب بودجه تعیین شده اجرا شوند.
علاوه بر این نظارت بر پروژه راهی مطمئن برای مدیریت ریسک و جلوگیری از خزش از محدوده پروژه است. لذا مدیر پروژه می‌تواند با ردیابی معیارهای مختلف، هرگونه ریسک احتمالی را پیش‌بینی و شناسایی کند. در واقع تشخیص به موقع به معنای کاهش ریسک است و زمانی که تغییراتی در پروژه اعمال می‌شود، رویه‌های کنترلی می‌توانند نتایج منفی را به حداقل برسانند.
مراحل نظارت بر پروژه
- یک خط مبنا برای تعیین محدوده پروژه ایجاد کنید.
هر مدیر پروژه‌ای به دنبال جلوگیری از خطرات و لغزش دامنه پروژه است. پروژه‌ها ممکن است هفته‌ها، ماه‌ها و حتی سال‌ها طول بکشند. مدیر پروژه موفق کسی است که پیشرفت واقعی پروژه را با آنچه برنامه‌ریزی کرده است، کنترل کند. سپس در جهت رفع نواقص و بهبود آنها تلاش کند تا پروژه همواره در مسیر برنامه‌ریزی شده پیش رود. بنابراین داشتن تصویر اولیه واضح از برنامه پروژه بسیار مهم است. خط مبنا یا Baseline می‌تواند در این زمینه به مدیر پروژه کمک کند.
- جدول زمانی یا برنامه زمانبندی برای پروژه ایجاد کنید.
جدول زمانی پروژه شرح و یک ترتیب زمانی از وقایع مختلف و وظایف اصلی در یک پروژه است. اگر شما مدیر پروژه هستید، باید بدانید که این وظیفه شماست که آن را ایجاد کنید. این جدول زمانی، از ابتدا تا انتهای کار، نمای کاملی از کل پروژه شما را به شما ارائه می‌دهد. جدول زمانی پروژه همچنین راهنمای اعضای تیم، ذینفعان و سایر افرادی است که فکر می‌کنید باید از هر مرحله از پروژه مطلع شوند.
- برآورد هزینه های پروژه و تعریف بودجه پروژه.
برآورد هزینه‌های پروژه در واقع منابع و دارایی‌های مورد نیاز برای اجرای موفقیت‌آمیز پروژه را پیش‌بینی و کنترل می‌کند. هدف از برآورد هزینه شناسایی تمام هزینه‌های مرتبط با پروژه به منظور تخصیص مناسب آن و تهیه فایل زمانبندی است. هرچه این تخمین دقیق‌تر باشد، می‌توان پروژه را مطابق با برنامه ریزی از پیش تعیین شده و به طور صحیح‌تر به انجام رساند. قوت و ضعف در مهارت برآورد، می‌تواند در موفقیت یا شکست پروژه‌های بزرگ، سهم مهمی داشته باشد.
- از یک گزارش ریسک استفاده کنید.
یکی از مهم ترین مواردی که هنگام نظارت بر پروژه باید به آن توجه کرد، ریسک است. تجزیه و تحلیل ریسک پروژه (Project Risk Analysis) یا مدیریت ریسک، فرآیند شناسایی، تجزیه و تحلیل و پاسخ به هر ریسکی است که در طول چرخه عمر یک پروژه رخ دهد. به بیان دیگر، تجزیه و تحلیل ریسک‌هایی که ممکن است در پس اجرای یک پروژه باشد، پیش‌بینی موانع احتمالی و داشتن چشم‌انداز مناسب و راه‌حل‌های قبلی، قطعا برای هر پروژه‌ای حیاتی است. با استفاده از گزارش‌های ریسک می‌توانید اولویت‌ها را تعیین کنید تا مشخص شود با کدام خطرات باید فوراً برخورد کرد و از کدام یک می‌توان از آن صرف نظر کرد. گزارش ریسک به شما کمک می‌کند تا در مورد مسائلی که احتمالاً روی پروژه تأثیر می‌گذارند، چه خوب چه بد، آگاه باشید. اگر مشکلی شناسایی شد، می‌توانید سریع و مؤثر پاسخ دهید.
- گزارش تغییرات ایجاد کنید.
نظارت بر پروژه مستلزم آگاهی و شناخت تغییرات است. وقتی این کار را انجام دادید، برای کنترل آن به یک گزارش تغییرات نیاز دارید. گزارش تغییرات سندی است که تغییرات ایجاد شده در پروژه را به صورت زمانی فهرست می‌کند.تغییرات در هر نقطه‌ای از چرخه عمر پروژه اتفاق می‌افتد. ساده‌‌ترین راه برای مدیریت تغییر در پروژه‌ها، قبول همیشگی بودن وجود تغییرات است. داشتن راهکارهایی برای مواجه با تغییرات قبل از وقوع آن، سریعترین راه برای همراه کردن دیگران است. یک فرایند مدیریت تغییر ساختار یافته بهترین راه برای شروع است، زمانی که کسی راهی برخلاف برنامه‌‌های پروژه و یا برای جلوگیری از شکست پروژه پیشنهاد کند. این فرآیند مانند کتابچه‌ایی راهنما برای شما عمل خواهد کرد.
- رویه های کنترل کیفیت ایجاد کنید.
اینکه تحویل پروژه به موقع و در چهارچوب بودجه باشد اهمیت زیادی دارد اما نباید از کیفیت غافل شد به عبارتی کیفیت را نباید فدای زمان کرد. در واقع اگر محصولات یا خدمات ما کیفیت قابل قبولی نداشته باشند، شکست خورده‌ایم. لذا رویه‌های کنترل کیفیت می‌تواند تضمین کند محصولات یا خدمات مطابق با استانداردهای تعیین شده ارائه شود. به این ترتیب رویه‌های کنترل کیفیت بخش کلیدی در نظارت کامل پروژه است.
- از ابزارهای مانیتورینگ استفاده کنید.
نرم افزار مدیریت پروژه بعنوان ابزار ردیابی وضعیت پیشرفت پروژه‌ها، تخصیص منابع، شناسایی گلوگاه‌ها و درنهایت تخصیص و پایش وضعیت کارها از ضروری‌ترین نیاز‌های هر پروژه می‌باشد. مدیران پروژه به کمک نرم افزار مدیریت پروژه به درک و بینش دقیق‌تری از کارآمدی روند‌های پروژه دست می‌یابند.
گزارش پروژه ایجاد کنید.
وقتی یک پروژه به پایان می رسد شما به عنوان یک مدیر پروژه باید در مورد بعضی مسائل به کارفرما پاسخ دهید. این مسائل می‌توانند پرسش هایی مانند «آیا پروژه موفقیت آمیز بوده است؟»، «چه چیزهای می توانسته به بهتر بودن نتیجه کمک کند؟»، «آیا به کارایی مطلوب دست یافته اند؟»، «آیا هزینه ها به درستی مصرف شده اند؟» باشد.
