طبق پیش‌بینی گارتنر، تا سال ۲۰۳۰، ۸۰ درصد از کارهای مدیریت پروژه توسط هوش مصنوعی انجام خواهد شد. اما مدیران پروژه، پیش از آنکه این آمار باعث نگرانی شما شود، باید بدانید: هوش مصنوعی جایگزین شما نخواهد شد. بلکه به شما کمک می‌کند تا کارآمدتر و مؤثرتر باشید، دید بهتری نسبت به آینده داشته باشید و کنترل بیشتری روی هدایت پروژه‌ها به سمت موفقیت پیدا کنید.

نیاز به تحول در مدیریت پروژه

به این آمار توجه کنید: سازمان‌ها سالانه ۴۸ تریلیون دلار در پروژه‌ها سرمایه‌گذاری می‌کنند، اما تنها کمی بیش از یک‌سوم این پروژه‌ها موفق محسوب می‌شوند. این امر نشان می‌دهد که تحول در مدیریت پروژه و برنامه‌ریزی به‌شدت ضروری است. بسیاری از مدیران پروژه هنوز به اسلایدها، صفحات گسترده و ثبت دستی داده‌ها متکی هستند؛ این روش برای رسیدن به مهلت‌های زمانی و تحویل پروژه‌ها مناسب است، اما برای پروژه‌های بزرگ با اهداف در حال تغییر، ناکارآمد خواهد بود.

هوش مصنوعی، زمان مدیران پروژه را برای کارهای ارزشمندتر آزاد می‌کند

بخشی از نگرانی پیرامون هوش مصنوعی از درک نادرست مدیریت پروژه ناشی می‌شود.

بسیاری تصور می‌کنند مدیریت پروژه صرفاً شامل برگزاری جلسات وضعیت و تهیه لیستی از وظایف است. اما این دیدگاه بیش از حد ساده‌شده است. مدیران پروژه باید بتوانند بر تیم‌ها، پروژه‌ها، مهلت‌های زمانی و بودجه‌هایی که مستقیماً تحت کنترل آن‌ها نیستند، تأثیر بگذارند.

این تأثیرگذاری از کجا نشأت می‌گیرد؟ از داده‌های دقیق و بینش‌های قابل‌اعتماد. هوش مصنوعی ابزاری است که داده‌های لازم را برای پیش‌بینی مشکلات، تنظیم بودجه‌های مناسب و تعیین دقیق مهلت‌های زمانی در اختیار مدیران پروژه قرار می‌دهد.

چگونه هوش مصنوعی فرآیندهای مدیریت پروژه را بهبود می‌بخشد؟

به عنوان مثال، مدیران پروژه معمولاً دستور جلسات را تهیه می‌کنند، افراد حاضر را ثبت کرده و پس از جلسه یادداشت‌های مربوطه را ایجاد می‌کنند. این اطلاعات ارزشمند را می‌توان با ابزارهای هوش مصنوعی مانند Copilot در Microsoft Teams خودکارسازی کرد.

علاوه بر این، هوش مصنوعی بار کاری مدیریتی سنگین را کاهش می‌دهد و مدیران پروژه را قادر می‌سازد تا بر وظایف با ارزش‌افزوده بالا مانند برگزاری جلسات با ذینفعان و هدایت تیم‌های خود تمرکز کنند.

پیتر تیلور، معاون مدیریت پروژه جهانی در Ceridian و نویسنده کتاب «هوش مصنوعی و مدیر پروژه: چگونه ظهور هوش مصنوعی دنیای شما را تغییر خواهد داد» می‌گوید:

«هوش مصنوعی فرصتی را فراهم می‌کند تا مدیران پروژه زمان بیشتری داشته باشند و بر وظایف کلیدی خود تمرکز کنند؛ رهبری تیم‌ها و استخراج بهترین عملکرد از افراد. این بدون شک منجر به نتایج بهتر، خطاهای کمتر، انگیزه بیشتر و موفقیت‌های بزرگ‌تر خواهد شد».

