هنر رهبری پروژه ها: انجام بزرگترین پروژه های جهان

در این مقاله به چهار مدل ذهنی و ۸ تجربه رهبری میپردازیم که موجب میشود بزرگترین پروژه های دنبا با موفقیت به پایان برسند. واقعیت این است که امروزه  بودجه پروژه های کلان و پیچیده از ۵ میلیارد دلار فراتر رفته و برای طراحی، برنامه ریزی و ساخت به بیش از ۵ سال زمان نیاز است.مقیاس کلان و وسیع این پروژه ها، پیچیدگی های منحصر به فردی مثل ارتباطات چندگانه با ذینفعان، جوامع محلی، مسئولان حاکمیتی، قانونگذاری های جدید، الزامات زیست محیطی و چالش های ویژه در فناوری را ایجاد می کند.

برای اینکه دید بهتری از پروژه های کلان داشته باشیم بهتر است ان را به مسیر دو ماراتون تشبیه کنیم.  پروژه های بزرگ (مگاپروژه ها) شبیه دو ماراتونی هستند که طولی حدود ۴۲ کیلومتر دارد و همین امر چالش عمده ای برای دونده ها به شمار میرود. در مورد پروژه های عظیم (اولتراپروژه ها)، یک مسیر ماراتون ۱۰۰ کیلومتری را فرض کنید که به مراتب سخت تر از ماراتون ۴۲ کیلومتری است. به دلیل حجم وسیع این چالش، نمی توانید به طور کامل برای آن آموزش ببینید. تنها افراد کمی هستند که می توانند این دو ماراتون را با موفقیت به پایان برسانند.

در پروژه های عظیم، چالش های سخت تری نسبت به پروژه های بزرگ وجود دارند و معمولا ارزشی معادل ۱ میلیارد دلار یا بیشتر را به خود اختصاص میدهند. این پروژه ها معدود هستند. هنگامی که اندازه پروژه های سرمایه ای افزایش می یابد، پیچیدگی استراتژی، طراحی، تامین مالی، تامین تجهیزات و در نهایت اجرای پروژه نیز افزایش پیدا می کند.

امروزه، مزایای اجرای پروژه های عظیم قابل توجه است. با افزایش اندازه و انتظارات، این پروژه ها نه تنها بر سازمان های صاحب پروژه تاثیر گذار هستند، بلکه بر روی وضعیت و پویایی صنعت، قوانین و مقررات و حتی روابط ژئوپلیتیک به طور گسترده اثر می گذارند.

 به هر حال اجرای پروژه های عظیم، همیشه مشکل بوده است. به طور متوسط، پروژه هایی با بودجه ۱ میلیارد دلاری، حداقل یک سال از زمان بندی عقب هستند و ۳۰ درصد بیش از مقدار لازم بودجه مصرف می کنند. اگر این روند ادامه پیدا کند، رقمی معادل ۵ تریلیون دلار در پروژه های فعال موجود در جهان از دست خواهد رفت. برای کمک به اقتصاد و به دلیل فرصت های از دست رفته، این روند باید تغییر کند.

اخرین مقالات شرکت مشاوره مدیریت مک کنزی نشان میدهد که یک عنصر اساسی در اجرا و پیشبرد پروژه های عظیم مورد غفلت واقع شده است و ان مهارتهای نرم انجام پروژه مانند رهبری، فرهنگ سازمانی، مدل های ذهنی، روش ها و رفتارهای مالکان پروژه، رهبران و تیم پروژه است.

در این گزارش ما به ترکیبی از موضوعات سازمانی نرم به عنوان “هنر رهبری پروژه” میپردازیم. این موضوعات در مقابل استانداردها، سیستم ها، فرآیندها و تخصص های فنی هستند که به “علم” مدیریت پروژه معروف هستند. فهم صحیح از این هنر به طور قابل توجهی انجام پروژه های عظیم را، خصوصا در زمینه بزرگترین و پیچیده ترین پروژه های سرمایه ای بهبود می بخشد. پروژه های عظیم ، علیرغم همه تجربه ها، یادگیری، بحث و تحلیل های انجام شده در این زمینه، موفق نشده اند تا به طور ایده ال انتظارات را براورده کنند. در این مقاله عوامل منحصر به فردی را از تجارب “مدیران حرفه ای پروژه ها” استخراج کردیک که میتواند الگوی خوبی برای سایر مدیران پروژه باشد.

ما مصاحبه های عمیقی را با ۲۷ نفر از این افراد انجام داده ایم. این افراد مجموعا ۵۰۰ سال تجربه انجام پروژه دارند. پس از آن یافته های خود را پالایش، سازماندهی و تحلیل کرده ایم. در حالیکه مصاحبه شوندگان، بر ضرورت ایجاد صحیح سیستم مدیریت پروژه و فرآیندها (علم) تاکید داشتند، بسیاری از آن ها بر این باور بودند که تعداد زیادی از شرکت هایی که در پروژه های بزرگ سرمایه گذاری کرده اند، بهترین استانداردها و فرآیندها را پیاده سازی کرده اند. بنابراین تحقیقات ما به موضوعات مرتبط در هنر رهبری پروژه پرداخته است. این موضوعات اجزای رهبری و سازمانی مانند ظرفیت ها، مدل های ذهنی، رفتارها و تمایلات هستند که برای انجام پیچیده ترین و بزرگترین پروژه ها الزامی اند.

