اجرای پروژه در قراردادهای قیمت ثابت، از دیگر پروژه ها ریسک بیشتری دارد. برای مثال هزینه یک پروژه با کارفرما توافق شده و معمولا بر اساس هزینه های نهایی اجرای کار تامین کننده، تعدیل نخواهد شد. خوشبختانه بسیاری از ریسک های مرتبط با پروژه های قیمت ثابت در مرحله تدوین پروپوزال، عقد قرارداد و اجرای پروژه قابل کنترل است.
در این پروژه ها ریسک هزینه های اضافی برای تکمیل پروژه به طور کلی بر عهده تامین کننده است. باید کار تا پوشش کامل گستره پروژه ادامه یافته و اقلام تحویلی تکمیل و مورد تایید قرار گیرد.
بنابراین مدیران پروژه های قیمت ثابت، برای ماندن در چارچوب گستره کار، به قرارداد ارجاع می دهند.
برای اجرای موفق پروژه قیمت ثابت، مدیران پروژه باید تا حدامکان از ظرفیت های سخت گیری و دیسیپلین مدیریت پروژه استفاده کنند. برخی از انواع سخت گیری های لازم در قراردادهای قیمت ثابت در ادامه آمده است:
گستره کار باید تعریف شود: همکاری با کارفرما برای تعیین اهداف ، گستره و اقلام تحویلی پروژه الزامی است. باید اطمینان حاصل کرد که گستره کار به عنوان پایه ای برای برآوردها یا اسناد معادل قرارداد به روشنی تعریف شده است. به طور مثال شفاف کردن ضوابط تکمیل پروژه که منجر به تعریف “اتمام کار” خواهد شد. نباید هیچ از اجزای گستره کار، مبهم، بدون انتها یا قابل تفسیر باشد.
باید یک ساختار شکست کار (WBS) تهیه شود: ساختار شکست کار یک تجزیه سلسله مراتبی از کار است که به درک بهتر اجزا و کلیت کار کمک می کند. با تهیه ساختار شکست پروژه، مدیر پروژه اطمینان حاصل می کند که تلاش های تیم پروژه به طور متمرکز بر تکمیل پروژه خواهد بود.
باید از یک برنامه زمان بندی پروژه استفاده شود: این گام شامل تعیین بازه زمانی برای هر یک از فعالیت های درون WBS است که به روشی منطقی ( موازی یا پشت سر هم) انجام می شوند. سطح جزییات بستگی به اندازه، پیچیدگی و ریسک های پروژه دارد. سطح جزییات باید در حدی باشد که اطلاعات کافی را برای مدیریت پروژه فراهم کند و به مقداری زیاد نباشد که استفاده، بررسی و به روز رسانی آن مشکل شود.
مدیریت بر اساس گستره کار: مدیریت محتاطانه پروژه قیمت ثابت برای اطمینان از عدم تحمیل هزینه های اضافی و اجرای پروژه در چارچوب گستره کار الزامی است.
آموزش تیم پروژه و کارفرما: آموزش هم برای تیم پروژه و هم برای کارفرما الزامی است. به طور مشخص کارفرما باید نقش و وظایف خود را در قرارداد بداند. به طور مثال بداند که در چه مدت زمانی باید اقلام تحویلی را بررسی و تایید نماید.
چه نوع رابطه ای با کارفرما باید برقرار شود؟
تیم پروژه می خواهد که کارفرما بر روی تیم برای انجام کار با کیفیت بالا حساب کرده، پاسخگوی نیازهای کارفرما بوده و به آسانی با کارفرما کار کند. یکی از روش ها، برقراری ارتباط و تمرین “شنیدن فعال” است. برقراری ارتباط در پروژه های قیمت ثابت بسیار اهمیت دارد.
در پروژه های قیمت ثابت، لازم است که کارفرما به خوبی از انجام کارها آگاه بوده تا احتمال اتلاف هزینه و زمان برای کاری که برای کارفرما بی ارزش یا اشتباه است، به حداقل برسد. بنابراین، یک قرارداد قیمت ثابت به جلسات کارفرمایی بیشتر، طرح های کلی و پیش نویس های موقت بیشتری نسبت به دیگر پروژه ها نیاز دارد. استفاده از جلسات پیشرفت کار و اسناد پروژه نه تنهای برای بررسی وضعیت هر فعالیت، بلکه برای دست یابی به بازخورد به موقع، مدیریت انتظارات و پیشگیری از مشکلات بالقوه، توصیه می شود.
