برنامه ریزی و کنترل پروژه

چگونه وضعیت کنونی پروژه خود را متوجه می شوید؟ تیم مدیریت سازمان شما وضعیت کنونی پروژه را چگونه ارزیابی می کند؟ چگونه اطمینان حاصل می کنید که کارفرمایان یا مشتریان شما وضعیت پروژه را می دانند؟ چه زمانی اقدامات اصلاحی پروژه را براساس وضعیت پروژه عملیاتی می کنید؟ چه زمانی اجازه می دهید پروژه بدون تغییر ادامه پیدا کند؟ پاسخ این سئوالات در گروه فرآیندی کنترل و نظارت یافت می شود.

پاسخ این سئوالات ابتدا ساده به نظر می رسد اما از سخت ترین سئوالاتی هستند که یک مدیر پروژه با آن ها روبروست.

برنامه ریزی و کنترل پروژه در PMBOK

راهنمای PMBOK در بخش گروه فرآیندی نظارت و کنترل پروژه، این فعالیت را شامل سه بخش می داند:

• ردیابی، بررسی و تنظیم کردن پیشرفت و عملکرد پروژه
• تعیین حوزه هایی که تغییر د رآن ها نیاز است.
• اعمال تغییرات

اگر به فعالیت های مورد نیاز برای کنترل و نظارت پروژه در PMBOK کمی عمیق تر شویم، به طور مشخص مدیر پروژه یا مسئول کنترل پروژه باید این کارها را انجام دهد:

• مقایسه نتایج برنامه ریزی شده با نتایج واقعی
• گزارش عملکرد
• تعیین اینکه آیا اقدامی باید صورت گیرد و اقدام صحیح چیست؟
• اطمینان از اینکه اقلام تحویلی بر اساس تعاریف و الزامات از قبل تایید شده درست هستند.
• گرفتن امضای ذینفعان دارای اختیارات در مورد اقلام تحویلی
• ارزیابی عملکرد کلی پروژه
• مدیریت ریسک
• مدیریت تامین کنندگان و قراردادها

به عبارت دیگر مدیران پروژه باید از فرایندهای نظارت و کنترل پروژه برای ترجمه داده های اجرایی پروژه به دانش استفاده کنند. این اطلاعات بعدا برای گرفتن تصمیمات مناسب مدیریتی و اقدامات اصلاحی در زمان مناسب استفاده می شوند. به طور کلی، مدیران پروژه دو انتخاب در بیشتر موقعیت ها، پیش روی خود دارند:

• اجرای تغییرات مناسب را پیشنهاد دهند که توسط فرآیند مدیریت تغییر، تایید شده است.
• اجازه دهنده پروژه بدون تغییر ادامه پیدا کند.

شاخص های کلیدی عملکرد

شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) ابزاری برای کمک به مدیران پروژه برای ترجمه اطلاعات جمع آوری شده از فرآیندهای نظارت و کنترل پروژه به یک دانش معنادار هستند. این شاخص ها به مدیر پروژه کمک می کند تا بیانیه گستره پروژه (Scope Statement) به اهداف قابل محاسبه ای تبدیل شوند که توسط آن ها بتوان موفقیت پروژه را سنجید. زمانی که اطلاعات توسط این فرایندها جمع آوری شد، مدیر پروژه آن ها را دسته بندی و تحلیل می کند. اینگونه مدیر پروژه می تواند وضعیت کنونی پروژه را با استفاده از شاخص های کلیدی عملکرد محاسبه کند.

در حالت بهینه، سه تا ۵ شاخص کلیدی عملکرد برای هر پروژه باید تعریف شود. ممکن است بسته به پیچیدگی پروژه تعداد شاخص های کمتر یا بیشتری مورد نیاز باشد. در نظر داشته باشید این شاخص ها باید SMART باشند:

• مشخص (Specific)
• قابل محاسبه (Measurable)
• قابل دست یابی (Attainable)
• مرتبط (Relevant)
• دارای زمان باشند (Timely)

پاسخ سئوالات زیر را برای تعیین شاخص های کلید عملکرد پروژه در نظر داشته باشید:

• اهداف و دستاوردهای کلی پروژه چه هستند؟
• چگونه کاربر از اقلام تحویلی پروژه استفاده می کند؟
• اثرات تکمیل نشدن پروژه چه می تواند باشد؟

اعمال تغییرات در پروژه

پروژه ها در ذات خود با تغییر همراه هستند و مدیران پروژه به طور مداوم باید اقدام اصلاحی یا بهبود فرآیندهای پروژه را انجام دهند. دلیل این تغییرات می توانند انحراف پروژه از انتظارات و اهداف باشد. اما برای هر انحرافی لازم نیست که تغییراتی در پروژه انجام شود. باید به این سئوالات پاسخ داد که چگونه تصمیم به تغییر یا عدم تغییر برای بهبود یا اصلاح پروژه گرفته می شود؟ چگونه اثرگذاری مثبت یا منفی این تغییرات، مشخص می شود؟

اولین قدم برای پاسخ به این سئوالات، فهمیدن انواع انحرافات در پروژه است. دو نوع انحراف وجود دارد: انحراف معمولی و انحراف خاص. انحراف معمولی به معنی انحراف درون حدود کنترلی بالا و پایین نمودار کنترل پروژه است. به عبارت دیگر، این انحراف مورد انتظار بوده است و پروژه تحت کنترل است. انحراف های خاص، خارج از محدوده کنترلی بالا و پایین نمودار کنترل پروژه قرار دارند. این رویدادها می توانند غیر منتظره باشند.

