مدیریت پروژه کار آسانی نیست. ما در نقش مدیر پروژه نیاز به یک جعبه ابزار مهارتی داریم که اتفاقاً حیطه‌های متنوعی را هم شامل می‌شود. اگر واقع‌بین باشیم، از شروع پروژه تا برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان آن، ما باید نقش‌های متعددی را ایفا کنیم که برای هر کدام از این نقش‌ها به مهارتهای منحصربه‌فردی نیاز داریم. قبل از اینکه ادامه دهیم، بهتر است از خود بپرسیم اساساً مهارتهای مدیریت پروژه شامل چه مواردی است؟
منظورمان از مهارتهای مدیریت پروژه چیست؟
همان‌طور که گفته شد، مدیران پروژه نیاز به برنامه‌ریزی و کنترل بسیاری از زمینه‌های یک پروژه دارند. برای انجام این کار، آن‌ها به مجموعه‌ای از مهارتهای مدیریت پروژه نیاز دارند که شامل ویژگی‌های شخصیتی، مهارتهای نرم و مهارتهای فنی یا سخت می‌شود.
- مهارتهای سخت: این مهارت‌ها که به عنوان مهارتهای فنی نیز شناخته می‌شود، آن دسته از مهارتهای مدیریت پروژه هستند که افراد می‌توانند از طریق آموزش فرا بگیرند.
- مهارتهای نرم: مهارتهای نرم آن دسته از مهارت‌هایی هستند که صرفاً به واسطه آموزش رسمی آموخته نمی‌شوند. در واقع بخشی از این مهارت‌ها از شخصیت افراد نشات می‌گیرد و در طول سال‌ها به تکامل می‌رسد.
- ویژگی‌های شخصیتی: در واقع این‌ها مهارت نیستند، بلکه ویژگی‌های شخصیتی هستند که برای نقش مدیر پروژه می‌تواند مفید باشد.
در این مقاله، به 20 مهارت اساسی در مدیران پروژه اشاره خواهیم کرد که می‌تواند مهارت نرم، سخت یا ویژگی شخصیتی باشد. بدیهی است این مهارت‌ها می‌تواند از منظر عددی بسیار بیشتر باشد اما اگر به این مهارت‌ها مجهز باشید، پتانسیل تبدیل شدن به یک مدیر پروژه موفق و حرفه‌ای را خواهید داشت. در ادامه به شرح این مهارت‌ها می‌پردازیم:
مهارتهای سخت مدیریت پروژه
به هیچ وجه نمی‌توان نقش مهارتهای سخت را در مدیریت پروژه نادیده گرفت زیرا آن‌ها به عنوان مهارتهای فنی یا دانش مدیریت پروژه شناخته می‌شوند که برای برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه‌ها مورد نیاز است. به عبارتی آن‌ها تکنیک‌های مدیریت پروژه هستند که به مدیران پروژه اجازه می‌دهند کار خود را به درستی انجام دهند؛ اما این مهارتهای سخت شامل چه مواردی هستند؟
یک مدیر پروژه باید در مورد روش‌های مختلف برای مدیریت پروژه آگاهی داشته باشد. این بدان معنا نیست که شما باید در همه آن‌ها متخصص باشید، زیرا این روش‌ها معمولاً خاص صنعت مشخصی هستند و نیاز به گواهینامه دارند. در اینجا برخی از متداول‌ترین متدولوژی‌های مدیریت پروژه آورده شده است.
- آبشار
- چابک
- اسکرام
- رویکرد ناب
- prince2
- تسلط به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه
داشتن دانش کاری در حوزه نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یک مهارت فنی ضروری برای مدیران پروژه در دنیای امروز است. نرم‌افزارهای جایگزین بسیاری برای مدیریت پروژه در بازار موجود است، بنابراین باید تعیین کنید که کدام ابزار و ویژگی‌های مدیریت پروژه برای شما و جریان کاری تیمتان بهترین است.
- 3. مدیریت تیم و تیم سازی
مدیریت پروژه در بستر کار تیمی رخ می‌دهد. مدیران پروژه باید مهارتهای اجتماعی و بین فردی داشته باشند تا تیم‌های خود را به صورت بهره‌ور حفظ کنند. این بدان معناست که دانش تعامل داشته باشید، مدیریت تعارض بدانید و سعی کنید فضایی ایجاد کنید که افراد در آن احساس معنا داشته باشند و بخواهند که در این بستر ارزش خلق کنند.
- 4. مدیریت زمان
زمان یکی از محدودیت‌های سه‌گانه و یکی از مهم‌ترین مهارتهای فنی در مدیریت پروژه است. نداشتن مهارتهای مدیریت زمان می‌تواند منجر به تأخیر و وخیم شدن اوضاع برای کارفرما شود. مدیریت پروژه در مورد رعایت ضرب‌الاجل‌ها و تحویل به موقع محصولات شما است. مدیران پروژه باید در مدیریت زمان خود، زمان تیم خود و زمان کلی پروژه متخصص باشند.