فرآیند ایجاد تغییر در گستره کار چگونه است؟
سه دلیل عمده برای تغییر در قراردادهای قیمت ثابت وجود دارد:
- اسناد و الزامات آغاز پروژه از جزییات و شفافیت کافی برخوردار نیست.
- تغییرات لازم ناشی از اطلاعات جدید درباره نیازهای پروژه است.
- عملکرد یک محصول به خوبی تعریف نشده و در نتیجه ویژگی های مورد انتظارحاصل نشده است.
هنگامی که نیاز به تغییر مشخص شد، فرآیند دستور تغییر می تواند در هر قراردادی متفاوت باشد. قراردادهای بزرگ از دفتر مدیریت پروژه و یک فرآیند رسمی کنترل تغییرات برای بررسی تغییرات پیشنهادی استفاده می کنند. برای قراردادهای کوچکتر، این زیرساخت فراهم نیست و به جای آن هماهنگی بین مدیر پروژه و بخش قراردادهای سازمان الزامی است. بعد از تعریف نیاز کارفرما، مدیر پروژه با همکاری بخش قراردادها اقدام به تهیه دستور تغییر و برآوردهای اولیه آن می نماید که این دستور باید با فرآیندهای کارفرما سازگار باشد.
دستور تغییر شامل آنالیز قیمت خواهد بود که به کارفرما برای بررسی و تایید تحویل داده می شود. این فرآیند برای اطمینان از توافق قبلی بر روی تغییرات و سازگار بودن آن با قرارداد طراحی شده است. در درخواست تغییر، شرح شفاف و بدون ابهام موضوع برای جلوگیری از سردرگمی های بعدی، الزامی است.
قیمت پیشنهادی برای دستور تغییر، معمولا بر اساس قیمت های مندرج در قرارداد خواهد بود. باید در نظر داشت که بودجه کل پروژه ثابت است و تغییر نخواهد کرد.
راه های مدیریت ریسک در قراردادهای قیمت ثابت کدامند؟
ریسک ها می تواند مربوط به تکنولوژی، گستره کار، متدولوژی، کیفیت، زمان بندی، بودجه و برآورد، منابع انسانی و مالی و دیگر عوامل باشد. ریسک ها می توانند درونی و در کنترل مدیریت پروژه و یا بیرونی و خارج از کنترل باشند. می توان اقدامات زیر را برای کاهش ریسک انجام داد:
- گستره کار: با تعریف دقیق تر گستره کار، ریسک کمتری وجود خواهد داشت. باید اجزای اصلی گستره، برنامه مدیریت گستره، WBS و برنامه پروژه توسط مدیر پروژه و تیم پروژه بررسی شده و از واقعی بودن و معقول بودن آن اطمینان حاصل شود.
- شرایط و مفاد قرارداد: در بررسی مفاد قرارداد، امکان دارد که راه های موثری برای کاهش ریسک از طریق راه های حقوقی و دیگر موارد، امکان پذیر باشد. به طور مثال می توان ریسک جریان درآمدی را با معادل کردن پرداخت ها در مقابل تایید کار یا دست یابی به اهداف پروژه کاهش داد.
- فرضیات: با فرضیات بیشتر در رویکرد فنی یا برآوردهای اولیه که مربوط به پارامترهای انجام کار است، ریسک کار کاهش خواهد یافت.
- تجربه: تجربه بیشتر مدیریت پروژه و تیم پروژه که با کارفرما همکاری می کند، منجر به کاهش ریسک خواهد شد.
- زمان بندی: افزایش معقول زمان بندی، منجر به کاهش ریسک پروژه خواهد شد. البته باید در نظر داشت که پروژه طولانی تر، هزینه بیشتری خواهد داشت. همچنین تعیین اهداف عملکردی میانی برای زمان بندی و WBS می تواند برای کارفرما فرصت بیشتری برای بررسی و تایید اقلام تحویلی ایجاد کند.