مثال ساده برای درک انحراف های خاص و انحراف های معمولی، زمان رفت و آمد شما به محل کار است. هر روز مسیر مشخصی را طی می کنید. برخی روزها مدت زمان کمتر و برخی روزها بیشتر. این تغییر در زمان رفت و آمد انحراف معمولی است. یک روز ماشین پنچر می شود و زمان سفر افزایش قابل ملاحظه ای پیدا می کند. این انحراف خاص است. برای انحراف معمولی زمان سفر، شما اقدام خاصی انجام نمی دهید اما برای پنچر شدن تایر شما باید تایر پنچر را تعمیر کنید که اقدامی اصلاحی است.

زمان بندی پروژه

زمان بندی پروژه جزییات بسیار زیادی دارد. سازمان ها و متخصصان، در مورد اینکه یک زمان بندی خوب، چگونه باید باشد، نظرات خود را دارند. علی رغم این تفاوت ها، این سئوال اساسی وجود دارد: آیا برنامه زمان بندی تهیه قابل اجرا هست؟

رویکرد تدوین برنامه زمان بندی باید ساده و قابل فهم باشد و در عین حال جزییات کافی در مورد الزامات پروژه برای افراد داشته باشد. یک رویکرد که در مقاله ای در وبسایت PMI منتشر شده است، ساختاری برای تهیه برنامه زمان بندی قابل اجرا ارایه کرده است. ۷ گام زیر برای تهیه برنامه زمان بندی پروژه پیشنهاد شده است:

• ایجاد ساختار شکست کار (WBS) : یکی از مهمترین مراحل تهیه برنامه زمان بندی، تهیه یک ساختار شکست کار مناسب است.
• تعریف بسته های کاری : بسته های کاری، پایین ترین سطح از جزییات در WBS هستند. چندین بسته کاری برای به نتیجه رسیدن یک بخش از ساختار شکست کار مورد نیاز است. این بسته ها باید در محدوده های چهارگانه گستره، کیفیت، زمان و هزینه انجام شوند.
• تعریف فعالیت ها: فعالیت ها برای شکستن بیشتر بسته های کاری استفاده می شوند. در برخی نرم افزارها به آن ها Task و در برخی دیگر Step گفته می شود.
• تعیین منطق: هر فعالیت در برنامه زمان بندی پروژه باید حداقل یک پیش نیاز یا پس نیاز داشته باشد.
• تعریف منابع و کار که خود شامل چند گام است: تعیین نوع منابع، تعین مقدار کار برای هر منبع
• تعریف بازه های زمانی: آخرین گام برای تهیه برنامه زمان بندی تعیین مدت فعالیت هاست.
• تحلیل زمان بندی: بعد از تهیه برنامه زمان بندی، باید مشخص شود که آیا این برنامه واقعا درست است یا خیر. برای این کار می توان از تکنیک هایی مانند روش مسیر بحرانی استفاده کرد.

نرم افزارهای برنامه ریزی و کنترل پروژه

کارهای مرتبط با برنامه ریزی و کنترل پروژه های کوچک را می توان بر روی کاغذ یا با برنامه اکسل انجام داد. اما با پیچیده تر شدن پروژه و نیاز به ردیابی و نظارت بر روند انجام پروژه، نرم افزارهای تخصصی مورد استفاده قرار می گیرند. نرم افزار MSProject یکی از محصولات شرکت مایکروسافت است که برای برنامه ریزی و کنترل پروژه به کار می رود. این نرم افزار از خانواده آفیس است. کار کردن با آن راحت کرد و به آسانی می توان ساختار شکست و گانت چارت پروژه را تولید کرد. تعریف و تخصیص منابع و استخراج گزارش پیشرفت پروژه نیز از قابلیت های این نرم افزار است. نرم افزار Perimavera P6 یکی دیگر از نرم افزارهای برنامه ریزی و مدیریت پروژه است. شرکت اوراکل در سال ۲۰۰۸ این نرم افزار را با خرید شرکت پریماورا به زیرمجموعه خود اضافه کرد. این نرم افزار داشبوردهای متعدد و قابلیت های متفاوتی برای تحلیل داده های پروژه دارد. تسلط بر حداقل یکی از این نرم افزارها از الزامات اصلی مهارت های یک کارشناس کنترل پروژه حرفه ای است.

دوره آموزشی برنامه ریزی و کنترل پروژه

بخشی از سرفصل ها و کلیات دوره آموزشی برنامه ریزی و کنترل پروژه را با هم مرور کردیم. سرفصل کامل این دوره ، برای شرکت در دوره های حضوری بر روی لینک ثبت نام کلیک کنید. زمینه های شغلی فراوانی برای افراد فعال در حوزه کنترل پروژه وجود دارد و مهارت برنامه ریزی و کنترل پروژه در کنار مهارت های مهندسی، افراد را در بین همکاران خود شاخص می کند. سازمان هایی که دارای کارکنانی با مهارت های کنترل پروژه هستند، می توانند منافع بیشتری از پروژه های موجود خود کسب کنند و با افزایش رضایت کارفرما، احتمال اخذ پروژه های جدید را بالاتر ببرند.

مرجع: PMI