نگاهی به هفت ریسک اصلی
کنترل ریسک یکی از مهمترین حوزههای مدیریت پروژه است. مدیران پروژه باید بدانند که چگونه ریسکهای پروژه را شناسایی، ردیابی و کاهش دهند.
منظور از ریسک پروژه چیست؟
ریسک یک رویداد یا شرایط نامشخص است که میتواند بر نتیجه یک پروژه تأثیر بگذارد. اصطلاح «ریسک پروژه» به مجموع تمام خطرات و ابهاماتی اطلاق میشود که ممکن است بر یک پروژه تأثیر بگذارد. هنگام تخمین ریسک کلی پروژه، باید همه ریسکهای مثبت و منفی را که ممکن است پروژه شما در معرض آن قرار گیرد، از جمله احتمال و تأثیر بالقوه آنها را در نظر بگیرید.
۷ ریسک رایج در مدیریت پروژهها
برای اینکه درک کنید ریسک از کجا و چگونه میتواند بر یک پروژه تأثیر بگذارد، حواستان به سه محدودیت اصلی در مدیریت پروژه یعنی زمان، بودجه و کیفیت باشد. از طرف دیگر وجود ذینفعانی در پروژه که مطلع و متخصص باشند میتواند ضریب تأثیر ریسکها را به شدت کاهش دهد.
با این مقدمه، هفت ریسک رایج را که میتوانند بر بودجه و برنامه پروژه شما تأثیر بگذارند، مرور خواهیم کرد:
- ریسک خارجی: ریسکهای خارجی، آن دسته از خطراتی در پروژه هستند که در کنترل ما نیستند. مواردی همچون تهدید رقبای جدید یا تغییرات در شرایط اقتصادی در این دسته قرار میگیرند. ارزیابی محیط خارجی پروژه در مراحل اولیه شروع و برنامهریزی پروژه بسیار مهم تلقی میشود و مقدمهای برای شناخت خطرات بالقوهای است که در کمین پروژه هستند.
- ریسک خزش محدوده (توسعه و افزایش کنترل نشده محدوده پروژه): همانطور که از نام آن پیداست، خزش دامنه نوعی ریسک پروژه است که زمانی اتفاق میافتد که بدون تائید تیم مدیریت پروژه، وظایفی به پروژه اضافه شده و باعث میشود که محدوده پروژه بدون کنترل رشد کند و همین امر تأثیر مستقیمی بر برنامهریزی پروژه و بودجه شما خواهد داشت.
- ریسک زمانبندی: ریسک برنامه، زمانی رخ میدهد که به احتمال زیاد، پروژه بر اساس برنامهریزی قبلی پیش نرود. این ریسک میتواند هر پروژهای را تحت تأثیر قرار دهد و دلایل زیادی مانند برآورد نکردن درست مدت زمان کار، توجه نکردن به مسیر بحرانی یا نادیده گرفتن منابع مورد نیاز برای تکمیل کار در ایجاد آن مؤثر است.
- ریسک مالی: ریسک مالی زمانی اتفاق میافتد که هزینههای واقعی اجرای پروژه بیشتر از آن چیزی باشد که برنامهریزی شده است. این هزینههای اضافی را نمیتوان با بودجه اولیه پروژه پوشش داد و همین امر حیاتیترین رکن پروژه یعنی بودجهبندی و مدیریت هزینهها را با دشواری روبهرو میکند و زمانی خواهد رسید که هیچ منبعی برای تکمیل پروژه وجود ندارد.
- ریسک استراتژیک: ریسک استراتژیک زمانی رخ میدهد که تصمیمات استراتژیک بر اجرای پروژه تأثیر بگذارد. بهعنوانمثال، میتوانید روشی را برای مدیریت پروژه انتخاب کنید که برای تیم شما مناسب نیست یا خریدی انجام دهید که بر بودجه پروژه و برنامه کلی آن تأثیر بگذارد.
- ریسک عملکرد: این نوع ریسک در پروژه زمانی اتفاق میافتد که کار آنطور که انتظار میرود پیش نرود، بنابراین موارد قابل تحویل و نقاط عطف پروژه محقق نمیشوند. این بدان معناست که برای تکمیل طرح اولیه پروژه به منابع بیشتری نیاز است.
- ریسک قانونی و نظارتی: بسیاری از پروژهها به نوعی انطباق قانونی یا نظارتی نیاز دارند. قبل از شروع پروژه لازم است تا از مجوزها یا الزاماتی که باید دریافت کنید آگاه باشید. انجام تحقیقات نظارتی کامل قبل یا در طول مرحله برنامهریزی پروژه برای جلوگیری از اشتباهات پرهزینه بعدی مهم است.
نحوه مدیریت ریسک پروژه:
در اینجا چند مرحله ساده وجود دارد که میتوانید برای شروع مدیریت ریسک پروژه دنبال کنید:
- شناسایی ریسکها: اولین قدم برای مدیریت ریسک پروژه، شناسایی موقعیتهای خطرآفرین است. شما باید یک جلسه طوفان فکری با تیم خود داشته باشید تا در مورد خطرات احتمالی که میتواند پروژه شما را تحت تأثیر قرار دهد فکر کنید. سعی کنید تا تمام ایدههای این جلسه را مستند کنید.
- ریسکها را تجزیهوتحلیل کنید: زمانی که ریسکهای مختلف پروژه را ترسیم کردید، از خود دو چیز بپرسید. اول، احتمال وقوع این خطرات چقدر است؟ و دوم، تأثیر آن رویداد ریسک بر برنامه پروژه شما چیست؟
- خطرات را اولویتبندی کنید: اکنون که احتمال و تأثیر ریسکهای پروژه را تعریف کردهاید، میتوانید سطوح اولویت را به آنها اختصاص دهید. هر چه سطوح اولویت برای ریسکی بالاتر باشد، برای رفع آن به واکنش سریعتری نیاز داریم.
- ایجاد استراتژیهای کاهش ریسک: برای هر ریسک پروژه یک استراتژی کاهش ایجاد کنید. تخصیص منابع برای این امر مهم است، مانند عضوی از تیم که صاحب ریسک خواهد بود، و تجهیزات یا مواد مورد نیاز. این جزئیات معمولاً در یک برنامه مدیریت ریسک گنجانده میشود که یک سند مدیریت پروژه است و توضیح میدهد چگونه ریسک پروژه را به طور کلی مدیریت خواهید کرد.