در جریان مصاحبه ها دریافتیم که هنر رهبری پروژه، هنگامی که پروژه بزرگتر و پیچیده تر می شود، اهمیت بالاتری پیدا می کند. در این گزارش، ما به بررسی این یافته ها می پردازیم و توصیه های عملیاتی برای افراد فعال در پروژه های سرمایه ای داریم. ما نتایج بررسی خود را در چهار مدل ذهنی و ۸ اقدام رهبری در فازهای برنامه ریزی و انجام پروژه تقسیم بندی کرده ایم. این موارد برای دست یابی به موفقیت ضروری هستند.

مدل های ذهنی رهبران موفق

رهبران موفق پروژه های عظیم، معمولا چهار مدل ذهنی را از خود نشان می دهند:

• به پروژه های عظیم به چشم یک کسب و کار نگاه میکنند نه فقط یک پروژه.

پروژه های عظیم بیشتر به ایجاد و استقرار یک کسب و کار شباهت دارند تا اجرای یک پروژه ساخت و ساز. این پروژه ها نیاز به رهبری و قضاوت در سطح مدیرعاملی (CEO) دارند تا دامنه وسیعی از مسایل سازمانی را حل و فصل کنند.

• مسئولیت کامل پیامدها را بر عهده می گیرند.

مالک پروژه باید همه مسئولیت انجام پروژه را بر عهده بگیرد. او باید به خوبی اطلاعات را دریافت کرده و آمادگی این را داشته باشد که در زمان مناسب، تصمیمات سختی را اتخاذ کند.

• به موفقیت پیمانکاران خود کمک می کنند.

مالکان و پیمانکاران در یک فضای همکاری، با مدل ذهنی ” یا با هم می بریم یا با هم می بازیم” بهتر فعالیت می کنند. روابط مولد مالک و پیمانکار بر اساس اعتماد متقابل و حل مشارکتی مشکلات خواهد بود.

• به فرآیندهای خود اعتماد می کنند اما می دانند که رهبری نیز لازم است.

فرآیندها به تنهایی همه چالش های پروژه های عظیم را حل نمی کنند. رهبران باید فرآیندهای درست را شناسایی و اجرا کنند اما منافع و محدودیت های این فرآیندها را نیز بدانند.

 

اقدامات رهبران موفق

از ۸ اقدام رهبری، چهار اقدام مربوط به فاز برنامه ریزی پروژه بوده و ۴ عمل مربوط به فاز انجام پروژه است. ما باور داریم که با این ۴ مدل ذهنی و ۸ اقدام، رهبران پروژه به طور قابل توجهی شانس خود را برای انجام موفق پروژه های عظیم افزایش می دهند.

در مرحله برنامه ریزی پروژه، ۴ اقدام وجود دارد که هنرمندانه باید به کار گرفته شوند و رهبران باید آن ها را ضروری بدانند:

• تعریف هدف، هویت و فرهنگ

تیم های کارآمد پروژه، هویت مشترک و منحصر به فردی دارند و فرهنگ اعتماد متقابل و همکاری را ایجاد می کنند. رهبران پروژه باید هدف و الگوهای رفتاری را مشخص کرده و فرهنگ مطلوب را بارور کنند.

• انتخاب درست اعضای تیم

در کنار ارزش های مشترک، اعضای تیم پیمانکار و مالک باید ترکیب مناسبی از صلاحیت ها و آگاهی های فرهنگی و محلی را برای انجام فعالیت های پیش رو داشته باشند. این موارد تکمیل کننده مهارت ها و تجربه های فنی مورد نیاز است.

• تخصیص ریسک و تنظیم درست مشوق ها

مالکان موفق تنها ریسک هایی را محول می کنند که پیمانکار بتواند آن را بهتر مدیریت کند. رهبران باید بتوانند روابط را ایجاد و حمایت کنند. این کار نه تنها از طریق قرارداد بلکه با تسهیل و تنظیم مشوق ها صورت می گیرد.

• کار کردن بر روی روابط با ذینفعان

رابطه قوی و شفاف بر اساس اعتماد با ذینفعان منجر به جلوگیری از ایجاد مشکل و حل سریع آن ها می گردد. سرمایه گذاری در مدیریت ذینفعان یک فعالیت اساسی است.

در مرحله انجام پروژه، رهبران نیاز به تمرکز بر این ۴ اقدام دارند:

• سرمایه گذاری بر روی تیم

انجام پروژه های عظیم نیاز به سرمایه گذاری مستمر بر تاثیرگذاری تیم دارد. رهبران باید عمیقا به این فکر کنند که چگونه افراد تیم خود را پرورش دهند.

• اطمینان از تصمیم گیری در زمان مناسب

تصمیم گیری در زمان مناسب، بستگی به محول کردن تصمیمات به پایین ترین سطح ممکن دارد. برای دست یابی به آن، رهبران باید به سیستم و افراد خود اعتماد داشته باشند. رهبران در این حالت می توانند وقت کافی برای حل و مشارکت درمسایل اساسی داشته باشند.

• پیاده سازی مدیریت عملکرد رو به جلو

رهبران موفق پروژه، از گفتگوهای معتبر (بر اساس واقعیات) برای تقویت رابطه اعتماد و ایجاد مسئولیت پذیری استفاده می کنند. این کار به حل سریع مشکلات و شناسایی فرصت ها کمک می کند.

• تولید مستمر رفتارهای مطلوب

رهبران موثر پروژه، الهام بخش تیمشان، خصوصا در مواقع چالش برانگیز هستند. آن ها رفتارها و تمایلات مورد انتظار خود را تعریف کرده، به اشتراک گذاشته و اجرا می کنند. رهبران باید زمان کافی برای ارتباط با اعضای تیم به صورت فردی صرف کند.