- 5. برنامه‌ریزی پروژه
برنامه‌ریزی پروژه یک مهارت ضروری مدیریت پروژه است زیرا برنامه پروژه پایه و اساس چرخه مدیریت پروژه است. این مهارت، شامل برنامه زمان‌بندی پروژه، منابع و هزینه‌ها می‌شود. در مدیریت پروژه سنتی همه چیز در مورد برنامه‌ریزی است؛ بنابراین، مرحله برنامه‌ریزی هر پروژه، پایه و اساس همه چیزهایی که در ادامه اتفاق خواهد افتاد، از جمله موفقیت یا شکست پروژه را ایجاد می‌کند.
- 6. زمان‌بندی و تدوین برنامه عملیاتی پروژه
فرآیند برنامه‌ریزی پروژه بخش مهمی در هنگام نوشتن برنامه پروژه شما است. برنامه زمان‌بندی پروژه وظایف، تیم‌ها و زمان تکمیل پروژه را سازمان‌دهی می‌کند. وقتی مردم در مورد مهارت مدیریت پروژه فکر می‌کنند، احتمالاً به زمان‌بندی پروژه، ضرب‌الاجل‌ها و موارد قابل تحویل فکر می‌کنند؛ اما زمان‌بندی پروژه فراتر از این است، زیرا شامل مدیریت منابع و مدیریت ریسک نیز می‌شود.
بودجه پروژه سوخت و موتور محرکه پیشبرد یک پروژه است. بدون بودجه‌بندی درست پروژه معنایی نخواهد داشت. مدیریت بودجه به این معنی است که هزینه‌ها را در طول چرخه عمر پروژه پیگیری کنید و مطمئن شوید که هزینه‌های واقعی شما از بودجه برنامه‌ریزی‌شده‌تان تجاوز نمی‌کند.
برنامه‌ریزی یک پروژه، بزرگ یا کوچک، با ریسک ذاتی همراه است. قبل از اجرای پروژه، باید یک برنامه مدیریت ریسک برای شناسایی، ارزیابی و کنترل ریسک ایجاد کنید. هرچه بیشتر بتوانید ریسک را مدیریت کنید، احتمال موفقیت پروژه شما بیشتر می‌شود.
- 9. مدیریت هزینه
پروژه‌ها هزینه دارند. ایجاد بودجه بخشی از مرحله برنامه‌ریزی مدیریت پروژه است. هنگامی که یک بودجه پروژه دارید، باید از مدیریت بودجه استفاده کنید تا مطمئن شوید که هزینه‌های خود را در مرحله اجرا کنترل می‌کنید.
- مدیریت وظایف (مدیریت کار)
وظایف یا تسک‌ها، فعالیت‌های کوچکی هستند که فاز اجرایی مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهند. آن‌ها باید ایجاد شوند، سازمان‌دهی شوند، به اعضای تیم اختصاص داده شوند و ردیابی شوند تا اطمینان حاصل شود که محدودیت‌های پروژه را برآورده می‌کنند. این کار با مدیریت وظایف یا تسک‌ها انجام می‌شود. نرم‌افزار مدیریت پروژه به شما کمک می‌کند وظایف را مدیریت کنید و همکاری بین تیم پروژه خود را تقویت می‌کند.
مهارتهای نرم مدیریت پروژه
مهارتهای نرم معمولاً کمتر آموزش داده می‌شود و تا حدودی زمینه ذاتی دارند بااین‌حال، برخی از این موارد را می‌توان با تمرین بهبود بخشید. از مهم‌ترین مهارتهای نرم در پروژه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- مهارتهای رهبری
برخی می‌گویند که رهبری یک ویژگی شخصیتی یا مهارت نرم است که نمی‌توان آن را آموزش داد. در حالی که برخی از مدیران پروژه نسبت به دیگران مهارتهای رهبری بهتری دارند، به نظر می‌رسد که همه این پتانسیل را دارند که یاد بگیرند چگونه مهارت‌ها و تکنیک‌های رهبری مؤثر را به کار گیرند. به عنوان یک مدیر پروژه، شما نه تنها مسئول موفقیت پروژه هستید، بلکه باید آن کسی باشید که مهارتهای رهبری را برای هدایت و ایجاد انگیزه در اعضای تیم برای دستیابی به اهداف خود به کار می‌گیرد.
- مهارتهای ارتباطی
مهارتهای ارتباطی کاملاً با مهارت رهبری قرین هستند. اگر نتوانید آنچه را که باید تیم پروژه انجام دهد را بیان کنید، نمی‌توانید یک مدیر پروژه مؤثر باشید؛ اما شما نه تنها با تیم خود در ارتباط هستید، بلکه باید یک برنامه ارتباطی واضح برای مشتریان، ذینفعان و پیمانکاران خود داشته باشید.