چگونه مدیران پروژه می‌توانند از ارزش هوش مصنوعی بهره ببرند؟

برای شروع استفاده از مزایای هوش مصنوعی، مدیران پروژه باید در ابتدا به مستندسازی و گزارش‌دهی توجه کنند، چراکه این بخش از کار زمان زیادی را می‌گیرد اما ارزش کمی به پروژه اضافه می‌کند.

علاوه بر این، ابزارهای هوش مصنوعی مولد (GenAI) مانند ChatGPT می‌توانند در نوشتن پرسوناها و معیارهای پذیرش کمک کنند. برخی مدیران پروژه از ChatGPT در اکسل برای ایجاد معیارهای پذیرش استفاده می‌کنند که سپس می‌توانند به پلتفرم‌های مدیریت پروژه چابک مانند JIRA وارد شوند. ChatGPT همچنین می‌تواند استانداردهای صنعتی، اسناد مقرراتی و راهنماهای آموزشی و سیاست‌گذاری را استخراج کند؛ کارهایی که نیازی به شروع از صفر ندارند.

البته، مدیران پروژه همچنان باید خروجی‌های هوش مصنوعی را ویرایش کنند، اما داشتن یک پایه‌ی اولیه به میزان قابل توجهی در زمان آن‌ها صرفه‌جویی خواهد کرد. برای استفاده از هوش مصنوعی، مدیران پروژه باید دانش خود را درباره قابلیت‌های فعلی و بالقوه آن گسترش دهند. تیلور پیشنهاد می‌کند:

«مطالعه کنید، تحقیق کنید، بحث کنید و هر اقدامی که می‌توانید برای درک واقعیت‌ها و پتانسیل‌های هوش مصنوعی در مدیریت پروژه انجام دهید. مهم این است که ذهن خود را باز نگه دارید و به طور فعال در نظر بگیرید که هوش مصنوعی چگونه و در کجا می‌تواند به مدیریت پروژه کمک کند. اگر سازمان شما هنوز درباره هوش مصنوعی صحبت نمی‌کند، تلاش کنید تا این مکالمه را آغاز کنید».

تکنولوژی جدید، داستان قدیمی

هر زمان که فناوری جدیدی معرفی می‌شود، ترس‌هایی درباره تأثیر آن بر مشاغل وجود دارد. برای مثال، زمانی که روش چابک (Agile) معرفی شد، برخی پیش‌بینی کردند که مدیریت پروژه منسوخ خواهد شد. اما در عمل، مدیریت پروژه چابک‌تر و کارآمدتر شد.

هنگام استفاده از هوش مصنوعی در مدیریت پروژه، نکته مهم این است که تمرکز صرفاً بر روی ابزار نباشد، بلکه روی فرآیندها باشد. ابزارها فقط فرآیندهای نامناسب را با سرعت بیشتری اجرا می‌کنند. بنابراین، مدیران پروژه باید بپرسند:

• چگونه هوش مصنوعی می‌تواند شفافیت بیشتری در کسب‌وکار ایجاد کند؟
• چگونه می‌تواند به پیش‌بینی آینده کمک کرده و پروژه‌ها را بهتر هدایت کند؟
• در کجا مدیران پروژه زمان زیادی را روی کارهای کم‌ارزش صرف می‌کنند؟

به عبارت دیگر، به‌جای تمرکز بیش از حد بر خرید ابزارهای پیشرفته (که مدام در حال تغییر هستند)، باید بر بهبود فرآیندها تمرکز کرد.

هوش مصنوعی دشمن مدیران پروژه نیست.

مدیران پروژه نباید از هوش مصنوعی بترسند. زیرا هر بینشی که هوش مصنوعی ارائه دهد، هنوز هم مدیران پروژه باید آن را تفسیر کنند، بفهمند، و بر اساس آن تصمیم‌گیری کنند. هوش مصنوعی ابزاری قدرتمند و ضروری برای موفقیت در مدیریت پروژه و برنامه خواهد بود.

منبع