توانمندی در مذاکره شاید بتواند زیرمجموعه مهارتهای ارتباطی قرار بگیرد اما در فضای مدیریت پروژه موضوع جدی‌تر می‌شود. در مدیریت پروژه، مذاکره یک مهارت مهم برای حل تعارض و تسهیل ارتباط با ذینفعان است. به‌عنوان‌مثال، احتمالاً از طرف ذینفعان خواسته‌هایی دریافت خواهید کرد که می‌تواند بر دامنه پروژه تأثیر بگذارد. شما باید به آن‌ها فشار بیاورید، اما به صورت دیپلماتیک، بنابراین همه سهامداران پروژه احساس می‌کنند به آنچه می‌خواهند می‌رسند.
اصطلاح مهارتهای سازمانی به توانایی یک فرد برای مدیریت زمان و وظایف به شیوه‌ای کارآمد اشاره دارد؛ بنابراین همان‌طور که از نام آن پیداست، مهارتهای سازمانی به فرد اجازه می‌دهد تا به شیوه‌ای سازمان‌یافته و کارآمد کار کند.
- مهارتهای بین فردی (مهارتهای اجتماعی)
تیم‌ها از افراد تشکیل شده‌اند و افراد دارای شخصیت هستند. انواع مختلفی از اعضای تیم وجود دارد و همه آن‌ها باید با هم کنار بیایند. داشتن مهارتهای بین فردی بهترین نتیجه را از تیم پروژه حاصل می‌آورد و به حل تعارض کمک می‌کند.
- مهارت حل مسئله
پروژه‌ها همواره با مسائل و مشکلات دست‌وپنجه نرم می‌کنند. توانمندی در حل مسئله به این معنی است که پروژه شما با احتمال بیشتری طعم موفقیت را خواهد چشید. کافی است مسائل را به عنوان معماهایی در نظر بگیرید که می‌توانید آن‌ها را حل کنید. ابزارهای زیادی برای حل مسئله وجود دارد که به شما در این راه کمک خواهد کرد.
ویژگی‌های شخصیتی یک مدیر پروژه
همان‌طور که در بالا ذکر شد، این‌ها دقیقاً مهارت‌ها نیستند، بلکه ویژگی‌های شخصیتی هستند که برای مدیران پروژه و تیم‌هایشان مفید است.
- سازگاری
تغییر یک امر ثابت در مدیریت پروژه است. منعطف بودن چیزی است که یک پروژه را دوام می‌بخشد. اگر مایل به تطبیق نباشید، پروژه آسیب خواهد دید. البته، شما باید این خرد را داشته باشید که بدانید چه زمانی سازگاری در خدمت پروژه است و چه زمانی باید پایتان را روی گاز فشار دهید و از مهلکه بگریزید!
- تفکر انتقادی
بسیاری از مردم اصول مدیریت پروژه را می‌دانند اما نمی‌توانند خارج از چارچوب فکر کنند. تفکر انتقادی نه تنها به معنای نپذیرفتن همه چیزهایی است که می‌شنوید، بلکه به معنای صرف زمان برای درک موضوع و انجام تحقیقاتی است که منجر به یک تصمیم آگاهانه می‌شود. یک متفکر انتقادی به احتمال زیاد موانعی را که هر پروژه باید پشت سر بگذارد برطرف می‌کند.
- حس شوخ‌طبعی
شاید باورش سخت باشد ولی داشتن حس شوخ‌طبعی یک مهارت ضروری مدیریت پروژه است. شوخ‌طبعی استرس را برای شما و تیمتان تسکین می‌دهد و خوب است بدانید درست در زمانی که تنش‌ها برداشته می‌شود، اقدامات و ایده‌های هوشمندانه‌تر می‌توانند عرض اندام کنند. فعالیت‌های تیم سازی پروژه نمونه‌ای عالی از نحوه استفاده از شوخ‌طبعی توسط مدیران پروژه است.
- صبر (شکیبایی)
یادتان باشد در مدیریت پروژه هیچ چیز با تعجیل خوب پیش نمی‌رود. پروژه‌ها باید به طور کامل برنامه‌ریزی شوند تا بتوانند در فضای اجرا هم موفق پیش روند. این بدان معنا نیست که اگر برنامه‌ریزی کنیم دیگر مشکلی وجود نخواهد داشت. همیشه مسئله وجود دارد و شما باید به اندازه کافی صبور باشید تا بهترین راه‌حل را بیابید.
شما به کدام یک از این مهارت‌ها مجهز هستید؟ در کدام حوزه‌ها نیازمند صرف زمان و انرژی هستید؟